25.2 RoomRaccoon Product Release (2 April 2025)

Je hotel management systeem is nu nog slimmer en efficiënter! Ontdek de nieuwste verbeteringen en functies die je helpen om efficiënter te werken, betalingen sneller te verwerken en je werkzaamheden te automatiseren. 

We gaan verhuizen! Zelfde RoomRaccoon, nieuw adres.

Vanaf 2 april is het RoomRaccoon platform toegankelijk via een nieuwe URL: app.roomraccoon.com 

(in plaats van rms.roomraccoon.com)

Vanwaar deze verandering?
We voeren deze update door om technische redenen en om de beste werkwijze te volgen. De meeste apps gebruiken “app” in hun webadres, en wij nu ook!

Wat moet je doen?
Niks bijzonders! We sturen rms.roomraccoon.com automatisch door naar ons nieuwe adres.

Een kleine waarschuwing:
Als je een wachtwoordmanager gebruikt, wordt je opgeslagen login mogelijk niet automatisch overgezet. Je kunt dan:

• De optie Wachtwoord vergeten gebruiken

• Of de URL in je wachtwoordmanager bijwerken naar app.roomraccoon.com

En geen zorgen, je ervaring, gegevens en login details blijven gewoon hetzelfde!

Spotlight: Creditcards pre-autoriseren bij een nulsaldo

Je kunt nu een aangepast bedrag pre-autoriseren voor een reservering, ook als de gast al volledig heeft betaald of online heeft ingecheckt. Zo heb je altijd een financiële buffer voor extra kosten zoals schade, extra diensten of schoonmaakkosten.

• Autoriseer een creditcard, ook als er geen openstaand saldo is.

• Zorg dat er geld beschikbaar is voor onverwachte kosten.

• Zolang de kaart geldig is, kun je deze pre-autoriseren.

Let op: Een pre-autorisatie is geen afschrijving. Het bedrag wordt alleen tijdelijk vastgehouden, zodat je dit later kunt gebruiken indien nodig.

Lees hier meer over pre-autorisaties.

Spotlight: Herinnering vóór aankomst

Geef je gasten een warm welkom nog vóór ze aankomen! Met onze nieuwe geautomatiseerde herinnering vóór aankomst zorg je ervoor dat gasten vlak voor aankomst helemaal up-to-date zijn. 

Je kunt deze e-mail personaliseren met:

• Online check-in links voor een soepele aankomst.

• Belangrijke informatie zoals parkeerinformatie en toegangscodes.

• Last-minute herinneringen om de gastervaring te verbeteren.

• Speciale aanbiedingen en upgrades om je omzet te verhogen.

Klik hier en ontdek hoe je deze e-mail instelt.

Spotlight: Geplande betalingsverzoeken per tariefplan

Met de introductie van het geplande betalingsverzoek kun je automatisch een verzoek versturen op een vast moment vóór aankomst. Dit kan per tariefplan worden ingesteld.

• Geen handmatige betalingsverzoeken meer
   — RoomRaccoon verstuurt de betalingsverzoeken automatisch namens jou, zodat de vooruitbetaling op tijd binnen is.
  
  

• Dagelijkse herinnering voor aankomst
   — Als er nog niet is betaald, blijft het systeem dagelijks een verzoek sturen tot de gast incheckt.
  
  

• Minder risico op last-minute annuleringen
   — Ideaal om je omzet veilig te stellen, vooral bij een strikte annuleringsregeling (bijv. Geen restitutie binnen 48 uur voor aankomst). Je kunt een week van tevoren automatisch vooruitbetalingen aanvragen om financieel risico te beperken.

Ontdek hoe je geplande betalingsverzoeken instelt per tariefplan.

PMS updates

Nieuwe filter: Annuleringsdatum

Je kunt nu filteren op annuleringsdatum in je aangepaste rapporten. Dit geeft je een duidelijk beeld van wanneer annuleringen plaatsvinden en wat de impact is op je bedrijf. Met deze kleine maar krachtige update kun je trends ontdekken, zoals piekmomenten van annuleringen of last-minute annuleringen, zodat je je strategie kunt aanscherpen, beleid kunt verbeteren of je beschikbaarheid slimmer kunt beheren.

POS-items in reserveringen

• POS-items die aan een reservering zijn gekoppeld, kunnen niet meer worden verwijderd.

• Toch een foutje gemaakt? Corrigeer het met een negatieve add-on.

• Daarna kun je het POS-item in rekening brengen op de juiste kamer.

OTA-commissies nu zichtbaar als betalingen

• OTA-commissie kosten worden nu weergegeven als betalingen in de reservering.

• Hoteliers kunnen zelf beslissen om dit te behouden of te verwijderen, afhankelijk van hun rapportage-instellingen.

Let op: Betalingen van gasten via OTA’s blijven gewoon zichtbaar onder het gedeelte Betalingen in de reservering.

