Esta funcionalidade permite aos hoteleiros transferir complementos reservados e encargos POS consolidados entre reservas ou quartos. Trata-se de uma melhoria essencial para gerir os movimentos reais dos hóspedes. Seja porque um hóspede muda de quarto, prolonga a estadia ou é cobrado por engano no folio errado, agora é possível reatribuir estes extras sem criar cobranças duplicadas nem gerar confusão.

No mundo acelerado das operações hoteleiras, os hóspedes mudam frequentemente os seus planos. Os complementos e encargos POS (como pequeno-almoço, spa ou bebidas) podem ser registados no quarto errado ou necessitar de acompanhar o hóspede para a nova reserva.

Esta funcionalidade ajuda a:

• Evitar erros de faturação

• Manter registos financeiros organizados

• Melhorar a satisfação do hóspede, assegurando folios precisos

• Reduzir o tempo gasto na correção manual de cobranças

Como funciona

Transferências elegíveis

• É possível transferir complementos individuais ou bilhetes POS completos para outra reserva ou quarto com datas de estadia sobrepostas.

• As reservas de origem e de destino devem ter pelo menos uma data em comum.

• A origem POS ou não POS não afeta a elegibilidade da transferência.

Limitações das transferências

• Itens faturados não podem ser transferidos. Uma vez que um complemento ou bilhete POS tenha sido incluído numa fatura, fica bloqueado e não pode ser movido para outro quarto ou reserva.

• Reservas com check-out não são elegíveis. Complementos não podem ser transferidos de uma reserva que já tenha feito check-out, mesmo que o item não tenha sido faturado.

• Faturas finais bloqueiam transferências. Se o complemento fizer parte de uma fatura finalizada, não poderá ser movido sob nenhuma circunstância.

• Transferências dentro de reservas de grupo exigem um fluxo diferente. Se estiver a tentar mover um complemento entre quartos dentro da mesma reserva de grupo, o ícone de seta não estará ativo. Em vez disso, utilize o ícone de lápis (editar) para reatribuir o quarto e o hóspede dentro do grupo (consulte a secção “Exceção para Reservas de Grupo” abaixo para todos os passos).

• Aplicam-se permissões de utilizador. Apenas utilizadores com os papéis de Receção, Supervisor de Receção ou Gestor podem realizar transferências. Outros papéis não terão acesso a essa opção.

Como transferir complementos entre reservas

1. Clique no ícone de lápis ao lado do complemento ou item POS que deseja transferir

2. No menu suspenso, selecione um quarto ou reserva com datas sobrepostas

3. Confirme a transferência

4. O sistema irá:

   • Remover o item do folio da reserva original.

   • Adicioná-lo ao folio da nova reserva sem alterar a data.

   • Registar a ação nas linhas de tempo de ambas as reservas.

Registo de auditoria

Cada transferência é automaticamente registada:

• Na reserva de origem:
  “Complemento transferido para o Quarto 5 (fechado) (Reserva n.º 12344)”
  
  

• Na reserva de destino:
   “Complemento transferido do Quarto 6 (fechado) (Reserva n.º 14425)”

Se um complemento tiver sido adicionado à folha de função, manterá a hora e os comentários durante a transferência.

Gestão de bilhetes POS

A configuração de complementos POS consolidados é uma opção que permite aos hotéis agrupar todas as transações POS do Lightspeed (K ou L), como encargos de restaurante, bar ou loja, numa única linha de bilhete na reserva e na fatura do hóspede, em vez de listar cada item individualmente.

As seguintes condições aplicam-se ao transferir bilhetes POS Lightspeed entre reservas:

• É possível transferir bilhetes POS consolidados inteiros entre quartos.

• A data deve permanecer a mesma.

Boas práticas

• Transfira apenas itens para reservas ativas com datas sobrepostas.

• Verifique sempre se um complemento já foi faturado antes de tentar a transferência.

• Utilize o registo de auditoria para acompanhar o histórico do item ao resolver questões de faturação.

• Mantenha as equipas de receção informadas sobre os níveis de permissão necessários para gerir transferências.

Exceção: Transferir complementos dentro de reservas de grupo

As reservas de grupo são reservas que partilham o mesmo responsável, incluem vários quartos e têm datas de chegada e partida idênticas. São normalmente utilizadas para viagens de grupo, conferências ou estadias empresariais.

Ao transferir complementos ou bilhetes POS fora de uma reserva de grupo, pode utilizar o ícone de transferência (seta) habitual na secção de complementos.

No entanto, se estiver a tentar mover um complemento entre quartos dentro da mesma reserva de grupo, o ícone de seta não estará ativo. Esta é uma exceção conhecida devido à forma como os folios de grupo estão estruturados.

Como transferir complementos dentro de uma reserva de grupo:

1. Abra a reserva que contém o complemento que pretende mover.

2. Desça até à secção de Complementos.

3. Clique no ícone de lápis (editar) ao lado do complemento ou bilhete POS.

4. Vá até ao menu suspenso “Atribuir ao Quarto”.

5. Escolha o novo número de quarto e o hóspede (as opções apresentadas serão quartos da mesma reserva de grupo).

6. Clique em Atualizar.

7. Clique em Guardar na página de detalhes da reserva para confirmar as alterações.

Este processo manual garante que o complemento é corretamente reatribuído dentro do contexto do grupo, mesmo quando a transferência com a seta não está disponível.