Avant de procéder à l’onboarding, assurez-vous de demander la connexion dans votre Marketplace RoomRaccoon afin qu’elle soit active sur votre compte.

Comment finaliser l’inscription (onboarding)

1. Accédez à l’onglet Facturation électronique (E-Invoicing) dans le module Rapports.

2. Cliquez sur l’icône Peppol, remplissez toutes les informations demandées, puis cliquez sur le bouton S’inscrire (Onboard) en bas de la page.

3. Vous serez redirigé vers Peppol pour finaliser votre inscription :

4. Pour terminer l’inscription, vous devrez téléverser une preuve de propriété. Peppol fournit une liste d’exemples de documents acceptés :

5. Une fois l’inscription terminée, la page se rechargera et indiquera que votre demande est en cours de traitement par Peppol. Ce traitement peut prendre quelques jours.

Fonctionnement du système

Les factures sont envoyées à Peppol automatiquement chaque soir.

Une fois l’inscription finalisée avec succès, vous verrez un aperçu de toutes vos factures et notes de crédit, accompagné d’un statut indiquant si elles doivent encore être envoyées ou si elles ont déjà été transmises.

Si une facture n’a pas pu être envoyée pour une raison quelconque, le statut affichera Error, et en passant la souris dessus, vous verrez une explication du motif de l’erreur.

Dans cet aperçu, vous pouvez voir le statut indiquant si la facture a été envoyée à Peppol.

Signification des statuts

• Draft – Non envoyée (elle sera envoyée le soir même).

• Sent – Envoyée avec succès à Peppol.

• Error – En passant la souris sur le mot Error, une explication s’affiche pour permettre au client de corriger l’erreur. Une fois corrigée, le client peut renvoyer immédiatement la facture en cliquant sur l’icône d’avion en papier située tout à gauche de la ligne. Cette icône n’apparaît que pour les éléments non encore envoyés à Peppol.

Ce que vous devez faire

Peppol est obligatoire pour toutes les factures B2B. Cela signifie que si vous créez une facture ou une note de crédit pour une entreprise, celle-ci doit être conforme Peppol afin d’éviter toute amende.

Pour chaque facture ou note de crédit émise pour une société, vous devez ajouter l’ID Peppol de cette société dans le profil du booker ou du client avant de créer la facture ou la note de crédit.

Important : Peppol n’accepte que les factures B2B contenant un ID Peppol. Aucune action supplémentaire n’est requise pour les factures B2G (clients voyageant à titre privé) et l’ID Peppol n’est pas nécessaire pour ces factures.

Bon à savoir

• L’intégration avec Peppol compte comme un slot d’upgrade dans votre abonnement.

• Un identifiant de participant Peppol (Peppol Participant ID) est un identifiant unique permettant d’envoyer et de recevoir des documents via le réseau Peppol. Il est généralement basé sur votre numéro de TVA ou votre numéro d’entreprise, précédé d’un préfixe (schéma) défini par votre pays, par exemple : 0088:votre-numéro

• La plupart des entreprises peuvent fournir cet identifiant ou être retrouvées dans le répertoire Peppol : https://directory.peppol.eu/public

• Si votre identifiant n’est pas disponible, RoomRaccoon tentera de le générer automatiquement à partir de votre numéro de TVA et du pays lors de l’étape d’enregistrement.