De Facturenlijst

De facturenlijst is een gecentraliseerd financieel dashboard waarmee je volledige controle hebt over alle facturen die in je hotel zijn aangemaakt – of ze nu betaald, onbetaald of deels betaald zijn.

In tegenstelling tot de debiteurenlijst (die alleen openstaande facturen toont), geeft de facturenlijst je een volledig overzicht van alle financiële documenten, waaronder:

• Facturen

• Creditnota’s

Waarom het belangrijk is

Facturen beheren over meerdere reserveringen, boekers en betaalstatussen kan snel ingewikkeld worden. de facturenlijst maakt dit makkelijk doordat je:

• Alle financiële documenten op één plek kunt bekijken

• De betaalstatus en vervaldatums kunt volgen

• E-mailherinneringen kunt sturen (met of zonder betaallink)

• Offline betalingen kunt toevoegen of registreren (zoals bankoverschrijvingen)

• Gefilterde data kunt exporteren voor boekhouding of rapportage

• Overzichten kunt genereren voor specifieke boekers of bedrijven

Deze functie is vooral handig voor het controleren van betalingen, opvolgen van achterstallige facturen en om altijd een helder financieel overzicht te houden van jouw accommodatie.

Hoe het werkt

Je vindt de facturenlijst in de Boekhoudmodule van je RoomRaccoon account.

Belangrijke functies zijn:

• Filteren op datum met een datumkiezer

• Filteren op status: Betaald, onbetaald of deels betaald

• Zoeken op naam van gast, bedrijfsnaam, reserveringsnummer of factuurnummer

• Factuuroverzicht maken: Genereer (meerdere) factuuroverzichten per boeker of bedrijf

• Selectie downloaden: Exporteer als CSV of PDF voor je boekhouding

• Bekijk factuurgegevens: Gast of bedrijf dat verantwoordelijk is voor de factuur

• Bekijk betaalinfo: Betaald bedrag, openstaand bedrag en of het te laat is

• Betalingen handmatig toevoegen – ideaal voor offline methodes zoals overschrijvingen

• Facturen mailen: met of zonder betalingsverzoek (zie hieronder hoe)

Hoe voeg je handmatig een betaling toe

Betaald per bankoverschrijving: Als de betaling via overschrijving is gegaan, selecteer dan welke reservering(en) het betreft en klik op de knop ‘betaald via bankoverschrijving’.

Betaling toevoegen: Als je een andere betaalmethode wilt toevoegen, kun je ook de functie ‘betaling toevoegen’ gebruiken.

Je vindt dit door in de facturenlijst de reservering te selecteren en op de drie puntjes rechts te klikken. Daar kies je dan ‘betaling toevoegen’.

Hoe vraag je betaling aan voor een onbetaalde of deels betaalde factuur

Om betaling te vragen voor een onbetaalde of deels betaalde factuur klik je op “Email Invoice” in de facturenlijst.

In het veld voor het aangepaste bericht voeg je handmatig de tag %paymentrequestlink% toe. Dit genereert een 3D Secure-link waarmee de boeker via de RoomRaccoon Payment Gateway kan betalen.

Let op: deze link wordt niet automatisch ingevoegd. Je moet de tag handmatig toevoegen zodat hij in de e-mail verschijnt. Betalingen via deze methode slaan de kaartgegevens van de gast niet op, dus er geldt geen opslagkost voor kaarten. Je moet daarna nog wel handmatig de betaling koppelen aan de factuur op de detailpagina van de reservering.

Best Practices

• Gebruik de zoekfunctie om snel facturen terug te vinden die opvolging nodig hebben.

• Filter regelmatig op deels betaalde en onbetaalde facturen en stuur betalingsherinneringen vanuit het dashboard.

• Als je bankoverschrijvingen accepteert, vergeet dan niet om de betaling handmatig toe te voegen zodat deze wordt weergegeven in je factuuroverzicht én in de reservering.

• Voor boekingen met meerdere reserveringen (zoals bij bedrijven), groepeer facturen en stuur één samenvattend overzicht naar de boeker (factuurontvanger), zodat betaling makkelijker en sneller verloopt.