Cette fonctionnalité permet aux hôteliers de transférer les suppléments réservés et les frais de caisse consolidés entre des réservations ou des chambres, une amélioration essentielle pour gérer les mouvements réels des clients. Qu’un client change de chambre, prolonge son séjour ou soit accidentellement facturé sur le mauvais folio, vous pouvez désormais réaffecter ces extras sans créer de doublons ou de confusion.

Dans le monde dynamique de l’hôtellerie, les plans des clients changent souvent. Les suppléments et les frais de caisse (comme le petit déjeuner, le spa ou les boissons) peuvent être enregistrés sous la mauvaise chambre ou doivent suivre le client vers sa nouvelle réservation.

Cette fonctionnalité vous aide à :

• Éviter les erreurs de facturation

• Maintenir des enregistrements financiers clairs

• Améliorer la satisfaction client en garantissant l’exactitude des folios

• Réduire le temps consacré à corriger manuellement les frais

Fonctionnement

Transferts éligibles

• Vous pouvez transférer des suppléments individuels ou des tickets de caisse complets vers une autre réservation ou chambre avec des dates de séjour qui se chevauchent.

• Les réservations d’origine et de destination doivent partager au moins une date commune.

• L’origine POS ou non POS n’a aucun impact sur l’éligibilité au transfert.

Limitations des transferts

• Les éléments facturés ne peuvent pas être transférés : Une fois qu’un supplément ou un ticket POS a été inclus dans une facture, il est verrouillé et ne peut plus être déplacé vers une autre chambre ou réservation.

• Les réservations clôturées ne sont pas éligibles : Les suppléments ne peuvent pas être transférés depuis une réservation déjà clôturée, même si l’article n’a pas été facturé.

• Les factures finales bloquent les transferts : Si le supplément fait partie d’une facture finalisée, il ne peut être déplacé en aucun cas.

• Les transferts dans une réservation de groupe nécessitent une autre méthode : Si vous essayez de déplacer un supplément entre des chambres d’une même réservation de groupe, l’icône de flèche ne sera pas cliquable. Utilisez à la place l’icône crayon (modifier) pour réaffecter la chambre et le client au sein du groupe (voir la section “Exception pour les Réservations de Groupe” ci-dessous pour les étapes complètes).

• Les permissions utilisateur s’appliquent : Seuls les utilisateurs ayant les rôles de Réception, Superviseur Réception ou Manager peuvent effectuer des transferts. Les autres rôles n’auront pas accès à cette fonctionnalité.

Comment transférer des suppléments entre des réservations

1. Cliquez sur l’icône crayon à côté du supplément ou de l’article POS que vous souhaitez transférer

2. Dans le menu déroulant, sélectionnez une chambre ou réservation avec des dates qui se chevauchent

3. Confirmez le transfert

4. Le système effectuera les actions suivantes :

   • Retirer l’article du folio de réservation d’origine.

   • L’ajouter au folio de la nouvelle réservation sans changer la date.

   • Enregistrer l’action dans les historiques des deux réservations.

Journal d’audit

Chaque transfert est automatiquement enregistré:

• Sur la réservation source :

“Supplément transféré vers la Chambre 5 (clôturée) (Réservation n°12344)”

• Sur la réservation cible :

“Supplément transféré depuis la Chambre 6 (clôturée) (Réservation n°14425)”

Si un supplément a été ajouté à la fiche de fonction, il conservera son horodatage et ses commentaires lors du transfert.

Gestion des Tickets POS

Le paramètre de suppléments POS consolidés est une configuration optionnelle permettant aux hôtels de regrouper toutes les transactions POS Lightspeed (K ou L). Celles-ci incluent, par exemple, les frais de restaurant, de bar ou de boutique, regroupés en une seule ligne de ticket sur la réservation et la facture du client, au lieu d’énumérer chaque article séparément.

Les conditions suivantes s’appliquent au transfert de tickets POS Lightspeed entre réservations :

• Vous pouvez transférer des tickets POS consolidés complets entre chambres.

• La date doit rester la même.

Bonnes pratiques

• Transférez uniquement des articles vers des réservations actives avec des dates qui se chevauchent.

• Vérifiez toujours si un supplément a été facturé avant d’essayer un transfert.

• Utilisez le journal d’audit pour retracer l’historique d’un article lors de la résolution de questions de facturation.

• Informez les équipes de réception des niveaux de permission requis pour gérer les transferts.

Exception : Transfert de suppléments dans les réservations de groupe

Les réservations de groupe sont des réservations qui partagent le même réservant, incluent plusieurs chambres et ont des dates d’arrivée et de départ identiques. Elles sont généralement utilisées pour les voyages de groupe, les conférences ou les séjours d’entreprise.

Lorsque vous transférez des suppléments ou des tickets POS en dehors d’une réservation de groupe, vous pouvez utiliser l’icône de transfert (flèche) habituelle dans la section des suppléments.

Cependant, si vous essayez de déplacer un supplément entre des chambres au sein de la même réservation de groupe, l’icône flèche ne sera pas cliquable. Il s’agit d’une exception connue due à la structure des folios groupés.

Comment transférer des suppléments dans une réservation de groupe :

1. Ouvrez la réservation contenant le supplément que vous souhaitez déplacer.

2. Faites défiler jusqu’à la section Suppléments.

3. Cliquez sur l’icône crayon (modifier) à côté du supplément ou du ticket POS.

4. Faites défiler jusqu’au menu déroulant “Attribuer à la Chambre”.

5. Choisissez le nouveau numéro de chambre et le client (les options affichées seront les chambres de la réservation de groupe).

6. Cliquez sur Mettre à jour.

7. Cliquez sur Enregistrer sur la page de détails de la réservation pour confirmer les modifications.

Ce chemin manuel permet de réaffecter correctement le supplément dans le contexte du groupe, même si le transfert par flèche n’est pas disponible.