Creazione Fatture

Come collego più prenotazioni a un’unica fattura?

Puoi farlo collegando le prenotazioni. Ecco come:

1. Assicurati di avere entrambi i numeri di prenotazione. Apri la prima prenotazione;

2. Clicca sull’icona del link e inserisci il numero della prenotazione che vuoi collegare.

3. Ricordati di cliccare su salva.

4. Ora vedrai che le prenotazioni sono collegate. Puoi gestire pagamenti e fatturazione dalla prenotazione principale. Se però c’è già un pagamento o una fattura registrata, non potrai collegarla alla prenotazione principale.

Importante: non deve esserci alcun pagamento o fattura nella prenotazione che vuoi collegare. I pagamenti possono essere aggiunti solo alla prenotazione principale.

Come cambio il numero della fattura?

Ogni volta che crei una fattura, viene generato un nuovo numero. Non puoi cambiarlo manualmente. Se però vuoi modificare la serie numerica, puoi farlo da Impostazioni > scorri fino alla sezione Fatture.

Importante: ti consigliamo di cambiare la numerazione solo all’inizio dell’anno fiscale, per evitare problemi con il tuo commercialista o con la contabilità.

Come posso unire i supplementi nella mia fattura?

Vai su Impostazioni > scorri fino alla sezione Fatture. Spunta l’opzione "unisci stessi supplementi in una sola voce di fattura".

Cosa faccio se i supplementi vengono aggiunti dopo che la fattura è già stata generata?

In questo caso hai due opzioni:

1. Creare una nuova fattura solo per i supplementi

2. Stornare la fattura originale e poi generarne una nuova che includa i supplementi aggiornati.

Come posso creare più fatture per una sola prenotazione?

Se ti servono fatture separate – ad esempio una per la camera e un’altra per i servizi extra – puoi creare due fatture selezionando voci specifiche per ognuna. Nell’esempio qui sotto sono stati selezionati solo gli articoli del minibar, quindi saranno gli unici presenti in quella fattura.

Come cambio il nome sulla fattura?

Per cambiare il nome su una fattura già creata, devi prima stornare la fattura. Dopo aver fatto questo, puoi emetterne una nuova con i dati corretti.

• Come creare una fattura

• Come creare una nota di credito

Come faccio a intestare la fattura all’ospite invece che al prenotante?

Quando crei la fattura, puoi scegliere il destinatario.

Puoi scegliere di intestare la fattura a:

1. Un nuovo prenotante – usa l’icona + per aggiungere qualcuno che non è ancora registrato nel tuo sistema.

2. Dal menu a tendina puoi selezionare l’attuale prenotante o ospite.

3. Con la funzione di ricerca puoi trovare un altro prenotante già presente nel sistema.

Assicurati di aver inserito i dati dell’ospite (indirizzo ecc.) nella prenotazione o nel suo profilo.

Come cambio i dati aziendali sulla fattura?

Per modificare dati come ragione sociale, partita IVA o indirizzo, vai nel Profilo del Prenotante e aggiorna da lì le informazioni.

Perché non riesco a creare una fattura?

Controlla quanto segue:

• Hai aggiunto un prenotante alla prenotazione?

• Tutti i supplementi hanno un conto associato?

• Se ancora non riesci, contattaci.

Posso emettere una fattura con data retroattiva?

No, le fatture emesse in RoomRaccoon riportano sempre la data effettiva di creazione. Per motivi legali e contabili, non è possibile inserire una data precedente.
Inoltre, il ricavo viene assegnato al mese in cui la fattura è stata emessa, non alle date della prenotazione.

Esempio: se il soggiorno è stato a marzo ma la fattura è stata creata ad aprile, il ricavo sarà registrato ad aprile, non a marzo.

Note di Credito

Come elimino una fattura?

Non è possibile eliminare una fattura. Una volta creata, resta registrata. Se hai bisogno di modificarla o rimuoverla, devi emettere una nota di credito. Questo è importante per mantenere corretti i tuoi report contabili. Per sapere come fare una nota di credito, leggi questo articolo.

