Belangrijk: Deze handleiding is alleen voor hotels die al gebruikmaken van de Exact-koppeling in RoomRaccoon. Als je Exact nog moet instellen, volg dan eerst onze Exact Setup Guide.

Waarom overstappen?

Door over te stappen op de factuurbasis, kan RoomRaccoon nu factuurspecifieke gegevens naar Exact sturen — wat zorgt voor automatisch afletteren en minder handmatig boekhoudwerk.

Hoe schakel je over van kasboek naar factuurbasis

Volg deze stappen om je boekhoudinstellingen in RoomRaccoon aan te passen:

1. Ga naar je boekhoudinstellingen

• Open RoomRaccoon

• Ga naar het Boekhouding-module

• Klik op het tabblad Boekhoudinstellingen

2. Werk je kasboek bij

• Ga naar je Exact-omgeving

• Maak daar een kasboek aan met de naam “RoomRaccoon” (als dat nog niet bestaat)

• Ga terug naar RoomRaccoon

• In het kasboek veld kies je het kasboek “RoomRaccoon” dat je net hebt aangemaakt
  
  

3. Zet posten op factuurbasis aan

• Zoek het veld “boeken op factuurbasis” 

• Zet dit op “Ja” (als het op “Nee” of leeg staat)

• Klik op Opslaan – je wordt dan teruggestuurd naar het hoofdscherm van de boekhouding
  
  

4. Werk het algemeen kasboek bij

• Ga opnieuw naar het tabblad Boekhouding

• Zoek het veld “Algemeen dagboek”

• Kies hier het dagboek “Memoriaal” uit Exact (dit is het standaard algemene dagboek van Exact)

• Tip: Je kunt ook een eigen dagboek in Exact maken, zoals “Memoriaal RoomRaccoon”, en dat hier koppelen

5. Pas de overige instellingen aan

• Bij het veld “Bankbetalingen overslaan”: zet dit op “Ja” – omdat Exact deze transacties al bijhoudt, voorkom je hiermee dubbele boekingen

• Bij “Debiteurenrekening”: kies de juiste debiteurenrekening uit Exact – zo worden betalingen en facturen goed aan elkaar gekoppeld

Let op:

De overstap naar factuurbasis heeft alleen invloed op toekomstige facturen en transacties. Alles wat eerder via de kasboekmethode is verwerkt, blijft zoals het is en wordt niet automatisch overgezet.