Rechnungen erstellen

Wie verknüpfe ich mehrere Reservierungen mit einer Rechnung?

Das geht, indem du die Reservierungen miteinander verknüpfst. So geht's:

1. Stell sicher, dass du die beiden Reservierungsnummern zur Hand hast. Öffne die erste Reservierung;

2. Klick auf das Verknüpfungssymbol und gib die Nummer der Reservierung ein, die du verknüpfen willst. Klick auf Speichern.

3. Jetzt siehst du, dass die Reservierungen verknüpft sind. Du kannst Zahlungen und Rechnungen in der Hauptreservierung verwalten. Wenn es aber bereits eine Zahlung oder Rechnung in der zu verknüpfenden Reservierung gibt, kannst du sie nicht mehr verbinden.

Wichtig: Es darf keine Zahlung oder Rechnung in der Reservierung geben, die du verknüpfen willst – Zahlungen dürfen nur in der Hauptreservierung stehen.

Wie ändere ich die Rechnungsnummer?

Jede neue Rechnung bekommt automatisch eine neue Rechnungsnummer. Du kannst die Nummer nicht manuell ändern. Falls du die Nummernserie ändern willst, geh zu Einstellungen > runterscrollen zum Rechnungsbereich.

Wichtig: Wir empfehlen, die Rechnungsnummern nur zu Beginn des neuen Geschäftsjahres zu ändern, damit es keine Probleme mit deiner Buchhaltung gibt.

Wie fasse ich Zusatzleistungen auf meiner Rechnung zusammen?

Geh zu Einstellungen > runterscrollen zum Rechnungsbereich. Aktiviere die Checkbox „gleiche Zusatzleistungen zu einer Rechnungsposition zusammenfassen“.

Was tun, wenn nachträglich Zusatzleistungen zur Reservierung hinzugefügt wurden?

Du hast zwei Optionen:

1. Erstelle eine neue Rechnung nur für die Zusatzleistungen, oder

2. Storniere die ursprüngliche Rechnung und erstelle eine neue mit den aktualisierten Leistungen.

Wie erstelle ich mehrere Rechnungen für eine Reservierung?

Wenn du z. B. eine Rechnung für das Zimmer und eine zweite für alle Extras brauchst, kannst du das machen, indem du bei der Erstellung einzelne Positionen auswählst. Zum Beispiel: nur die Minibar-Posten anhaken – nur die tauchen dann auf der Rechnung auf.

Wie ändere ich den Namen auf der Rechnung?

Du musst zuerst die bestehende Rechnung stornieren (Gutschrift), und dann eine neue mit den richtigen Daten erstellen.

• So erstellst du eine Rechnung

• Wie man eine Gutschrift in RoomRaccoon erstellt

Wie stelle ich die Rechnung auf den Gast statt auf den Bucher aus?

Beim Erstellen der Rechnung kannst du den Rechnungsempfänger auswählen. Du kannst sie ausstellen auf:

• Einen neuen Bucher (mit dem +-Symbol hinzufügen)

• Den aktuellen Bucher oder Gast aus der Reservierung (Dropdown-Menü)

• Einen anderen bestehenden Bucher (Suchsymbol nutzen)

Wichtig: Trag vorher die Gastdaten (Adresse etc.) in der Reservierung oder im Gastprofil ein.

Wie ändere ich die Firmendaten auf der Rechnung?

Geh ins Bucherprofil und ändere dort Firmennamen, USt.-ID oder Adresse.

Warum kann ich keine Rechnung erstellen?

Bitte prüfe:

• Hast du einen Bucher zur Reservierung hinzugefügt?

• Haben alle Zusatzleistungen ein Hauptbuch?

•  Wenn’s trotzdem nicht klappt, kontaktiere uns bitte.

Kann ich eine Rechnung mit rückdatiertem Datum erstellen?

Nein. Das Rechnungsdatum ist immer das Ausstellungsdatum.

Aufgrund rechtlicher Vorgaben kann man das Datum nicht zurücksetzen. Auch der Umsatz wird dem Monat der Ausstellung zugeordnet – nicht den Aufenthaltsdaten.

