Che informazioni bisogna fornire per difendersi da una contestazione di addebito?

• Condizioni di cancellazione e di pagamento, termini e condizioni ricevuti dall’ospite
• Comunicazioni con l’ospite che provino che era al corrente delle condizioni
• screenshot delle informazioni della prenotazione e delle condizioni del canale di prenotazione esterno (OTA) 
• Firma dell’ospite ad accettazione delle condizioni
• conferma di prenotazione con indicazione delle condizioni
• Qualsiasi altra informazione che può essere rilevante al fine della difesa dalla contestazione di addebito

Le informazioni/spiegazioni devono essere fornite in inglese (requisito obbligatorio per le controversie) - anche se includono immagini con informazioni non in inglese -, quindi è possibile utilizzare un traduttore online se necessario.

Potete utilizzare il modello allegato in fondo a questo articolo.

Come difendersi da una contestazione di addebito con la versione RaccoonPay 2.0?

Con la versione più recente e migliorata di RaccoonPay, potete visualizzare e contestare tutti le vostre contestazioni di addebito direttamente nel vostro account RoomRaccoon.

1. Vai al Modulo dei Pagamenti 

2. Vai alla sezione Contestazioni & Chargeback

3. Clicca sul pulsante Notifiche di Chargeback

4. Seleziona una voce di difesa per la contestazione di addebito dal menù a tendina.

5. Carica la documentazione di difesa. Tieni presente che la documentazione dovrà rispettare i seguenti requisiti:

   1. Tutti I documenti dovranno essere su un unico file.

   2. Formati accettati per la documentazione PDF, JPG, TIFF.

   3. Dimensione preferibile dei documenti originali: A4 or US Letter.

   4. La dimensione massima dei file PDFs è 2MB; JPG e TIFF files possono essere grandi fino a  10MB.

6. Seleziona ‘No’ dalla sezione "Finalizza i Documenti di Difesa" se vuoi tenere la documentazione momentaneamente in bozza.

7. Seleziona ‘Si’ dalla sezione  ‘Finalizza Documenti di Difesa’ se vuoi finalizzare e caricare la documentazione a difesa di una contestazione di addebito.

8. Clicca su ‘Salva’ per salvare o caricare I documenti di difesa della contestazione.

   1. Dopo aver presentato una difesa per la contestazione, lo stato cambierà in “In attesa”. Lo stato della contestazione verrà aggiornato a “Difeso” se si vince la disputa e a “Perso” se si perde la disputa.

   2. Le contestazioni con lo stato “Non difeso’ indicano che non è stata rispettata la scadenza per la presentazione di una difesa e non è più possibile presentarla.

9. Facendo clic su uno qualsiasi degli stati del riepilogo, è possibile visualizzare ulteriori informazioni sulle dispute.

Alla scoperta degli stati delle dispute: 

• In attesa: visualizzato in arancione, indica che la verifica è in corso.
• Persa: visualizzata in rosso, significa che la disputa è stata persa.
• Indefinita: mostrata in grigio, indica che non è stata inviata alcuna difesa
• Difesa: visualizzata in verse, rappresenta che una disputa è stata difesa con successo.
• Notifica di disputa: sottolineata in grigio, indica che è stata aperta una contestazione di pagamento, pronta per essere difesa.

Come difendersi da  una contestazione di pagamento con la vecchia versione di RaccoonPay?

Per le dispute relative a pagamenti elaborati dal fornitore di pagamenti della vecchia versione di RaccoonPay, riceverete una notifica automatica via e-mail. Avete 16 giorni di tempo per contestare la disputa, altrimenti sarà considerato persa.

RoomRaccoon non è un intermediario in questo processo, pertanto è necessario inviare il materiale di difesa direttamente al fornitore del pagamento:

Email: [email protected] 

All’attenzione di: Merchant Accounting Team

Referenze dell’esercente: ad esempio, rr-DEMO-esempio-hotel-it or rr-DEMO-esempio-hotel-3ds-it (sample only) - il documento allegato alla notifica per queste informazioni.

Contatto telefonico: +31(0)20 660 31 10

BUONO A SAPERSI

• Per saperne di più sulle vecchie e nuove versioni di RaccoonPay, consultate il seguente articolo: Passaggio a RaccoonPay 2.0 - Frequently Asked Questions

• Per sapere cosa è una contestazione di un addebito e come funziona, per favore consulta il seguente articolo: Chargeback - Frequently Asked Questions