Perché devo creare una nota di credito?

Eliminare una fattura toglierebbe l’importo dal tuo report di entrate e creerebbe una transazione senza fattura. Per una contabilità corretta, è meglio fare una nota di credito così resta traccia completa della transazione. Serve anche per controlli fiscali o prevenzione frodi.

Pagamenti

Come associo un pagamento a una fattura già emessa?

Puoi associare il pagamento in qualsiasi momento cliccando sull’icona della fattura accanto al pagamento registrato.

Come associo più pagamenti alla stessa fattura?

Segui questi passaggi:

1. Crea prima la fattura.

2. Poi clicca sull’icona della fattura accanto a ciascun pagamento registrato. Puoi associare quanti pagamenti vuoi a una stessa fattura.

Come faccio a emettere una fattura se l’ospite paga con MBWAY, contanti o fuori da RaccoonPay?

Aggiungi il pagamento manualmente nella prenotazione e poi emetti la fattura.

La mia fattura mostra un importo negativo da pagare (es. -€6). Come risolvo?

Questo succede quando il totale dei pagamenti associati è inferiore all’importo della fattura. C’è ancora una somma da saldare.

Per risolvere, controlla i pagamenti collegati alla fattura e verifica che il totale copra l’intero importo.

Invio delle Fatture

Come invio una fattura all’ospite?

Segui questi passaggi nella scheda della prenotazione:

• Dopo aver creato la fattura, selezionala dal menu a tendina nella sezione documenti.

• Clicca sull’icona della busta per inviarla via e-mail all’ospite o al prenotante. Puoi scrivere

• l’indirizzo e-mail a cui vuoi spedirla.

• Se vuoi aggiungere qualcosa al messaggio, puoi scriverlo nel campo di testo.

In alternativa puoi visualizzare la fattura, stamparla per l’ospite o usare l’elenco delle fatture.

Come reinvio o rigenero una fattura se l’ospite non l’ha ricevuta correttamente?

Seleziona la fattura nella sezione documenti della prenotazione e clicca su invia di nuovo. Puoi anche cambiare l’indirizzo e-mail. Per vedere tutte le fatture, vai nell’Elenco Fatture nel modulo Finanza.

Posso cambiare l’indirizzo e-mail del destinatario della fattura?

Sì, basta modificarlo quando stai inviando la fattura.

Posso aggiungere del testo all’e-mail quando invio una fattura?

Sì, clicca sull’icona e-mail accanto alla fattura nella pagina di Dettaglio Prenotazione. Si aprirà un editor dove puoi:

• Scrivere o modificare l’indirizzo del destinatario

• Aggiungere un messaggio personalizzato (con grassetto, corsivo, elenchi ecc.)

• Vedere l’anteprima dell’e-mail prima di inviarla

• Il PDF della fattura si allega in automatico.

• Una copia va anche all’e-mail amministrativa della tua struttura, come per gli altri documenti.

Riepilogo Fatture

Dove trovo un riepilogo delle fatture create o accreditate in una prenotazione?

Nella sezione Documenti della scheda di prenotazione, usa il menu a tendina per vedere tutte le fatture e le note di credito create.

Come genero un riepilogo di tutte le fatture emesse in un certo periodo?

Puoi usare l’Elenco Fatture o l’Elenco Prenotazioni.

1 Elenco Fatture

1. Vai su Finanza > Elenco Fatture

2. Seleziona l’intervallo di date e lo stato (tutte le fatture, pagate, parzialmente pagate, non pagate)

3. Scarica la selezione dalla lista oppure l’intero intervallo di date.

2 Elenco Prenotazioni

1. Vai su Prenotazioni > Elenco Prenotazioni

2. Imposta il periodo che ti interessa.

3. Scorri fino in fondo e scarica la lista di fatturazione nel formato che preferisci.

Dove trovo un riepilogo delle fatture non pagate?

Vai all’Elenco Fatture nel modulo Finanza oppure usa l’Elenco Debitori.