RoomRaccoon Release 25.1

** Nouvelles fonctionnalités

Faites connaissance avec ROCCO !

Nous sommes ravis de vous présenter Rocco, le nouveau membre de notre équipe, conçu pour renforcer notre mission qui consiste à fournir une assistance dynamique et pratique aux hôteliers indépendants comme vous. Rocco n'est pas un assistant comme les autres - il est doté d'une intelligence artificielle et d'une vaste connaissance pour vous aider à tirer le meilleur parti de la plateforme RoomRaccoon.

Les superpouvoirs de Rocco

• Que vous parliez anglais, français, allemand ou autre, Rocco parle couramment toutes les langues prises en charge par RoomRaccoon.

• Rocco est toujours prêt à vous aider, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

• Vous pouvez discuter avec Rocco quel que soit votre abonnement.

• Qu’il s’agisse de fonctionnalités, de mises à jour ou d’instructions étape par étape, Rocco fournit des informations claires et exploitables ainsi que des instructions étape par étape !

Que peut faire Rocco pour vous ?

• Découvrez les nouvelles fonctionnalités, comment les utiliser et pourquoi elles sont utiles.

• Obtenez des conseils détaillés, étape par étape, sur nos nouvelles fonctionnalités.

• S'il y a quelque chose que Rocco ne sait pas (ce qui est rare !), votre demande sera transmise à un agent pour une assistance supplémentaire.

Notifications en direct pour les rétro facturations et les ventes additionnelles via la boîte de réception

Nous sommes ravis d'introduire des notifications en temps réel au sein de la plateforme RoomRaccoon, conçues pour tenir votre équipe informée et au courant des principales mises à jour !

Voici comment cela fonctionne :

• Alertes par l'icône de la cloche: Les notifications apparaissent sous l'icône de la cloche dans le coin supérieur droit de votre écran.

• Module Boîte de réception : Cliquez sur la notification pour afficher le message complet dans la boîte de réception ou accédez à la liste complète de notifications à tout moment via le menu Boîte de réception situé sur le côté gauche de la plateforme.

Ce n'est que le début de notre démarche visant à vous communiquer directement les mises à jour importantes. Pour l'instant, voici les notifications que vous pouvez attendre avec impatience :

• Ventes Upsell: Soyez averti chaque fois qu'un client ajoute un produit une prestation lors du check-in en ligne.

• Nouvelles rétro facturations : Restez à l'affût des débits compensatoires grâce à des alertes instantanées liées directement au tableau de bord des débits compensatoires et des litiges, où vous pouvez facilement contester une réclamation.

Cette fonction est conçue pour faciliter vos opérations et garantir que votre équipe reste dans le coup en temps réel !

Générer des relevés personnalisés dans le profil du client. 

Suivre les mouvements financiers de vos clients devient beaucoup plus facile et transparent ! Nous avons développé deux outils incroyablement utiles dans le fichier client : les relevés d'activité et les relevés de factures impayées.

Qu'est-ce que c'est ?

Relevé d'activité
Il s'agit d'un journal financier pour chaque client. Il s'agit d'un enregistrement chronologique de chaque interaction, y compris les factures, les paiements, les remboursements, les notes de crédit et les transactions du portefeuille virtuel. Comme un grand livre bancaire détaillé, il vous donne une vue claire du solde client sur n'importe quelle période de temps.

BON À SAVOIR
N'oubliez pas de configurer votre courriel “Relevé d’activité” dans le module Documents avant d'utiliser cette nouvelle fonctionnalité !

Voici comment cela fonctionne :

• Naviguez vers Bookers & Clients, sélectionnez un client dans votre liste et cliquez sur 'Afficher les relevés de facturation'.

• Sélectionnez « Résumé de l'activité » dans la liste déroulante.

• Utilisez le sélecteur de date pour spécifier la période de votre choix, qu'il s'agisse d'un mois, d'une année ou de la semaine dernière.

• Une fois que vous avez sélectionné la plage de dates, cliquez sur « Suivant » pour générer et envoyer au booker un aperçu clair et professionnel de son activité financière par e-mail.

Factures impayées
Il s'agit du récapitulatif de toutes les factures impayées et de tous les paiements en attente liés à un seul client. C'est l'outil idéal pour gérer les clients débiteurs et suivre les retards de paiements.

