Lista de Faturas

A Lista de Faturas é um painel financeiro centralizado que lhe proporciona total visibilidade e controlo sobre todas as faturas geradas no seu hotel – estejam elas pagas, em aberto ou parcialmente pagas.

Ao contrário da Lista de Devedores (que apresenta apenas faturas em aberto), a Lista de Faturas fornece um registo completo dos documentos financeiros, incluindo:

• Faturas

• Notas de crédito

• Recibos e faturas-recibo

Importância da funcionalidade

Gerir faturas em várias reservas, titulares e com diferentes estados de pagamento pode tornar-se rapidamente complexo. A Lista de Faturas simplifica esse processo ao permitir:

• Visualizar todos os documentos financeiros num único local

• Acompanhar o estado dos pagamentos e respetivas datas de vencimento

• Enviar lembretes por e-mail (com ou sem link de pagamento)

• Adicionar ou registar pagamentos manuais (ex.: transferências bancárias)

• Exportar dados filtrados para efeitos de contabilidade ou relatórios

• Gerar extratos para titulares ou empresas específicas

Esta funcionalidade é especialmente útil para reconciliar pagamentos, seguir faturas vencidas e manter uma visão financeira clara e precisa da Minha Propriedade.

Como funciona

A Lista de Faturas está disponível no módulo Finanças do seu sistema RoomRaccoon.

As principais funcionalidades incluem:

• Filtro por data de Fatura  - Através de um seletor de datas

• Filtro por estado de Fatura  - Paga, em aberto ou parcialmente paga

• Pesquisa de Fatura - Por nome do hóspede, nome da empresa, número da reserva ou número da fatura

• Criação de extrato - Gerar extratos de (múltiplas) faturas por titular ou empresa

• Secção de exportação - Exportar dados em formato CSV ou PDF para contabilidade

• Detalhe do destinatário - Ver hóspede ou empresa responsável pela fatura

• Consulta de informações de pagamento - Montante pago, valor em dívida e estado de atraso

• Registo de pagamentos manualmente – Ideal para métodos offline como transferências bancárias

• Envio de faturas por e-mail – Com ou sem pedido de pagamento (ver instruções abaixo)

Como adicionar um pagamento manualmente

Pagamento por transferência bancária: Se a reserva foi paga por transferência, selecione a(s) reserva(s) correspondente(s) e clique no botão "pago por transferência bancária".

Adicionar pagamento: Se pretender registar outro método de pagamento, utilize a função "adicionar pagamento".

Para tal, selecione a reserva na Lista de Faturas e clique nos três pontos à direita. Em seguida, selecione "adicionar pagamento".

Como solicitar o pagamento de uma fatura em aberto ou parcialmente paga

Para solicitar o pagamento de uma fatura em aberto ou parcialmente paga, clique em “Enviar Fatura por E-mail” na Lista de Faturas.

No campo de mensagem personalizada, introduza manualmente a tag %paymentrequestlink%. Esta ação irá gerar um link 3D Secure para que o titular possa efetuar o pagamento através da plataforma de pagamentos RoomRaccoon.

Nota:  Este link não é inserido automaticamente. 
Deverá introduzir manualmente a tag para que o link apareça no e-mail.

 Os pagamentos efetuados através deste método não armazenam os dados do cartão do hóspede, o que significa que não será aplicada qualquer taxa de armazenamento de cartão. Adicionalmente, será necessário associar manualmente o pagamento à fatura na página de detalhes da reserva.

Boas práticas

• Utilize a função de pesquisa para localizar rapidamente faturas que exijam acompanhamento.

• Filtre regularmente as faturas parcialmente pagas ou em aberto para enviar lembretes diretamente a partir do painel.

• Ao aceitar transferências bancárias, lembre-se de registar manualmente o pagamento para que este seja refletido tanto no histórico da fatura como na reserva.

• Em reservas com várias estadias (ex.: empresas), agrupe as faturas e envie um único extrato ao titular para simplificar o processo de pagamento.