Beispiel: Gast war im März da, aber Rechnung wird im April erstellt → Umsatz zählt für April.

Gutschriften

Wie lösche ich eine Rechnung?

Rechnungen lassen sich nicht löschen. Stattdessen musst du sie stornieren. Das ist wichtig für deine Buchhaltung und für die Nachvollziehbarkeit. Wie du eine Rechnung stornierst, erfährst du in diesem Artikel.

Warum muss ich eine Gutschrift erstellen?

Eine gelöschte Rechnung führt zu fehlendem Umsatznachweis. Besser: stornieren = vollständige Dokumentation & rechtssicher.

Zahlungen

Wie verknüpfe ich eine Zahlung mit einer bereits erstellten Rechnung?

 Geh zur Zahlung und klick auf das Rechnungs-Icon daneben – dort kannst du sie verknüpfen.

Wie verknüpfe ich mehrere Zahlungen mit einer Rechnung?

• Erstelle zuerst die Rechnung.

• Dann verknüpfst du die Zahlungen über das Rechnungs-Icon. Du kannst beliebig viele Zahlungen anhängen.

Wie stelle ich eine Rechnung aus, wenn der Gast mit MBWAY, Bar oder außerhalb von RaccoonPay zahlt?

Füge die Zahlung manuell zur Reservierung hinzu und erstelle dann die Rechnung.

Warum zeigt meine Rechnung einen negativen Betrag an (z. B. –6 €)?

Das bedeutet, dass die Zahlungen den Rechnungsbetrag nicht vollständig abdecken.Prüf die Zahlungen zur Rechnung – die Gesamtsumme muss exakt stimmen.

Rechnungen versenden

Wie sende ich eine Rechnung an den Gast?

1. Öffne die Reservierung und wähle im Dokumentenbereich die Rechnung aus dem Dropdown.

2. Klick auf das Briefumschlag-Icon, gib die E-Mail-Adresse ein und klick auf Senden.

3. Du kannst auch einen persönlichen Text hinzufügen.

Tipp: Du kannst sie auch direkt anzeigen und ausdrucken oder über die Rechnungsliste exportieren.

Wie sende ich eine Rechnung nochmal, wenn sie nicht angekommen ist?

Wähle die Rechnung im Dokumentenbereich und klick nochmal auf „Rechnung senden“.
 Du kannst auch die E-Mail-Adresse ändern.

Kann ich die Empfänger-E-Mail ändern?

Ja – beim Senden der Rechnung kannst du die Adresse anpassen.

Kann ich Text zur E-Mail hinzufügen?

Ja – klick auf das Mail-Icon bei der Rechnung. Es öffnet sich ein Editor, in dem du:

• die Empfängeradresse bearbeiten

• formatierten Text hinzufügen (fett, kursiv, Listen etc.)

• die Mail vor dem Senden anschauen kannst.
   Die Rechnung wird als PDF angehängt und eine Kopie geht automatisch ans Admin-Postfach.
  
  

Rechnungsübersicht

Wo finde ich eine Übersicht der erstellten oder stornierten Rechnungen in der Reservierung?

Im Dokumentenbereich der Reservierung – nutz das Dropdown-Menü.

Wie bekomme ich eine Übersicht aller Rechnungen in einem Zeitraum?

Du kannst entweder die Rechnungsliste oder die Reservierungsliste nutzen.

1. Rechnungsliste

1. Modul Finanzen > Rechnungsliste

2. Zeitraum & Status wählen (alle, bezahlt, teilweise, offen)

3. Download-Bereich nutzen (Auswahl oder gesamter Zeitraum)

2. Reservierungsliste

1. Modul Reservierungen > Reservierungsliste

2. Zeitraum wählen

3. Ganz nach unten scrollen und Liste herunterladen.

Wo finde ich eine Übersicht offener Rechnungen?

Im Modul Finanzen unter Rechnungsliste – oder nutze die Debitorenliste.