RoomRaccoon Release 25.1

Gewijzigd op Di, 21 Jan om 9:41 AM

** Nieuwe functionaliteiten

Maak kennis met ROCCO!

Graag stellen we Rocco aan je voor, ons nieuwste teamlid dat speciaal is ontworpen om onze missie te versterken: het bieden van dynamische, hands-on ondersteuning aan onafhankelijke hoteliers zoals jij. Rocco is niet zomaar een assistent – hij wordt aangedreven door AI en zit boordevol kennis om je te helpen het beste uit het platform van RoomRaccoon te halen.

Rocco’s superkrachten

Of je nu Engels, Frans, Duits of een andere taal spreekt, Rocco spreekt alle talen die RoomRaccoon ondersteunt.
Rocco staat altijd voor je klaar, 24/7.
Je kunt met Rocco chatten, ongeacht welk abonnement je hebt.
Van functies en upgrades tot release-details en stap-voor-stap instructies: Rocco geeft heldere, bruikbare inzichten en begeleiding!

Wat kan Rocco voor jou doen?

Leer alles over nieuwe functionaliteiten, hoe je ze gebruikt en waarom ze nuttig zijn.
Krijg gedetailleerde, stap-voor-stap begeleiding voor onze nieuwste functies.
Als Rocco ergens geen antwoord op heeft (wat zeldzaam is!), wordt je vraag doorgestuurd naar een medewerker voor verdere hulp.

Live meldingen voor terugboekingen & upsell add-ons via inbox

We introduceren realtime meldingen in het RoomRaccoon-platform, zodat je team altijd op de hoogte is van belangrijke updates!

Zo werkt het:

Bel icoon meldingen: Meldingen verschijnen onder het bel icoon rechtsboven in je scherm.
Inbox module: Klik op de melding om het volledige bericht in je inbox te bekijken of open al je meldingen via de inbox module aan de linkerkant van je scherm.

En dit is nog maar het begin! Voor nu kun je de volgende meldingen verwachten:

Upsell add-ons: Krijg een melding zodra een gast een upsell-item toevoegt tijdens het online inchecken.
Nieuwe terugboekingen: Blijf op de hoogte van terugboekingen met directe meldingen die je doorverwijzen naar het Terugboekingen dashboard, waar je eenvoudig een claim kunt betwisten.

Deze functie is ontworpen om je processen te versoepelen en ervoor te zorgen dat je team altijd op de hoogte is!

Aangepaste overzichten genereren in het boekersprofiel

Het beheren van de financiële administratie is nu een stuk eenvoudiger en transparanter! We hebben twee handige overzichten toegevoegd aan het boekersprofiel: Betalingsoverzicht en Debiteurenoverzicht.

Waar zijn deze goed voor?

Betalingsoverzicht
Zie dit als een financieel dagboek voor elke boeker. Het is een chronologisch overzicht van alle interacties, zoals facturen, betalingen, restituties, creditnota’s en transacties via een virtuele portemonnee. Net als een gedetailleerd bankafschrift geeft het je een helder beeld van het saldo van de boeker over een door jou gekozen periode.

GOED OM TE WETEN
Vergeet niet om de e-mail in te stellen in de module Documenten voordat je deze nieuwe functie gebruikt!

Zo werkt het:

Ga naar Boekers & Gasten, selecteer een boeker uit je lijst en klik op ‘Bekijk overzichten’.
Kies ‘Betalingsoverzicht’ in het keuzemenu.
Gebruik de datumkiezer om een periode te selecteren, of dit nu een maand, een jaar of vorige week is.
Klik op ‘Volgende’ om de boeker een duidelijk overzicht van hun financiële activiteiten per e-mail te sturen.

Debiteurenoverzicht
Dit is je overzicht voor alle onbetaalde facturen en openstaande betalingen van een specifieke boeker. Ideaal om openstaande betalingen te beheren en achterstallige rekeningen op te volgen.

