Le tableau de bord Litiges et Rétrofacturations  vous permet de surveiller, gérer et défendre les litiges de paiement directement depuis votre compte RoomRaccoon. Il centralise toutes les rétrofacturations et notifications de fraude et vous permet de soumettre vous-même les preuves de défense, sans dépendre d’un support externe.

Ce tableau de bord est conçu pour vous aider à agir rapidement, rester informé et protéger votre chiffre d’affaires.

Pourquoi ce tableau de bord est important

Les rétrofacturations sont sensibles au facteur temps et peuvent avoir un impact direct sur vos revenus.
Manquer une échéance ou fournir des informations incomplètes peut entraîner la perte d’un litige.

Grâce au tableau de bord Rétrofacturations et litiges, vous pouvez :

• répondre immédiatement aux litiges

• voir clairement les dates limites et le temps restant

• suivre le statut de chaque litige en temps réel

• téléverser vous-même les documents de défense

• réduire le risque de réponses tardives ou manquées

Une fois une défense soumise, les mises à jour de statut sont généralement visibles sous 24 heures.

Vue d’ensemble du tableau de bord

Le tableau principal affiche la liste de toutes les rétrofacturations et notifications de fraude.
Pour chaque dossier, vous verrez :

• Réservation – la référence de réservation associée

• Référence du litige – l’identifiant unique du litige

• Date du litige – la date de création

• Montant – le montant contesté

• Date limite – l’échéance de défense ou le temps restant

• Statut – le statut actuel, affiché par une étiquette colorée

Vous pouvez :

• rechercher par numéro de réservation, référence de litige, montant ou date limite

• filtrer les litiges par statut

• ouvrir un litige en cliquant sur l’icône flèche à droite

Explication des statuts de litige

Chaque litige est marqué par un statut coloré afin d’identifier rapidement l’action requise.

Statuts nécessitant une action

• Non défendu (violet) - Aucune défense n’a encore été soumise, mais la date limite n’est pas dépassée. Vous pouvez encore défendre le litige.

• Perdu (jaune) - Une défense a été soumise et est en cours d’examen. Aucune action n’est requise en attendant le résultat.

Statuts finaux

• Gagné (vert) - Le litige a été résolu en votre faveur.

• Perdu (rouge) - Une défense a été soumise, mais le litige a été perdu.

• Expiré (rouge) - La date limite est dépassée sans soumission de défense. Aucune action n’est désormais possible.

Statuts informatifs (aucune action requise)

• Notification (gris) - Il s’agit d’une notification de fraude, pas encore une rétrofacturation.

Les notifications de fraude servent d’alerte précoce indiquant qu’une transaction pourrait devenir une rétrofacturation dans les jours suivants. Cela vous permet de :

• examiner la transaction à l’avance

• décider si un remboursement est approprié

• contacter le client pour résoudre le problème

• préparer votre défense en amont si nécessaire

Agir à ce stade peut réduire les litiges et protéger vos revenus.

• Notification de fraude – automatiquement gagnée (bleu) - Une notification de fraude déjà résolue automatiquement en votre faveur. Aucune action n’est requise.

Astuce : les notifications de fraude sont une opportunité, pas une pénalité. Agir tôt vous donne plus de contrôle et permet souvent d’éviter une rétrofacturation.

Consultation des détails d’un litige

En cliquant sur un litige, vous accédez à la page Détails du litige, où vous pouvez consulter :

• le motif du litige fourni par l’émetteur de la carte

• les détails du paiement et de la transaction

• le statut actuel du litige

• la date limite de réponse

• des suggestions de défense pour vous guider

Le statut actuel est toujours affiché clairement en haut de la page.

Comment soumettre une défense à un litige

Suivez ces étapes pour défendre une rétrofacturation :

1. Ouvrez le litige depuis le tableau principal en cliquant sur la flèche Dispute Chargeback.

2. Examinez les détails du litige et le motif indiqué par le porteur de carte ou la banque émettrice.

3. Consultez les suggestions de défense affichées pour renforcer votre dossier.

4. Sélectionnez un motif de défense dans la section dédiée. Les motifs disponibles dépendent de la raison du litige.

5. Téléversez les preuves dans la section correspondante :

   • sélectionnez le type de preuve

   • téléversez un fichier par type de preuve

   • respectez les formats et tailles autorisés, sinon les fichiers seront refusés

6. Soumettez la défense en cliquant sur Submit une fois tous les documents ajoutés.

Règles importantes à connaître

• Chaque motif de défense accepte uniquement certains types de preuves

• Changer le motif de défense supprime automatiquement les fichiers déjà téléversés

• Après soumission, la mise à jour du statut peut prendre jusqu’à 24 heures

• Une fois un litige marqué comme Expired, il ne peut plus être défendu

En résumé

Le tableau de bord Rétrofacturations et litiges vous offre :

• une visibilité complète sur tous les litiges

• des échéances claires et un suivi précis des statuts

• la possibilité de défendre vos litiges en toute autonomie

• un meilleur contrôle des risques financiers

Si vous avez des questions sur un litige spécifique ou sur les preuves à fournir, contactez notre équipe Support via le chat intégré.