Mit dieser Funktion kannst du gebuchte Add-ons und konsolidierte POS-Buchungen zwischen Reservierungen oder Zimmern verschieben – super praktisch, wenn Gäste das Zimmer wechseln, ihren Aufenthalt verlängern oder ein Add-on aus Versehen auf das falsche Konto gebucht wurde. So kannst du Extras neu zuweisen, ohne doppelt zu berechnen oder Verwirrung zu stiften.

Im hektischen Hotelalltag ändern Gäste oft ihre Pläne. Add-ons oder POS-Buchungen (wie Frühstück, Spa oder Getränke) landen dann schon mal im falschen Zimmer oder müssen zur neuen Reservierung verschoben werden.

Diese Funktion hilft dir:

• Abrechnungsfehler zu vermeiden

• Übersichtliche Finanzdaten zu behalten

• Die Gästezufriedenheit zu steigern

• Zeit bei manuellen Korrekturen zu sparen

So funktioniert’s

Was kann übertragen werden

• Einzelne Add-ons oder ganze POS-Tickets mit sich überschneidenden Aufenthaltsdaten

• Ursprung und Ziel müssen mindestens einen gemeinsamen Tag haben

• Ob das Add-on aus dem POS kommt oder nicht, spielt keine Rolle
  
  

Einschränkungen

• Bereits fakturierte Add-ons können nicht übertragen werden

• Ausgecheckte Reservierungen sind ausgeschlossen, selbst wenn das Add-on nicht fakturiert wurde

• Endgültige Rechnungen blockieren Übertragungen

• Gruppenreservierungen haben einen eigenen Ablauf (siehe unten)

• Nur Nutzer mit den Rollen Rezeption, Rezeption Supervisor oder Manager dürfen übertragen

So überträgst du Add-ons zwischen Reservierungen

1. Klick auf das Stift-Icon beim Add-on oder POS-Eintrag

2. Wähl aus dem Dropdown ein Zimmer/eine Reservierung mit sich überschneidenden Daten

3. Bestätige den Vorgang

Was passiert dann

• Das Add-on wird aus dem ursprünglichen Folio entfernt

• Es wird dem neuen Folio hinzugefügt (ohne Datumsänderung)

• Die Aktion wird in beiden Reservierungsverläufen dokumentiert

Protokoll der Übertragung

Jede Übertragung wird automatisch dokumentiert:

In der ursprünglichen Reservierung:
 „Add-on übertragen nach Zimmer 5 (geschlossen) (Reservierung #12344)“

In der neuen Reservierung:
 „Add-on übernommen von Zimmer 6 (geschlossen) (Reservierung #14425)“

Wenn das Add-on im Funktionsblatt erfasst wurde, bleiben Zeitstempel und Kommentare erhalten.

POS-Tickets übertragen

Wenn du die Option für konsolidierte POS-Add-ons aktiviert hast, werden alle Lightspeed POS-Transaktionen (Restaurant, Bar, Shop etc.) in einer Ticket-Zeile zusammengefasst, statt einzeln gelistet.

Wichtig bei der Übertragung von POS-Tickets:

• Nur ganze POS-Tickets können verschoben werden

• Das Buchungsdatum muss gleich bleiben

Best Practices

• Nur auf aktive Reservierungen mit sich überschneidenden Daten übertragen

• Immer prüfen, ob das Add-on schon fakturiert ist

• Nutze das Protokoll, um die Buchungshistorie nachzuvollziehen

• Informiere die Rezeption, wer Berechtigungen für Übertragungen hat

Ausnahme: Add-ons in Gruppenreservierungen verschieben

Gruppenreservierungen bestehen aus mehreren Zimmern mit gleichem An- und Abreisedatum und demselben Bucher (z. B. für Gruppenreisen, Konferenzen oder Firmenaufenthalte).

Wenn du ein Add-on innerhalb der Gruppe verschieben willst, ist der Pfeil nicht klickbar. Das liegt daran, wie gruppierte Folios aufgebaut sind.

So gehst du stattdessen vor:

1. Öffne die Reservierung mit dem Add-on

2. Scrolle zur Add-on-Sektion

3. Klick auf das Stift-Icon beim Add-on oder POS-Ticket

4. Scrolle zum Dropdown „Zimmer zuweisen“

5. Wähle das neue Zimmer und den neuen Gast (innerhalb der Gruppe)

6. Klick auf Aktualisieren

7. Speichere die Reservierung

So wird das Add-on korrekt innerhalb der Gruppe neu zugewiesen, auch wenn die normale Übertragungsfunktion deaktiviert ist.