Zo werkt het:

Ga naar Boekers & Gasten, selecteer een boeker uit je lijst en klik op ‘Bekijk overzichten’.
Kies ‘Debiteurenoverzicht’ in het keuzemenu.
Selecteer een datum, en het dashboard toont alle openstaande bedragen tot dat moment.
Kies de overzichten die je wilt verzenden en klik op ‘Volgende’.
Stuur een e-mail met een betaalverzoek naar de boeker, inclusief een individuele link om elke openstaande factuur veilig online te betalen.

Zo kunnen je boekers eenvoudig hun openstaande balans vereffenen!

Het genereren van een banqueting overzicht

Het banqueting overzicht is jouw belangrijkste document voor naadloos beheer van evenementen. Hiermee kun je alle details, taken en benodigdheden voor een specifiek evenement overzichtelijk plannen, zoals catering, zaalopstelling en apparatuur. Een banqueting overzicht kan aan elke reservering worden toegevoegd, of het nu gaat om groepsreserveringen of het beheer van zakelijke ruimtes in grijze kamers.

Wat is er nieuw?

Je kunt specifieke tijden en opmerkingen toevoegen aan de agenda van het banqueting overzicht.
Genereer een uitgebreide PDF met één klik via de knop "Banqueting overzicht" in de reservering.

Zo werkt het:

Open een reservering vanuit de kalender.
Ga naar "Add-ons".
Voeg een add-on toe (vooraf opgeslagen of aangepast, factureerbaar of niet, zoals extra stoelen of apparatuur).
Selecteer de kamer(s) en de dag(en) waarop de add-on nodig is.
Vink "Toevoegen aan banqueting overzicht" aan om het aan de agenda toe te voegen.
Voeg optioneel een specifieke tijd en opmerkingen toe voor meer duidelijkheid.
Klik op "Toevoegen en Opslaan" om de add-on te bevestigen.
Ga naar het tabblad "Banqueting overzicht" om het bijgewerkte overzicht te genereren en uit te printen voor jouw team.

Dashboards en rapporten voor aanbetalingen | Uitsluitend voor Premium en Enterprise abonnees

Eindelijk kunnen alle Premium- en Enterprise-gebruikers nu gebruikmaken van onze vier handige dashboards en rapporten voor aanbetalingen, waarmee je realtime inzicht krijgt in vooruitbetalingen, gastensaldi en passiva, zodat je financiële administratie altijd klopt.

Let op: Deze dashboards en rapporten volgen alleen vooruitbetalingen op directe reserveringen.

Dashboard aanbetalingen en in-house overzicht

Bekijk alle aanbetalingen, terugbetalingen en in-house saldi in één oogopslag.
Zorg ervoor dat aanbetalingen als passiva worden geregistreerd, zodat ze niet voortijdig als inkomsten worden geboekt.

Aanbetalingsrapport (te downloaden)

Gebruik de datumkiezer om reserveringen met aanbetalingen te identificeren en het rapport te downloaden.
Bekijk voor elke aanbetaling het reserverings-ID, bedrag, betaalmethode en gastprofiel.

Migratierapport aanbetalingen (te downloaden)

Zie hoe aanbetalingen worden omgezet naar in-house saldi wanneer gasten inchecken.
Identificeer gasten die zijn ingecheckt en waarbij de aanbetalingen zijn omgezet naar in-house omzet.

Dashboard in-house saldo overzicht

Bekijk alle gasten die momenteel in je accommodatie verblijven.
Houd openstaande saldi van gasten en boekers in de gaten.
Volg hoe saldi veranderen van negatief (aanbetalingen zijn passiva) naar positief (uitstaande schuld) naarmate gasten diensten gebruiken.

** Verbeteringen

E-mailmelding voor add-on upsells

Ontvang een e-mail zodra gasten een add-on toevoegen tijdens het online inchecken. Zo blijf je altijd op de hoogte!

