Bij het koppelen van RoomRaccoon met je boekhoudsoftware zijn er twee veelgebruikte manieren waarop financiële informatie wordt gesynchroniseerd:

• Factuur-gebaseerde synchronisatie (facturen aanmaken en betalingen koppelen).

• Transactie-gebaseerde synchronisatie (een transactielijst maken op basis van grootboekrekeningen).

RoomRaccoon ondersteunt beide methodes met de volgende boekhoudsoftware:

• Xero

• Twinfield

• Exact

RoomRaccoon ondersteunt alleen transactie-gebaseerde synchronisatie met de volgende boekhoudsoftware:

• Snelstart

• E-boekhouden

• Unit4

• DATEV

• ADFinity Accounting

• Quickbooks

Dit artikel legt het verschil tussen de twee methodes uit aan de hand van een eenvoudig voorbeeld.

1. Facturen aanmaken en betalingen koppelen

Met deze methode stuurt RoomRaccoon gasten facturen rechtstreeks naar de boekhoudsoftware. Wanneer een betaling wordt ontvangen, wordt deze ook geboekt en aan de factuur gekoppeld. (Let op: er wordt nooit een betaling verzonden zonder dat deze in RoomRaccoon aan een factuur is gekoppeld).

Voorbeeld:

• Kamerprijs: €200

• Toeristenbelasting: €20

• Gast betaalt €220 met creditcard

• OTA rekent €20 commissie
  
  

Boekingen:

• Factuur aangemaakt

  • Debet: Debiteuren (Gast) → €220

  • Credit: Kameromzet → €200

  • Credit: Te betalen toeristenbelasting → €20

• Betaling geregistreerd

  • Debet: Bank (of Creditcard Clearing) → €220

  • Credit: Debiteuren → €220

• Commissiekosten

  • Debet: OTA-commissie kosten → €20

  • Credit: Bank (of Creditcard Clearing) → €20

Deze methode geeft je volledige gastniveau-inzichten in de boekhouding (wie wat verschuldigd is en welke facturen zijn betaald).

2. Transactielijst maken via grootboekrekeningen

Met deze methode stuurt RoomRaccoon gegroepeerde journaalposten in plaats van individuele facturen. Deze journaals worden meestal per dag gebundeld.

Voorbeeld:

• Kamerprijs: €200

• Toeristenbelasting: €20

• OTA-uitbetaling: €200 netto (na €20 commissie)
  
  

Journaalpost:

• Debet: Bank → €200

• Debet: OTA-commissie kosten → €20

• Credit: Kameromzet → €200

• Credit: Te betalen toeristenbelasting → €20

Deze methode geeft je een overzichtelijke financiële uitsplitsing zonder gastendetails. RoomRaccoon blijft in dit geval het systeem van registratie voor facturen en betalingen (debiteurenbeheer).

Welke methode moet ik gebruiken?

Samenvatting

• Facturen & Betalingen: gebruik dit als je gast balansen en facturen in je boekhoudsysteem wilt beheren.

• Transactielijst: gebruik dit als je overzichtelijke totalen wilt en de gasten details in de PMS wilt laten.

• Beide methodes zijn correct — de juiste keuze hangt af van de workflow en rapportage behoeften van je accountant.