25.2 RoomRaccoon Product Release (2 April 2025)

Votre système de gestion hôtelière devient encore plus intelligent et efficace !
Découvrez les dernières améliorations et nouvelles fonctionnalités conçues pour rendre vos opérations plus efficaces , gérer  les paiements plus rapidement et automatiser les tâches chronophages.

Nous déménageons ! Même RoomRaccoon, nouvelle adresse.
À partir du 2 avril, la plateforme RoomRaccoon sera accessible via une nouvelle URL : app.roomraccoon.com
(au lieu de rms.roomraccoon.com)

Pourquoi ce changement ?
Nous effectuons cette mise à jour pour des raisons techniques et pour suivre les bonnes  pratiques. La plupart des applications utilisent « app » dans leur adresse web — et maintenant nous aussi !

Que dois-je faire ?
Pas grand-chose ! Nous redirigerons automatiquement rms.roomraccoon.com vers notre nouvelle adresse.

À noter :
Si vous utilisez un gestionnaire de mots de passe, votre identifiant enregistré pourrait ne pas être transféré. Vous devrez soit :

• utiliser l'option Mot de passe oublié,

• ou mettre à jour l'URL dans votre gestionnaire vers app.roomraccoon.com

Et rassurez-vous — votre expérience, vos données et vos identifiants restent inchangés.

À la une : Pré-autorisez les cartes bancaires même avec un solde nul
Vous pouvez désormais pré-autoriser un montant personnalisé sur une réservation, même si le client a entièrement prépayé ou réglé sa facture via le check-in en ligne. Cela vous permet de bloquer des fonds pour d’éventuels frais tels que des dommages, des services supplémentaires ou des frais de ménage.

• Pré-autorisez une carte bancaire même si aucun solde n’est dû.

• Assurez-vous que des fonds soient disponibles pour les frais imprévus.

• Les hôteliers peuvent pré-autoriser une carte tant que celle-ci reste valide.

Remarque : une pré-autorisation ne débite pas le client, mais bloque temporairement le montant spécifié, vous permettant d'effectuer un débit si nécessaire.

Cliquez ici pour en savoir plus sur les pré-autorisations.

À la une : E-mail de rappel avant séjour
Nous introduisons un nouvel e-mail automatique de rappel avant séjour pour garder vos clients informés juste avant leur arrivée !
Cet e-mail peut être personnalisé pour inclure :

• Des liens de check-in en ligne pour une arrivée fluide

• Des informations importantes comme les codes d’entrée ou le parking

• Des rappels de dernière minute pour améliorer l'expérience client

• Des offres spéciales & surclassements pour augmenter vos revenus

Cliquez ici pour découvrir comment configurer votre e-mail avant séjour et votre e-mail de rappel.

À la une : Demande de paiement programmée ajoutée aux plans tarifaires
Avec l’introduction de la demande de prépaiement programmée, vous pouvez désormais automatiser l'envoi d'une demande de paiement au client à un moment défini avant l'arrivée — de manière totalement automatisée. Cette fonctionnalité peut être configurée par plan tarifaire.

• Plus besoin d’envoyer des demandes manuelles : RoomRaccoon enverra automatiquement les demandes de paiement en votre nom pour récupérer le prépaiement dans le délai prévu.
  
  

• Relances quotidiennes jusqu’à l’arrivée : Si non payé, le système relancera chaque jour jusqu’au check-in.
  
  

• Protégez-vous contre les annulations tardives : Idéal pour garantir vos revenus, surtout si vous avez une politique d'annulation stricte (par ex. aucun remboursement 48h avant l’arrivée). Vous pouvez lancer les demandes automatiquement une semaine à l’avance pour minimiser les risques financiers.

Cliquez ici pour découvrir comment programmer des demandes de prépaiement dans vos plans tarifaires.

Mises à jour du PMS

Nouveau filtre de rapport : Date d'annulation
Vous pouvez désormais filtrer par date d’annulation dans vos rapports personnalisés, vous offrant une meilleure visibilité sur les périodes d’annulation et leur impact sur votre activité.

Cette mise à jour, simple mais importante, vous aide à détecter les tendances — comme les pics d’annulation ou les désistements de dernière minute — pour ajuster votre stratégie, améliorer vos politiques ou optimiser votre disponibilité.

Les consommations POS dans la fiche de réservation
Les consommations transférées dans la fiche de réservation depuis votre POS ne peuvent plus être supprimées.
En cas d’erreur, elle doit être compensée avec un ajout négatif.
Une fois l’ajout négatif effectué, l’utilisateur doit facturer à nouveau l’article POS sur la chambre directement.