Voici comment cela fonctionne :

• Naviguez vers Bookers & clients, sélectionnez un client dans votre liste et cliquez sur 'Affichez les relevés de facturation'.

• Sélectionnez « Factures Impayées » dans la liste déroulante.

• Sélectionnez une date et le tableau de bord affichera tous les paiements en attente jusqu'à cette date.

• Dans la liste générée, sélectionnez simplement les relevés que vous souhaitez envoyer.

• Cliquez sur « Suivant » pour envoyer un e-mail de demande de paiement directement au client avec un lien individuel pour payer chaque facture en attente de manière sécurisée en ligne, ce qui lui permettra de régler facilement son solde.

Générer des fiches de fonction pour les événements et les banquets

La fiche de fonction est votre document de référence pour une gestion sans faille de l'événement. Elle peut décrire en détails les tâches et les ressources nécessaires pour un événement spécifique, comme la restauration, l'aménagement de la salle et les besoins en équipement. Les fiches de fonction peuvent être créées pour n'importe quelle réservation, qu'il s'agisse d'une réservation de groupe ou simplement de la gestion d'espaces dans les chambres grises.

Quoi de neuf ?

• Vous pouvez assigner des heures et des commentaires spécifiques qui apparaîtront dans la fiche de fonction.

• Générez un PDF complet en un seul clic à l'aide du bouton « Fiche de fonction » dans la réservation.

Comment cela fonctionne-t-il ?

• Ouvrez une réservation à partir du calendrier.

• Allez dans la section "Suppléments ».

• Ajoutez un supplément (préenregistré ou personnalisé, facturable ou non facturable, comme des chaises ou du matériel supplémentaire).

• Sélectionnez la chambre et le(s) jour(s) où l'ajout est nécessaire.

• Cochez "Ajouter à la feuille de fonction » pour l'inclure.

• Si vous le souhaitez, ajoutez une heure précise et des commentaires pour plus de clarté.

• Cliquez sur "Ajouter et sauvegarder » pour finaliser l'ajout.

• Allez dans l'onglet « Fiche de fonction » pour générer et imprimer la feuille mise à jour pour votre équipe.

Tableaux de bord et rapports sur les Arrhes | Uniquement pour les abonnés Premium et Entreprise

Nous ajoutons enfin nos quatre tableaux de bord détaillés et rapports sur les arrhes pour tous les utilisateurs Premium et Enterprise afin de vous donner un aperçu en temps réel des prépaiements, garantissant ainsi une gestion financière précise.

Remarque : ces tableaux de bord et rapports ne permettent de suivre que les prépaiements sur les réservations directes.

Suivi des arrhes et clients présents

• Visualisez en un coup d'œil l'ensemble des prépaiements, des remboursements et des soldes clients présents.

• Veillez à ce que les prépaiements soient comptabilisés en tant que passif, afin de ne pas générer un CA prématuré. 

Rapport des Arrhes (avec option de téléchargement)

• Utilisez le sélecteur de dates pour identifier les réservations ayant fait l'objet de prépaiements et téléchargez le rapport.

• Consultez l'identifiant de la réservation, le montant, le mode de paiement et le profil client pour chaque acompte.

Rapport des Mouvements des Arrhes (avec option de téléchargement)

• Suivez la conversion des comptes en soldes internes lorsque les clients se check-in et commencent leur séjour dans votre hôtel.

• Identifiez les clients qui sont arrivés et dont les prépaiements vont être affectés et consommés

Tableau de bord interne

• Visualisez tous les clients qui séjournent actuellement dans votre établissement.

• Surveillez les soldes non réglés.

• Suivez l'évolution des soldes, qui passent de négatifs (les prépaiements anticipés apparaissent en -) à positifs (dettes en cours) au fur et à mesure que les clients consomment des services.

** Améliorations

Notification par email lors d’une vente RaccoonUpsell

Recevez un e-mail lorsque les clients ajoutent une prestation complémentaire lors de l'enregistrement en ligne avec RaccoonUpsell, vous assurant ainsi d'être toujours informé.

