Si vous souhaitez définir des conditions d’annulation spécifiques aux réservations directes (effectuées via votre moteur de réservation ou créées manuellement), sachez qu’il n’existe actuellement pas de paramètre distinct dans RoomRaccoon pour ces politiques dans les réglages du système.

Cependant, il existe des solutions simples pour vous assurer que vos clients soient clairement informés de vos règles d’annulation et que celles-ci soient légalement valides.

Ce qu’il faut savoir

À ce jour :

• Il n’existe aucun paramètre dédié dans les sections « Tarifs » ou « Politiques » applicable uniquement aux réservations directes.

• La même politique d’annulation s’applique à tous les canaux (direct et OTA), sauf si vous communiquez une règle différente ailleurs, par exemple dans vos Conditions générales de vente.

Cela signifie que si vous souhaitez appliquer des conditions différentes pour vos réservations directes (ex. : annulation gratuite jusqu’à 7 jours avant l’arrivée), vous devez l’indiquer manuellement à vos clients.

Configuration recommandée pour les réservations directes

1. Ajouter votre politique d’annulation dans les Conditions générales

1. Allez dans Mon établissement > Moteur de réservation > Conditions générales.

2. Ajoutez votre politique d’annulation pour les réservations directes, par exemple :

   • Délai d’annulation gratuite

   • Frais ou pénalités applicables après cette période

   • Conditions particulières pour certaines dates ou événements

2. Indiquer la politique d’annulation sur le document de confirmation de réservation

Ajoutez également une phrase récapitulative dans le document de confirmation :

« Pour les réservations directes, les annulations sont gratuites jusqu’à 7 jours avant l’arrivée. Passé ce délai, 100 % du montant de la réservation sera facturé. »

Ainsi, même si RoomRaccoon ne permet pas de paramétrer des politiques d’annulation séparées pour les réservations directes, vos clients restent pleinement informés, et votre politique demeure juridiquement applicable.

Astuce supplémentaire

Si vous avez des règles d’annulation spécifiques à certains événements (salons, jours fériés, périodes de forte affluence), vous pouvez :

• Mettre à jour temporairement vos Conditions générales pour refléter ces règles, ou

• Mentionner directement les exceptions avec les dates concernées dans la même section.