La liste des factures

La liste des factures est un tableau de bord financier centralisé qui vous offre une visibilité complète et un contrôle total sur toutes les factures générées dans votre hôtel – qu'elles soient payées, impayées ou partiellement réglées.

Contrairement à la liste des débiteurs (qui affiche uniquement les factures impayées), la liste des factures fournit un historique complet des documents financiers, notamment :

• Factures

• Notes de crédit

Pourquoi c’est important

Gérer des factures sur plusieurs réservations, réservataires et statuts de paiement peut rapidement devenir complexe. La liste des factures simplifie cette gestion en vous permettant de :

•  Afficher tous les documents financiers en un seul endroit

• Suivre le statut des paiements et les dates d’échéance

• Envoyer des rappels par e-mail (avec ou sans lien de paiement)

• Ajouter ou enregistrer des paiements hors ligne (ex. : virement bancaire)

• Exporter des données filtrées pour la comptabilité ou les rapports

• Générer des relevés pour des réservataires ou des entreprises spécifiques

Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour rapprocher les paiements, relancer les factures en retard et maintenir une vue d’ensemble claire de la situation financière de votre établissement.

Comment cela fonctionne

Vous pouvez accéder à la liste des factures via le module Finances dans votre système RoomRaccoon.

Les principales fonctionnalités incluent :

• Filtrer par date à l’aide du sélecteur de date

• Filtrer par statut : payée, impayée ou partiellement payée

• Rechercher par nom du client, nom de l’entreprise, numéro de réservation ou numéro de facture

• Créer un relevé : générer des relevés (multi)factures par réservataire ou entreprise

• Section de téléchargement : exporter les données au format CSV ou PDF pour la comptabilité

• Voir les informations du destinataire : client ou entreprise responsable de la facture

• Afficher les informations de paiement : montant payé, montant dû et statut de retard

• Enregistrer manuellement des paiements – idéal pour les méthodes hors ligne comme les virements

• Envoyer les factures par e-mail – avec ou sans demande de paiement (voir explication ci-dessous)

Comment ajouter un paiement manuellement

Payé par virement bancaire : Si la réservation a été réglée par virement, sélectionnez la ou les réservations concernées, puis cliquez sur le bouton « payé par virement bancaire ».

Ajouter un paiement : Si vous souhaitez ajouter une autre méthode de paiement, vous pouvez également utiliser la fonction « ajouter un paiement ». Pour cela, sélectionnez la réservation dans la liste des factures et cliquez sur les trois points à droite. Ensuite, choisissez « ajouter un paiement ».

Comment demander un paiement pour une facture impayée ou partiellement payée

Pour demander un paiement sur une facture impayée ou partiellement réglée, cliquez sur « Envoyer la facture par e-mail » dans la liste des factures.

 Dans le champ de message personnalisé, insérez manuellement le tag %paymentrequestlink%. Cela générera un lien 3D Secure que le réservataire pourra utiliser pour payer via la passerelle de paiement RoomRaccoon.

Remarque : Ce lien n’est pas inséré automatiquement. Vous devez ajouter manuellement le tag pour qu’il apparaisse dans l’e-mail. Les paiements effectués via ce lien ne stockent pas les données de carte du client, ce qui signifie qu’aucun frais de stockage de carte ne s’applique. De plus, il est nécessaire de relier manuellement le paiement à la facture sur la page de détails de la réservation.

Bonnes pratiques

• Utilisez la fonction de recherche pour retrouver rapidement les factures nécessitant un suivi.

• Filtrez régulièrement les factures partiellement payées ou impayées afin d’envoyer des rappels depuis le tableau de bord.

• Lorsque vous acceptez des virements bancaires, n’oubliez pas d’ajouter manuellement les paiements pour qu’ils soient visibles dans le suivi des factures et dans la réservation.

• Pour les réservations multiples (par exemple pour des entreprises), regroupez les factures et envoyez un relevé unique au réservataire afin de simplifier le règlement.