Virtuele creditcards (VCCs): Veelgestelde vragen

Gewijzigd op Vr, 20 Feb om 11:40 AM

Wat heb je nodig om VCCs te belasten in RoomRaccoon?

Je boekingskanalen (bijv. Booking.com, Expedia, etc) moeten de VCC-gegevens opnemen in de reserveringsgegevens die ze naar RoomRaccoon sturen. Als dit nog niet gebeurt, neem dan direct contact op met het boekingskanaal en vraag hiernaar.

Hoe worden de VCCs belast in RoomRaccoon?

VCC's worden automatisch belast met RaccoonPay op de activatiedatum van de VCC vanaf 01:00 UTC. De kosten worden weergegeven als een betaling in de reservering als de VCC later op de activatiedatum in het systeem komt (bijvoorbeeld om 15:00 uur), zal het systeem niet langer proberen het automatisch te laden en moet je het handmatig doen.

Wat is de ingangsdatum van VCC?

Elk boekingskanaal stelt zijn eigen ingangsdatumregel in. Dit zijn de algemene regels:

Agoda: Dag van vertrek
Expedia: Dag van vertrek
Booking.com: dit hangt af van de annuleringsvoorwaarden:
- niet-restitueerbare reserveringen: op de dag dat de reservering wordt gemaakt
- Gedeeltelijk restitueerbare reserveringen: op de dag dat de reservering 90% niet-restitueerbaar wordt
- Alle overige reserveringen: op de incheckdatum

Als je nog vragen hebt over de activeringsdatum, neem dan rechtstreeks contact op met het boekingskanaal.

Hoe weet ik wanneer de activeringsdatum is in RoomRaccoon?

OTA notities

Reservering tijdlijn

Waar beheer ik mijn VCC transacties?

Je hebt het speciale tabblad Virtuele creditcards in de module Betalingen.

Door op datum te filteren zie je welke VCC's op de geselecteerde datum worden geactiveerd en:

Bij welke reservering deze hoort
Valuta
Laatste cijfers VCC
Vervaldatum
Als er nog een bedrag in rekening moet worden gebracht
VCC oorspronkelijk saldo
Boekingskanaal
Datum toegevoegd aan het systeem

Wat betekenen de verschillende kleuren?

Wit: Virtuele creditcard is niet opgeladen
Groen: Virtuele creditcard is succesvol opgeladen
Rood: Virtuele creditcard is geannuleerd

Waarom werd mijn geannuleerde reservering niet automatisch belast?

Wanneer een reservering de status Geannuleerd heeft, zal het systeem de VCC (Virtual Credit Card) niet automatisch belasten — zelfs niet als het tarief non-refundable is. Dit is normaal gedrag.

RoomRaccoon belast VCC’s niet automatisch bij geannuleerde reserveringen, omdat jij zelf bepaalt hoe je annuleringsgevallen wilt afhandelen. Dit geeft je de flexibiliteit om:

De VCC te belasten volgens je annuleringsvoorwaarden
De kosten kwijt te schelden
De situatie rechtstreeks met de gast af te handelen

Besluit je de VCC toch te belasten:

Dan kun je dit handmatig doen vanaf de activatiedatum
De kaart moet actief en belastbaar zijn volgens de regels van het kanaal

Wanneer wordt een VCC NIET automatisch belast?

Een VCC wordt niet automatisch belast wanneer:

De reserveringsstatus geannuleerd is
De VCC-gegevens pas na 01:00 UTC op de activatiedatum zijn ontvangen
De kaart door het kanaal is geannuleerd
De tokenisatie is mislukt
De activatiedatum nog niet is bereikt
De OTA het saldo nog niet heeft vrijgegeven voor incasso

In deze gevallen kun je de VCC handmatig belasten zodra deze actief is (indien nog geldig).