La dashboard Rimborsi & Contestazioni ti consente di monitorare, gestire e difendere le contestazioni di pagamento direttamente dal tuo account RoomRaccoon. Offre un punto centrale per visualizzare tutte le contestazioni e le notifiche di frode e ti permette di caricare autonomamente le prove di difesa, senza dover dipendere da supporto esterno.

La dashboard è pensata per aiutarti ad agire rapidamente, restare informato e proteggere i ricavi.

Perché questa dashboard è importante

Le contestazioni sono soggette a scadenze precise e possono avere un impatto diretto sui ricavi. Mancare una deadline o inviare informazioni incomplete può portare alla perdita della contestazione.

Con la dashboard Rimborsi & Contestazioni puoi:

• rispondere alle contestazioni immediatamente

• vedere chiaramente le scadenze e il tempo residuo

• monitorare lo stato di ogni contestazione in tempo reale

• caricare direttamente i documenti di difesa

• ridurre il rischio di risposte tardive o mancate

Dopo l’invio della difesa, gli aggiornamenti di stato vengono generalmente riflessi entro 24 ore.

Panoramica della dashboard

La schermata principale mostra l’elenco di tutte le contestazioni e notifiche di frode. Per ogni caso sono visibili:

• Prenotazione – riferimento della prenotazione collegata

• Riferimento contestazione – ID univoco della contestazione

• Data contestazione – data di apertura

• Importo – importo contestato

• Scadenza – deadline per la difesa o tempo residuo

• Stato – stato corrente, indicato da un’etichetta colorata

Puoi:

• cercare per numero di prenotazione, riferimento contestazione, importo o scadenza

• filtrare le contestazioni per stato

• aprire una contestazione cliccando sull’icona a freccia sulla destra

Stati delle contestazioni

Ogni contestazione è contrassegnata da uno stato colorato per capire subito quale azione è necessaria.

Stati azionabili

• Senza difesa (viola) – nessuna difesa inviata, ma la scadenza non è ancora passata. Puoi ancora inviare la difesa.

• Risposto (giallo) – la difesa è stata inviata ed è in valutazione. Non è richiesta alcuna azione finché non arriva l’esito.

Stati finali

• Vinto (verde) – la contestazione è stata risolta a tuo favore.

• Perso (rosso) – la difesa è stata inviata ma non ha avuto esito positivo.

• Scaduto (rosso) – la scadenza è passata senza invio della difesa. Non sono possibili ulteriori azioni.

Stati informativi (nessuna azione richiesta)

• Notifica (grigio) – notifica di frode, non ancora una contestazione.

Le notifiche di frode servono come avviso anticipato che una transazione potrebbe trasformarsi in una contestazione nei giorni successivi. Questo ti permette di:

• verificare l’addebito in anticipo

• valutare se un rimborso sia appropriato

• contattare l’ospite per risolvere il problema e potenzialmente evitare la contestazione

• iniziare a preparare la difesa con anticipo, se necessario

Agire in questa fase può ridurre il numero di contestazioni e proteggere i ricavi.

• Notifica di frode – Vinta automaticamente (blu)
  Notifica di frode già risolta automaticamente a tuo favore.
  Nessuna azione richiesta.

Suggerimento: le notifiche di frode sono un’opportunità, non una penalità. Intervenire tempestivamente aumenta il controllo e spesso evita l’escalation in una contestazione.

Visualizzare i dettagli di una contestazione

Cliccando su una contestazione si apre la pagina Dettagli contestazione, dove puoi consultare:

• il motivo della contestazione fornito dall’emittente della carta

• i dettagli del pagamento e della transazione

• lo stato attuale

• la scadenza per rispondere

• suggerimenti di difesa per aiutarti nella preparazione

Lo stato corrente è sempre visibile in alto nella pagina.

Come inviare una difesa per una contestazione

Segui questi passaggi:

1. Apri la contestazione dalla dashboard principale cliccando sulla freccia “Contesta pagamento”.

2. Rivedi i dettagli e la motivazione indicata dal titolare della carta o dalla banca.

3. Consulta i suggerimenti di difesa mostrati nella pagina.

4. Seleziona il motivo di difesa nella sezione Motivo. Le opzioni disponibili dipendono dalla causa indicata dalla banca.

5. Carica le prove nella sezione Documentazione:

   • seleziona il tipo di prova

   • carica 1 file per tipo di prova

   • verifica che formato e dimensioni rispettino i requisiti

6. Invia la difesa cliccando su Invia.

Regole importanti da ricordare

• Ogni motivo di difesa accetta solo specifici tipi di prova

• Cambiare il motivo di difesa rimuove automaticamente i file già caricati

• Dopo l’invio, lo stato può richiedere fino a 24 ore per aggiornarsi

• Una contestazione Scaduta non può più essere difesa

Riepilogo

La dashboard Rimborsi & Contestazioni ti offre:

• visibilità completa su tutte le contestazioni

• scadenze chiare e tracciamento dello stato

• autonomia nella gestione e difesa

• maggiore controllo sui rischi di ricavo

Per domande su una contestazione specifica o chiarimenti sulle prove richieste, contatta il Support Team tramite la chat in-app.