Esta función permite a los hoteleros transferir complementos reservados y cargos POS consolidados entre reservas o habitaciones. Es una mejora esencial para gestionar los movimientos reales de los huéspedes. Ya sea que un huésped cambie de habitación, prolongue su estancia o se le haya cobrado por error en el folio equivocado, ahora puedes reasignar estos complementos sin crear cargos duplicados ni confusión.

En el mundo acelerado de la operación hotelera, los huéspedes suelen cambiar sus planes. Los complementos y los cargos POS (como desayuno, spa o bebidas) pueden registrarse en la habitación incorrecta o necesitar seguir al huésped en su nueva reserva.

Esta función te ayuda a:

• Evitar errores de facturación

• Mantener registros financieros claros

• Mejorar la satisfacción del huésped asegurando folios precisos

• Reducir el tiempo dedicado a corregir cargos manualmente

Cómo funciona

Transferencias elegibles

• Puedes transferir complementos individuales o tickets POS completos a otra reserva o habitación con fechas de estancia que se superpongan.

• Las reservas de origen y destino deben compartir al menos una fecha en común.

• El origen POS o no POS no afecta la elegibilidad de la transferencia.

Limitaciones de las transferencias

• Los elementos facturados no se pueden transferir. Una vez que un complemento o ticket POS ha sido incluido en una factura, queda bloqueado y no se puede mover a otra habitación o reserva.

• Las reservas con check-out no son elegibles. No se pueden transferir complementos desde una reserva que ya se haya cerrado, incluso si el artículo no ha sido facturado.

• Las facturas finales bloquean las transferencias. Si el complemento forma parte de una factura finalizada, no se puede mover bajo ninguna circunstancia.

• Las transferencias dentro de reservas de grupo requieren un flujo diferente. Si estás intentando mover un complemento entre habitaciones dentro de la misma reserva de grupo, el icono de flecha no será clicable. En su lugar, usa el icono de lápiz (editar) para reasignar la habitación y el huésped dentro del grupo (consulta “Excepción para Reservas de Grupo” más abajo para ver todos los pasos).

• Se aplican los permisos de usuario. Solo los usuarios con los roles de Recepción, Supervisor de Recepción o Manager pueden realizar transferencias. Otros roles no tendrán acceso a esta opción.

Cómo transferir complementos entre reservas

1. Haz clic en el icono de lápiz junto al complemento o artículo POS que deseas transferir

2. En el menú desplegable, selecciona una habitación o reserva con fechas que se superpongan

3. Confirma la transferencia

4. El sistema hará lo siguiente:

   • Eliminar el artículo del folio de la reserva original.

   • Añadirlo al folio de la nueva reserva sin cambiar la fecha.

   • Registrar la acción en las líneas de tiempo de ambas reservas.

Historial de auditoría

Cada transferencia se registra automáticamente:

• En la reserva de origen:
  “Complemento transferido a Habitación 5 (cerrada) (Reserva #12344)”
  
  

• En la reserva de destino:
  “Complemento transferido desde Habitación 6 (cerrada) (Reserva #14425)”

Si un complemento ha sido añadido al orden de servicio, conservará su sello de tiempo y comentarios durante la transferencia.

Gestión de tickets POS

La opción de complementos POS consolidados es una configuración opcional que permite a los hoteles agrupar todas las transacciones POS de Lightspeed (K o L), como cargos de restaurante, bar o tienda, en una única línea de ticket en la reserva y en la factura del huésped, en lugar de mostrar cada artículo por separado.

Las siguientes condiciones aplican al transferir tickets POS de Lightspeed entre reservas:

• Puedes transferir tickets POS consolidados completos entre habitaciones.

• La fecha debe mantenerse igual.

Buenas prácticas

• Solo transfiere artículos a reservas activas con fechas que se superpongan.

• Verifica siempre si un complemento ha sido facturado antes de intentar transferirlo.

• Usa el historial de auditoría para rastrear el historial del artículo al resolver preguntas de facturación.

• Informa al equipo de recepción sobre los niveles de permiso necesarios para gestionar transferencias.

Excepción: Transferir complementos dentro de reservas de grupo

Las reservas de grupo son reservas que comparten el mismo titular, incluyen varias habitaciones y tienen fechas de llegada y salida idénticas. Suelen usarse para viajes en grupo, conferencias o estancias corporativas.

Al transferir complementos o tickets POS fuera de una reserva de grupo, puedes usar el icono de transferencia (flecha) habitual en la sección de complementos.

Sin embargo, si estás intentando mover un complemento entre habitaciones dentro de la misma reserva de grupo, el icono de flecha no será clicable. Esta es una excepción conocida debido a cómo se estructuran los folios agrupados.

Cómo transferir complementos dentro de una reserva de grupo:

1. Abre la reserva que contiene el complemento que deseas mover.

2. Desplázate hasta la sección de Complementos.

3. Haz clic en el icono de lápiz (editar) junto al complemento o ticket POS.

4. Baja hasta el menú desplegable “Asignar a habitación”.

5. Elige el nuevo número de habitación y huésped (las opciones mostradas serán habitaciones dentro de la reserva de grupo).

6. Haz clic en Actualizar.

7. Haz clic en Guardar en la página de detalles de la reserva para confirmar los cambios.

Este camino manual asegura que el complemento se reasigne correctamente dentro del contexto del grupo, incluso cuando la transferencia con la flecha no esté disponible.