Schakelen tussen meerdere accounts (Multi-property)

Het beheren van meerdere accommodaties in RoomRaccoon wordt wat makkelijker. Of je nu omzetrapporten vergelijkt of gastgegevens checkt, het wisselen tussen accounts verloopt nu soepel:

Als je van account wisselt, blijf je op de huidige pagina — geen automatische terugkeer meer naar de kalenderweergave.
Als de pagina in je andere account niet beschikbaar is, word je doorgestuurd naar de homepagina (de kalender) als back-up.

Automatisch uitloggen bij inactiviteit

We snappen dat automatisch uitloggen irritant kan zijn! Het is echter belangrijk om je account veilig te houden en te beschermen tegen nieuwsgierige blikken als je even wegloopt. Maar soms ben je gewoon even een kop koffie halen of help je een gast met het vinden van hun kamer.

Om dit te verbeteren, hebben we een pop-up venster toegevoegd dat aftelt om uit te loggen na 22 minuten inactiviteit:

Een melding verschijnt, waarmee je eenvoudig je sessie kunt verlengen met één klik.
Heb je meer tijd nodig? Klik op “Doorgaan”.
Als je het aftellen, kun je gewoon opnieuw inloggen en verdergaan waar je gebleven was.

Dit houdt je account veilig terwijl je toch wat meer flexibiliteit hebt tijdens drukke momenten.

RoomRaccoon Betalingen: Limiet voor terugbetalingen

Om veilige en efficiënte betalingen te waarborgen, hebben we een limiet van -€1000 ingesteld voor terugbetalingen in je RoomRaccoon betalingssaldo.

Bij het verwerken van een terugbetaling wordt het bedrag afgetrokken van je beschikbare betalingssaldo.
De limiet van -€1000 voorkomt dat je account in een te groot negatief saldo komt, wat je financiële transacties beschermt.
Als een verzoek deze limiet zou overschrijven, ontvang je een foutmelding. Je kunt dan wachten tot nieuwe betalingen van gasten je saldo aanvullen voordat je doorgaat.

Op deze manier wordt RoomRaccoon beschermd tegen financiële risico's, terwijl je toch over de middelen beschikt om je terugbetalingen op een verantwoorde manier te beheren en je bedrijfsvoering soepel te laten verlopen.

** Marktplaats verbeteringen

Lightspeed L-Series volledige omzet push

We hebben nu een volledige omzet push toegevoegd voor de Lightspeed L-serie, waardoor de POS-integratie verder gaat dan alleen kamerprijzen. Dit is wat het voor je doet:

Uitgebreid bijhouden van omzet: Alle omzet die via je POS wordt gegenereerd, inclusief bar- en restauranttransacties van zowel hotelgasten als niet-hotelgasten, wordt nu automatisch aan het eind van elke dag naar RoomRaccoon gestuurd.
Gecombineerde managementrapportage: Bekijk de totale omzet van je bedrijf – hotel én POS – direct in RoomRaccoon. Toegang tot het managementrapport krijg je via de functie ‘dagelijkse omzet sluiten’. Dit rapport biedt een volledige uitsplitsing van de gecombineerde omzet, zodat je een nauwkeurig financieel overzicht hebt na de dagelijkse afsluiting.

Verbetering Twinfield en Exact factuuroverzicht

We bieden je meer flexibiliteit in hoe je financiële gegevens worden beheerd in Twinfield en Exact Online!

Met deze update kun je nu kiezen om:

Logboeken te versturen: Blijf bij de traditionele werkwijze en stuur boekhoudkundige logboeken rechtstreeks naar je systeem.
Gebruik te maken van de factuur sectie: Zet facturen automatisch over naar de “Factuur”-sectie van je boekhoudsysteem, zodat alles overzichtelijk en goed georganiseerd blijft.

Deze extra opties stellen je in staat om de integratie aan te passen aan jouw werkwijze. Of je nu gedetailleerde logboekvermeldingen wilt of een gestroomlijnde aanpak voor factuurbeheer, jij houdt meer tijd over om je op je gasten te richten terwijl je administratie perfect op orde blijft!