Que faut-il pour débiter une VCC via RoomRaccoon ?

Vos canaux de réservation (par exemple Booking.com, Expedia, etc.) doivent transmettre les détails de la VCC dans les informations de la réservation à RoomRaccoon.

Si les détails de la VCC n’apparaissent pas dans vos réservations, veuillez contacter directement votre canal de réservation et demander que les informations VCC soient incluses dans les paramètres de connexion.

Comment les VCC sont-elles débitées dans RoomRaccoon ?

Les VCC sont automatiquement débitées via RaccoonPay à la date d’activation de la carte à partir de 01:00 UTC.

Le paiement réussi apparaîtra dans la réservation.

Si la VCC est reçue dans le système plus tard le jour de son activation (par exemple à 15:00), le système ne tentera pas un nouveau débit automatique. Vous devrez alors effectuer le débit manuellement.

Quelle est la date d’activation d’une VCC ?

Chaque canal de réservation définit ses propres règles d’activation.

Règles générales d’activation :

• Agoda : jour du départ

• Expedia : jour du départ

• Booking.com : dépend de la politique d’annulation

  • Réservations non remboursables : le jour de la réservation

  • Réservations partiellement remboursables : lorsque la réservation devient non remboursable à 90 %

  • Toutes les autres réservations : le jour de l’arrivée

Si vous avez un doute sur la date d’activation, contactez directement le canal de réservation.

Comment connaître la date d’activation dans RoomRaccoon ?

Vous pouvez vérifier dans :

1. Les remarques OTA de la réservation

2. La historique de la réservation

Où gérer les débits VCC ?

Un onglet dédié Cartes de crédit virtuelles est disponible dans le module Paiements.

En filtrant par date, vous pouvez voir quelles VCC sont activées à la date sélectionnée, ainsi que :

• La réservation associée

• La devise

• Les derniers chiffres de la VCC

• La date d’expiration

• Le montant restant à débiter

• Le solde initial de la VCC

• Le canal de réservation

• La date d’ajout dans le système

Signification des statuts

• En Attente : Le débit de la carte virtuelle est en attente de confirmation. Si cela dure plus de 24 heures, il est possible que la transaction ait échoué.

• Payé : La carte virtuelle a été débitée avec succès manuellement.

• Chargement Automatique : La carte virtuelle a été débitée automatiquement par RaccoonPay à sa date d’activation.

• Annulé : La carte virtuelle a été annulée ou sa tokenisation a échoué, rendant le débit automatique impossible.

Pourquoi ma réservation annulée n’a-t-elle pas été débitée automatiquement ?

Si une réservation est marquée comme annulée, le système ne débitera pas automatiquement la VCC, même si le tarif est non remboursable. Il s’agit d’un comportement normal.

RoomRaccoon ne débite pas automatiquement les VCC pour les réservations annulées afin de vous laisser la flexibilité de :

• Débiter la VCC selon votre politique d’annulation

• Renoncer au débit

• Gérer la situation directement avec le client

Si vous décidez de débiter la VCC :

• Vous pouvez la débiter manuellement à partir de sa date d’activation

• La carte doit être active et débitable selon les règles du canal

Quand une VCC n’est-elle PAS débitée automatiquement ?

Une VCC ne sera pas débitée automatiquement si :

• Le statut de la réservation est annulé

• Les détails de la VCC sont reçus après 01:00 UTC le jour de l’activation

• La carte a été annulée par le canal

• La tokenisation a échoué

• La date d’activation n’est pas encore atteinte

• L’OTA n’a pas encore libéré le solde pour encaissement

Dans ces cas, vous pouvez débiter la VCC manuellement une fois qu’elle devient active (si elle est toujours valide).