Met deze functie kun je geboekte add-ons en gegroepeerde POS-kosten overzetten naar een andere reservering of kamer. Superhandig als een gast van kamer veranderd, zijn verblijf verlengt of per ongeluk iets op de verkeerde folio is gezet. Zo voorkom je dubbele kosten of verwarring.

In een hotel gaat alles snel, en gasten veranderen regelmatig van plannen. Add-ons of POS-kosten (zoals ontbijt, spa of drankjes) kunnen dan onder de verkeerde kamer terechtkomen, of moeten meeverhuizen met de gast naar een nieuwe reservering.Deze functie helpt je om:

• Fouten in facturatie te voorkomen

• Overzicht te houden in je financiële administratie

• De gast een correcte factuur te geven

• Minder tijd kwijt te zijn aan correcties achteraf

Hoe het werkt

Wat kun je overzetten?

• Je kunt losse add-ons of complete POS-tickets overzetten naar een andere reservering of kamer, zolang de verblijfsdata (deels) overlappen.

• Het maakt niet uit of het om POS- of gewone add-ons gaat.

Wat kan niet?

• Als een add-on of POS-ticket al op een factuur staat, kun je deze niet meer verplaatsen.

• Als de reservering al is uitgecheckt, kun je daar geen items meer van overzetten (zelfs als ze niet gefactureerd zijn).

• Als het item op een definitieve factuur staat, is het helemaal geblokkeerd voor overdracht.

• Bij groepsreserveringen werkt het iets anders (zie onderaan bij "Uitzondering").

• Alleen gebruikers met de rol Front Desk, Front Desk Supervisor of Manager kunnen items overzetten.

Add-ons overzetten tussen reserveringen

1. Klik op het potlood-icoon naast de add-on of POS-item die je wilt verplaatsen

2. Selecteer in de dropdown de reservering of kamer met overlappende data

3. Bevestig de overdracht

Het systeem doet dan het volgende:

• Haalt het item weg uit de originele folio

• Zet het in de nieuwe folio, zonder de datum aan te passen

• Logt de actie in de tijdlijn van beide reserveringen
  
  

Audit Trail

Elke overdracht wordt automatisch vastgelegd:

• Bij de oorspronkelijke reservering:
   “Add-on overgezet naar Kamer 5 (gesloten) (Reservering #12344)”

• Bij de nieuwe reservering:
   “Add-on overgezet vanaf Kamer 6 (gesloten) (Reservering #14425)”

Als een add-on ook op het function sheet stond, blijven de tijd en opmerkingen behouden bij de overdracht.

POS-ticket verwerking

Als je gebruik maakt van de optie om POS-add-ons te groeperen, dan worden alle Lightspeed (K of L) POS-transacties — zoals restaurant, bar of winkelkosten — in één regel getoond op de reservering en factuur.

Bij het overzetten van deze POS-tickets geldt:

• Je kunt volledige POS-tickets overzetten naar een andere kamer

• De datum van het ticket moet hetzelfde blijven

Best practices

• Zet alleen over naar actieve reserveringen met overlappende data

• Controleer altijd of de add-on al is gefactureerd voordat je het probeert over te zetten

• Gebruik de audit trail als je iets moet terugvinden of uitleggen

• Zorg dat je team weet wie rechten heeft om over te zetten
  
  

Uitzondering: Add-ons overzetten binnen groepsreserveringen

Een groepsreservering bestaat uit meerdere kamers met dezelfde boeker én dezelfde in- en uitcheckdata. Denk aan groepsreizen, conferenties of zakelijke verblijven.

Als je een add-on buiten de groep wil verplaatsen, gebruik je het normale pijltje in de add-on sectie.

Maar: wil je iets verplaatsen tussen kamers binnen dezelfde groep, dan werkt het pijltje niet. Dit komt door hoe folio’s binnen groepen zijn opgebouwd.

Zo doe je het in dat geval:

1. Open de reservering met de add-on die je wilt verplaatsen

2. Ga naar de Add-ons sectie

3. Klik op het potlood icoon naast de add-on of POS-ticket

4. Scroll naar beneden naar het Toewijzen aan kamer-veld

5. Kies de juiste kamer en gast (uit dezelfde groepsreservering)

6. Klik op Update

7. Klik op Opslaan op de reserveringspagina

Zo zorg je dat de add-on toch correct binnen de groep wordt overgezet, zelfs als het pijltje niet werkt.