Maak je financiële processen een stuk makkelijker en vergeet handmatig afletteren. Met de Exact-boekhoudkoppeling van RoomRaccoon worden je facturen en betalingen automatisch gesynchroniseerd met Exact — ofwel via het kasboek of op factuurbasis.

De Exact-boekhoudkoppeling

Exact is een krachtig boekhoudsysteem waarmee bedrijven hun administratie, cashflow, btw en rapportages kunnen beheren. Door RoomRaccoon aan Exact te koppelen, wordt je administratie makkelijker: facturen en betalingen worden automatisch overgezet — dat scheelt tijd, voorkomt fouten en zorgt voor een soepelere workflow.

Hoe de koppeling werkt

RoomRaccoon biedt twee manieren om te koppelen met Exact:

1. Kasboek-methode

• Alle transacties van een dag (facturen en betalingen) worden als één batch naar Exact gestuurd

• Je ziet alles in één overzichtelijk journaal

• Je moet de betalingen handmatig koppelen aan de facturen in Exact

• Er is dus wat handmatig werk nodig, vooral bij het afstemmen

2. Factuur-methode (met Matchset)

Dit is een modernere methode en maakt gebruik van de Matchset-functionaliteit, waardoor afletteren automatisch gebeurt:

• Elke factuur wordt apart verstuurd, mét metadata zoals factuurnummer en datum

• Als de betaling later binnenkomt — zelfs weken of maanden later — herkent Exact dit automatisch en koppelt de betaling aan de juiste factuur

Voorbeeld:
 Een gast krijgt op 10 januari een factuur en betaalt op 15 april.
 Dankzij Matchset koppelt Exact de betaling automatisch aan die factuur.

Voorbereiding voor de koppeling

Zo vraag je de Exact-koppeling aan

Ga naar het Marketplace-gedeelte in je RoomRaccoon-platform.
 Onder de categorie Boekhouding, zoek je Exact en klik je op het “+”-icoontje ernaast.
 Hiermee wordt automatisch een supportticket aangemaakt. Eén van onze accountmanagers neemt dan contact met je op om je verder te helpen.

Dit moet je aanleveren voor de setup

Om de koppeling goed in te stellen, moet je een aantal gegevens aanleveren (je boekhouder of Exact-beheerder kan hierbij helpen). Pas dan kan RoomRaccoon de koppeling autoriseren en afmaken.

Verplicht:

• Administratiecode

• Dagboek (kascode)

• Btw-code voor Logies

• Datum vanaf wanneer er gesynchroniseerd mag worden

Niet verplicht, maar wel handig:

• Grootboekrekeningen per betaalmethode (bijv. Visa, iDeal, OTA, enz.)

• Winst-en-verlies-categorieën (bijv. Logies, Toeristenbelasting)

Zo weet je zeker dat al je financiële data op de juiste plek terechtkomt in je boekhouding.

Wat RoomRaccoon voor je doet

Zodra we je ingevulde setupformulier hebben ontvangen:

• Stellen we je administratiecode in RoomRaccoon in

• Als de code klopt, worden de grootboekvelden actief

• Je krijgt hulp bij het toewijzen van je omzetstromen en betaalmethodes aan de juiste grootboeken via Instellingen > Grootboekrekeningen

• Daarna kun je je eerste synchronisatie starten via het Boekhoud-dashboard