Die Rechnungsliste

Die Rechnungsliste ist dein zentrales Finanz-Dashboard, mit dem du den kompletten Überblick über alle Rechnungen in deinem Hotel hast – egal ob bezahlt, unbezahlt oder teilweise bezahlt.
 Im Gegensatz zur Debitorenliste (die nur unbezahlte Rechnungen zeigt) bietet dir Die Rechnungsliste einen vollständigen Überblick über alle Finanzdokumente, wie z. B.:

• Rechnungen

• Gutschriften

Warum das wichtig ist

Rechnungen über mehrere Reservierungen, Bucher und Zahlungsstatus im Blick zu behalten, kann schnell unübersichtlich werden. Die Rechnungsliste hilft dir dabei, indem sie dir ermöglicht:

• Alle Finanzdokumente an einem Ort zu sehen

• Zahlungsstatus und Fälligkeitsdaten zu verfolgen

• E-Mail-Erinnerungen zu verschicken (mit oder ohne Zahlungslink)

• Offline-Zahlungen zu erfassen (z. B. Banküberweisungen)

• Gefilterte Daten für Buchhaltung oder Reports zu exportieren

• Übersichten für bestimmte Bucher oder Firmen zu erstellen

Das Feature ist superpraktisch, wenn du Zahlungen abstimmen, offene Rechnungen nachverfolgen oder einfach deine Finanzen sauber im Blick behalten willst.

So funktioniert’s

Du findest Die Rechnungsliste im Finance-Modul in deinem RoomRaccoon-System.

Wichtige Funktionen:

• Nach Datum filtern mit einem Datumsauswähler

• Nach Status filtern: bezahlt, unbezahlt oder teilweise bezahlt

• Nach Gastname, Firmenname, Reservierungsnummer oder Rechnungsnummer suchen

• Rechnungsübersicht erstellen: (Mehrere) Rechnungen nach Bucher oder Firma zusammenfassen

• Download-Bereich: Daten als CSV oder PDF exportieren für die Buchhaltung

• Rechnungsempfänger anzeigen: Gast oder Firma, auf die die Rechnung läuft

• Zahlungsinfos anzeigen: Betrag bezahlt, offener Betrag, überfällig oder nicht

• Zahlungen manuell erfassen – ideal für Überweisungen oder andere Offline-Zahlungen

• Rechnungen per E-Mail verschicken – mit oder ohne Zahlungsaufforderung (siehe unten)

Wie du eine Zahlung manuell hinzufügst

Bezahlt per Banküberweisung: Wenn die Zahlung per Banküberweisung erfolgte, wähl aus, welche Reservierung(en) betroffen sind, und klick auf den Button „bezahlt per Überweisung“.

Zahlung hinzufügen: Wenn du eine andere Zahlungsart erfassen willst, nutz die Funktion „Zahlung hinzufügen“. 

Wähl dazu in der Invoice List die passende Reservierung aus, klick rechts auf die drei Punkte und dann auf „Zahlung hinzufügen“.

Wie du eine Zahlung für unbezahlte oder teilweise bezahlte Rechnungen anfordern kannst

Um eine Zahlung für eine unbezahlte oder teilweise bezahlte Rechnung anzufordern, klick in der Invoice List auf „Rechnung per E-Mail senden“.

Im Textfeld für die Nachricht fügst du manuell den Platzhalter %paymentrequestlink% ein. Das erzeugt einen 3D Secure-Zahlungslink, mit dem der Bucher direkt über das RoomRaccoon Payment Gateway bezahlen kann.

Wichtig: Der Link wird nicht automatisch eingefügt. Du musst den Platzhalter selbst einfügen, damit er in der Mail auftaucht. Zahlungen über diesen Link speichern keine Kartendaten, es fallen also keine Gebühren für Kartenspeicherung an. Außerdem musst du die Zahlung danach noch manuell mit der Rechnung auf der Reservierungsseite verknüpfen.

Best Practices

• Nutze die Suchfunktion, um Rechnungen schnell zu finden, die du nachverfolgen musst.

• Filter regelmäßig nach unbezahlten und teilweise bezahlten Rechnungen und schick Erinnerungen direkt über das Dashboard.

• Wenn du Überweisungen akzeptierst, denk immer daran, die Zahlung nachträglich manuell hinzuzufügen – damit sie auch im Rechnungstracking und bei der Reservierung korrekt angezeigt wird.

• Bei Buchungen mit mehreren Reservierungen (z. B. bei Firmen) kannst du die Rechnungen bündeln und dem Bucher eine einzige Übersicht schicken – das vereinfacht den ganzen Zahlungsprozess.