Wat is het verschil tussen groepsreserveringen en gekoppelde reserveringen? 

Bij een groepsreservering moeten alle reserveringen dezelfde in- en uitcheckdatum hebben, terwijl gekoppelde reserveringen verschillende datums kunnen hebben. 

Groepsreserveringen 

Hoe maak ik een groepsreservering aan?

Volg dit artikel over hoe je een groepsboeking aanmaakt. 

Gekoppelde Reserveringen

Wat zijn gekoppelde reserveringen?

RoomRaccoon biedt de functionaliteit om twee of meer reserveringen met verschillende data te koppelen. Dit kan bijvoorbeeld wanneer een gast twee reserveringen heeft gemaakt met opeenvolgende data en deze wil samenvoegen. 

Wat zijn de voorwaarden voor een gekoppelde reservering?

Houd rekening met de volgende voorwaarden om reserveringen succesvol te kunnen koppelen:

• Er mag nog geen betaling of factuur staan in de reservering die je wilt koppelen, betalingen kunnen pas in de hoofdreservering worden geplaatst nadat het koppelen is voltooid.

• De reservering kan niet worden gekoppeld aan reserveringen die via een OTA (bijvoorbeeld Booking.com) zijn geboekt, in het geval van kanaalwijzigingen kan de reservering niet meer worden verwerkt. Om een OTA-reservering te koppelen moet dit rechtstreeks vanuit de OTA gebeuren en niet via RoomRaccoon.

• De reservering die je probeert te koppelen mag nog niet gekoppeld zijn aan andere reserveringen. Reservering A kan niet gekoppeld worden aan reservering B als reservering B al gekoppeld is aan reservering C. Je kunt wel een koppeling maken van reservering B naar reservering A.

Waarom kan ik deze reservering niet koppelen? 

Controleer svp de voorwaarden, het kan zijn dat je een OTA-reservering probeert te koppelen of dat deze al aan een andere reservering is gekoppeld. 

Hoe koppel ik twee (2) reserveringen met verschillende data? 

Dit kun je doen door de reserveringen te koppelen. Volg hiervoor deze eenvoudige stappen:

1. Open de eerste reservering;

2. Klik op het link-icoon en vul het reserveringsnummer in dat je wilt koppelen. Let op: je kunt hier niet zoeken op naam van de boeker of gast. Vergeet niet op opslaan te klikken;

3. De reserveringen zijn nu gekoppeld. Je kunt nu betalingen en facturen beheren vanuit de hoofd reservering.

Belangrijk: Als er al een betaling of factuur is geregistreerd, kan deze niet meer gekoppeld worden aan de hoofd reservering.

Hoe annuleer ik een gekoppelde reservering? 

Als je een gekoppelde reservering annuleert, moet je ze afzonderlijk annuleren. Voorbeeld: als je reservering A annuleert, wordt reservering B niet automatisch geannuleerd. Je moet naar binnen gaan en reservering B ook annuleren. 

Hoe ontkoppel je een reservering?

Om een reservering los te koppelen, volg je deze stappen:

1. Open de hoofd reservering.

2. Scroll naar beneden naar het gedeelte gekoppelde reserveringen.

3. Klik op de knop ontkoppel reservering naast de reservering die je wilt verwijderen.

Zodra de reservering is losgekoppeld, kan deze apart beheerd worden.

Belangrijk: Als er een factuur is aangemaakt in de hoofd reservering die de gekoppelde reservering bevat, is het niet mogelijk om deze direct los te koppelen. Je moet eerst een creditnota aanmaken om de factuur ongedaan te maken.

Geannuleerde reserveringen

Waar vind ik een overzicht van geannuleerde boekingen? 

Er zijn 3 verschillende plekken in je account waar je geannuleerde reserveringen kunt vinden:

1. Om te controleren of er nieuwe annuleringen zijn, gebruik je het boekingen dashboard. 

Ga naar de module Boekingen > Dashboard boekingen en scroll naar beneden naar het gedeelte Nieuwe boekingen & annuleringen.

2. Gebruik de kalender als je op de hoogte wilt zijn van annuleringen op een specifieke datum.

Ga naar de kalender > Klik op de datum die je wilt controleren op annuleringen en open het dagelijks overzicht.

3. Als je een overzicht wilt van alle annuleringen over een bepaalde periode, gebruik dan de reserveringslijst.

Ga naar Boekingen > Reserveringslijst. Selecteer de periode en de status 'geannuleerd'.

Hoe annuleer ik een boeking? 

Om een reservering te annuleren hoef je alleen maar de status van de reservering te wijzigen in 'geannuleerd'.

Belangrijk om te weten:

• Als de boeking is gemaakt via een OTA, moeten annuleringen worden gedaan op de OTA door contact op te nemen met de OTA en de annulering aan te vragen. Dit wordt dan doorgegeven aan RoomRaccoon.

• Zorg ervoor dat je je annuleringsvoorwaarden hebt ingesteld voor directe boekingen. Dit doe je in de Booking Engine module > BE Setup en scroll naar beneden naar het boekingsvoorwaarden veld. Meer info in dit artikel.