Lista Fatture

La Lista Fatture è un pannello finanziario centralizzato che ti dà una panoramica completa e il pieno controllo su tutte le fatture generate nel tuo hotel – che siano pagate, non pagate o pagate solo in parte.

A differenza della Lista Debitori (che mostra solo le fatture non pagate), la Lista Fatture ti dà accesso a tutti i documenti finanziari, tra cui:

• Fatture

• Note di credito

Perché è utile

Gestire le fatture di più prenotazioni, titolari e stati di pagamento può diventare complicato in fretta. La Lista Fatture ti aiuta a semplificare tutto, permettendoti di:

• Vedere tutti i documenti finanziari in un unico posto

• Controllare lo stato dei pagamenti e le scadenze

• Inviare promemoria via e-mail (con o senza link di pagamento)

• Aggiungere o registrare pagamenti offline (es. bonifici)

• Esportare i dati filtrati per la contabilità o i report

• Generare estratti per singoli titolari o aziende

Questa funzione è super comoda per tenere traccia dei pagamenti, recuperare fatture in sospeso e avere sempre una visione chiara della situazione finanziaria nella tua struttura.

Come funziona

Puoi trovare la Lista Fatture nel modulo Finanze del tuo sistema RoomRaccoon.

Funzionalità principali:

• Filtra per data usando il selettore

• Filtra per stato: pagata, non pagata o parzialmente pagata

• Cerca per nome ospite, nome azienda, numero di prenotazione o numero di fattura

• Crea estratto: genera estratti con una o più fatture per titolare o azienda

• Sezione download: esporta i dati in CSV o PDF per la contabilità

• Guarda i dati del destinatario: ospite o azienda a cui è intestata la fattura

• Vedi le info sul pagamento: importo pagato, importo dovuto e se è scaduta

• Registra pagamenti manuali – perfetto per metodi offline come bonifici

• Invia le fatture via e-mail – con o senza richiesta di pagamento (vedi sotto)

Come aggiungere un pagamento manualmente

Pagato tramite bonifico: Se la prenotazione è stata pagata con bonifico, seleziona la/le prenotazione/i e clicca su “pagato tramite bonifico”.

Aggiungi pagamento: Se vuoi aggiungere un altro metodo di pagamento, puoi usare la funzione “aggiungi pagamento”.  Trovi questa opzione selezionando la prenotazione dalla Lista Fatture e cliccando sui tre puntini a destra. Da lì scegli “aggiungi pagamento”.

Come chiedere un pagamento per una fattura non pagata o parzialmente pagata

Per chiedere il pagamento di una fattura aperta o parzialmente saldata, clicca su “Invia Fattura via Email” dalla Lista Fatture.

Nel campo per il messaggio personalizzato, aggiungi manualmente il tag %paymentrequestlink%. Questo genera un link 3D Secure che il titolare può usare per pagare tramite il sistema di pagamento di RoomRaccoon.

Nota: Il link non viene inserito in automatico. Devi scrivere tu il tag nel messaggio affinché appaia nell’email. I pagamenti fatti con questo metodo non salvano i dati della carta dell’ospite, quindi non si applicano costi di archiviazione. In più, dovrai associare manualmente il pagamento alla fattura nella pagina dettagli della prenotazione.

Best Practices

• Usa la ricerca per trovare subito le fatture che hanno bisogno di follow-up.

• Filtra regolarmente le fatture parzialmente pagate o aperte e invia promemoria direttamente dal pannello.

• Se accetti bonifici, ricordati sempre di registrare il pagamento manualmente in modo che risulti nel tracking delle fatture e nella prenotazione.

• Per prenotazioni multiple (tipo aziende), raggruppa le fatture e invia un unico estratto al titolare per facilitare il pagamento.