Commissions OTA reflétées comme paiements
Les frais de commission OTA apparaissent désormais comme des paiements dans la réservation.
Les hôteliers peuvent choisir de conserver ou supprimer ce paiement selon leurs préférences de reporting.

Remarque : les paiements des clients via les OTA continueront d’être enregistrés dans la section Paiements de la réservation.

Expérience de connexion simplifiée

• Si vous copiez-collez accidentellement un mot de passe avec un espace, il sera automatiquement supprimé.

• Une nouvelle icône « œil » vous permet de visualiser votre mot de passe en le tapant.

Champ TVA supplémentaire dans les Paramètres du compte pour les hôtels belges
Un nouveau champ dédié au numéro de TVA est désormais disponible au niveau du client, accessible depuis :

• la fiche de réservation dans la section Détails client

• le formulaire de check-in en ligne

Pour activer ce champ dans le check-in en ligne, allez dans « Information du profil client » dans les Paramètres du compte.

Mise à jour du rapport NIS (Belgique)
Pour simplifier le rapport de données clients des hôteliers belges, nous avons amélioré le rapport NIS dans le module Rapports :

• Auparavant, si des informations obligatoires manquaient, RoomRaccoon utilisait le numéro de réservation comme valeur par défaut, nécessitant des corrections manuelles avant l’envoi au NIS.

• Désormais, si aucun détail client n’est renseigné, le système indiquera par défaut la Belgique (BE) comme pays pour faciliter l’export et l’import.

Astuce : Activez les champs de données clients dans le check-in en ligne pour collecter 100% des informations requises.

Mises à jour de la Marketplace

SaltoKS : plusieurs codes d’accès communs par client
SaltoKS (Salto Keys as a Service) est un système de contrôle d'accès basé sur le cloud qui permet de gérer les entrées sans clé via des clés numériques et des codes PIN.

• Vous pouvez désormais associer plusieurs portes communes avec des codes uniques par client.

• Chaque client reçoit un code PIN généré individuellement pour une porte commune (par ex. salle de sport, cuisine partagée), au lieu d’un code partagé.

• Les clients n’ont plus besoin de retenir un code partagé — chacun reçoit son propre accès sécurisé.

Intégration comptable ADFinity (Benelux)
Pour les hôtels utilisant ADFinity, vous pouvez désormais télécharger un rapport complet de toutes les factures et détails client au format CSV pour faciliter l’import manuel dans votre logiciel comptable.

Le fichier CSV comprend toutes les données nécessaires pour garantir l’exactitude de vos rapports financiers dans Adfinity, vous permettant de concilier rapidement les transactions RoomRaccoon avec vos relevés bancaires.

Lightspeed POS : transfert automatique des revenus vers Exact Online (Benelux)
Tous les revenus générés via Lightspeed POS (séries K et L), y compris les transactions bar et restaurant des clients de l’hôtel et des clients externes, sont désormais automatiquement importés dans RoomRaccoon et transmis à Exact Online (que vous soyez en caisse ou en facturation).

Cela garantit un reporting automatisé fluide, vous fait gagner du temps et réduit les erreurs de saisie manuelle.

Amélioration de l’intégration Twinfield & Exact : journal vs factures (Benelux)
Nous vous offrons plus de flexibilité dans la gestion de vos données financières avec Twinfield et Exact Online !

Vous pouvez désormais choisir de :

• Envoyer les journaux : continuer à transmettre les journaux comptables comme auparavant.

• Remplir la section Factures : transférer automatiquement les factures dans la section correspondante de votre logiciel comptable.

Cette option vous permet d’adapter l’intégration à votre façon de travailler, que vous préfériez des écritures détaillées ou une gestion simplifiée des factures.
Vous gagnez du temps et pouvez vous concentrer sur vos clients !

Bientôt disponible : Airbnb Connect avec RoomRaccoon
Préparez-vous à découvrir Airbnb Connect — un nouvel outil très pratique qui vous permet de lier, gérer et publier facilement vos annonces Airbnb directement depuis RoomRaccoon !

Avec un onboarding en libre-service, vous pourrez :

• Synchroniser automatiquement tarifs, disponibilités, descriptions & photos

• Définir des suppléments et remises long séjour avec des plans tarifaires automatisés

• Mettre à jour, modifier ou retirer une annonce en quelques clics

Un processus intuitif vous guide pas à pas pour une mise en ligne rapide et sans tracas.