Navigation facilité entre les comptes (mutlitpropriétés)

La gestion de plusieurs propriétés à travers les comptes RoomRaccoon sera un peu plus facile. Que vous compariez les chiffres d'affaires ou que vous vérifiiez les détails des clients dans les différentes propriétés, le passage d'un compte à l'autre se fait désormais en toute transparence :

• Lorsque vous passez d'un compte à l'autre, vous restez sur votre page actuelle - plus de rebond à l'affichage du calendrier.

• Si la page n'est pas disponible dans votre autre compte, vous serez redirigé vers la page d'accueil (le calendrier RoomRaccoon) comme solution de rechange.

Compte à rebours de déconnexion en cas d'inactivité

Nous savons qu'il peut être frustrant d'être déconnecté automatiquement ! Les déconnexions automatiques dues à l'inactivité sont essentielles pour garantir la sécurité de votre compte et le protéger de toute patte indésirable lorsque vous vous éloignez de votre appareil. Mais nous comprenons qu'il vous arrive de prendre une tasse de café ou d'aider un client à trouver sa chambre.

Pour améliorer votre expérience, nous avons ajouté un compte à rebours de déconnexion après 22 minutes d'inactivité :

• Une notification s'affiche, vous donnant la possibilité de prolonger votre session d'un simple clic.

• Si vous avez besoin de plus de temps, il vous suffit de cliquer sur « Continuer ».

• Si vous manquez le compte à rebours, vous pouvez facilement vous reconnecter pour reprendre là où vous vous étiez arrêté.

Cela garantit la sécurité de votre compte tout en vous offrant un peu plus de flexibilité dans les moments les plus chargés.

Paiements RoomRaccoon : Limite de remboursement

Pour garantir un traitement sécurisé et efficace des paiements, les remboursements sont désormais limités à - 1 000 € sur votre solde de paiements RoomRaccoon. 

• Lors de l'émission d'un remboursement, le montant est déduit de votre solde de paiements RoomRaccoon disponible.

• La limite de découvert de - 1 000 € empêche votre compte d'atteindre des soldes négatifs excessifs, protégeant ainsi vos opérations financières.

• Si une demande de remboursement dépasse cette limite, vous recevrez un message d'erreur vous en informant. Vous êtes ainsi informé de la situation et vous pouvez attendre que d'autres paiements d'invités reconstituent votre solde avant de poursuivre.

Ce système protège RoomRaccoon des risques financiers tout en vous donnant les outils nécessaires pour gérer vos remboursements de manière responsable et maintenir des opérations fluides.

** Améliorations de connexions externes

Lightspeed L-Series Pleine: envoi du chiffres d'affaires total vers RoomRaccoon

Nous avons officiellement intégré le chiffre d'affaires complet pour la série L de Lightspeed, en élargissant l'intégration du point de vente au-delà des frais de chambre. Voici comment cela fonctionne :

• Suivi complet des chiffres d'affaires : Tous les chiffres d'affaires générés par votre point de vente, y compris les transactions de bar et de restaurant des clients de l'hôtel et des clients de passage, sont désormais automatiquement envoyés dans le système RoomRaccoon à la fin de chaque journée.
  
  

• Rapports de gestion consolidés : Visualisez l'ensemble des chiffres d'affaires de votre entreprise (hôtel et point de vente) dans RoomRaccoon. Accédez au rapport de gestion via la fonction de clôture des chiffres d'affaires quotidiens. Ce rapport fournit une ventilation complète du chiffre d'affaires consolidé, garantissant un contrôle financier précis après la clôture de votre chiffre d'affaires quotidien.

Amélioration du journal de Twinfield et d'Exact Invoice (NL/BE)

Nous vous offrons plus de flexibilité dans la gestion de vos données financières dans Twinfield et Exact Online!

Avec cette mise à jour, vous avez désormais la possibilité de :

• Envoyer des journaux : Restez dans le flux traditionnel en envoyant les journaux comptables directement à votre système.

• Remplir la section des factures : Transférez automatiquement les factures dans la section « Factures » de votre système comptable, ce qui simplifie la gestion et garantit une organisation parfaite.

Ce choix supplémentaire vous permet d'adapter l'intégration à votre flux de travail, que vous préfériez des écritures détaillées ou une approche rationalisée du traitement des factures. Vous aurez plus de temps pour vous concentrer sur vos clients, tandis que votre comptabilité restera parfaitement en ordre !