Inloggen is nu nóg makkelijker!

• Per ongeluk een spatie meegekopieerd in je wachtwoord? Geen zorgen, we halen het er automatisch voor je uit.

• Plus, je kunt nu met het nieuwe oog-icoon je wachtwoord bekijken terwijl je typt.

Extra btw-veld voor Belgische hotels

Belgische hoteliers opgelet! We hebben een nieuw btw-veld voor gasten toegevoegd. Je vindt het:

• In de reservering bij de gastgegevens.

• In het online check-in formulier, waar gasten hun btw-nummer zelf kunnen invullen. 

Wil je dit veld activeren voor online check-in? Ga naar de “gastgegevens” in je accountinstellingen.

NIS-rapport update (België)

Om het rapporteren van gastgegevens makkelijker te maken voor Belgische hoteliers, hebben we het NIS-rapport verbeterd:

• Eerst werd bij ontbrekende gastgegevens het reserveringsnummer als placeholder gebruikt, wat handmatige correcties vereiste.

• Nu wordt het land automatisch ingesteld op België (BE) als er geen gegevens zijn ingevuld, zodat exporteren en importeren soepeler verloopt. 

Zorg ervoor dat de gastgegevens altijd compleet zijn via de online check-in voor 100% nauwkeurigheid. Je kunt deze velden verplicht maken in je accountinstellingen.

Marktplaats updates

SaltoKS: Unieke toegangscodes per gast voor gedeelde ruimtes

SaltoKS (Salto Keys as a Service) is een cloudgebaseerd toegangscontrole systeem waarmee hotels en andere accommodaties sleutelloze toegang kunnen beheren via digitale sleutels en pincodes. Het biedt een veilige en flexibele manier om zowel privé- als gedeelde ruimtes, zoals de ingang, fitnessruimte of lounge te beheren. 

Je kunt nu meerdere gemeenschappelijke deuren koppelen aan unieke toegangscodes per gast.

• Elke gast krijgt een eigen pincode voor gedeelde ruimtes, in plaats van één standaardcode voor iedereen.

• Geen gedoe meer met het onthouden van een gedeelde code, elke gast krijgt zijn eigen veilige toegang.

ADFinity boekhouding (Benelux)

Gebruik je ADFinity? Dan hebben we goed nieuws! Je kunt nu een volledig rapport van alle facturen en gastgegevens downloaden in CSV-formaat, zodat je deze eenvoudig kunt uploaden in je boekhoudsysteem.

• Het CSV bestand bevat gedetailleerde factuur- en gastgegevens voor een nauwkeurige boekhouding in ADFinity.

• Dit zorgt voor een snelle afstemming tussen RoomRaccoon-transacties, bankafschriften en ADFinity gegevens voor een soepele financiële administratie.

Lightspeed POS omzet automatisch naar Exact Online (Benelux)

Geen gedoe meer met handmatig invoeren. Alle omzet die via uit Lightspeed POS (K- en L-serie) wordt gegenereerd, inclusief bar- en restaurant transacties van hotel- én niet-hotelgasten, wordt nu automatisch geïmporteerd in RoomRaccoon en direct doorgestuurd naar Exact Online (of je nu werkt met kas- of factuurgebaseerde boekhouding).

Dit zorgt voor een soepele, geautomatiseerde omzetrapportage, bespaart tijd en vermindert fouten bij handmatige afstemming.

Twinfield en Exact: Meer controle over je boekhouding (Benelux)

We geven je nu nog meer flexibiliteit bij het beheren van je financiële data in Twinfield en  Exact Online. Je kunt kiezen uit twee opties:

• Journals verzenden: Houd het traditionele proces aan door de journaalposten direct naar je systeem te sturen.

• Facturen direct importeren: Laat facturen automatisch in de Factuur-sectie van je boekhoudsysteem zetten, zodat alles perfect georganiseerd blijft. 

Of je nu gedetailleerde journaalposten wilt of een gestroomlijnde factuurverwerking, jij bepaalt wat het beste past bij jouw werkwijze. Meer tijd voor je gasten terwijl je boekhouding op orde blijft!

Binnenkort: Airbnb Connect en RoomRaccoon

Maak je klaar voor Airbnb Connect, de ultieme tool waarmee je jouw accommodaties direct vanuit RoomRaccoon kunt koppelen, beheren en plaatsen op Airbnb!

Met de zelf-onboarding kun je straks:

• Prijzen, beschikbaarheid, beschrijvingen en foto’s automatisch synchroniseren

• Toeslagen en kortingen voor lange verblijven instellen met slimme tariefplannen

• Je vermeldingen eenvoudig aanpassen, bijwerken of offline halen.

Dankzij een intuïtieve stapsgewijze setup heb je binnen no-time volledige controle over je Airbnb-aanbod—simpel, snel en super efficiënt!