De functie creditcards opslaan in het gastenprofiel geeft je meer flexibiliteit bij het verwerken van betalingen in RoomRaccoon. Je kunt nu veilig creditcards opslaan en beheren per gast of kamer binnen een reservering — niet alleen voor de hoofdboeker.

Dit is ideaal voor reserveringen met meerdere kamers of groepsboekingen, waarbij elke gast zijn eigen kaart wil gebruiken. Elke kaart wordt veilig opgeslagen via je betalingsprovider, zodat je snel, veilig en nauwkeurig de juiste kaart kunt belasten.

Belangrijk: Om deze functie te gebruiken, moeten Card Not Present (CNP) betalingen zijn geactiveerd in je RaccoonPay- of Peach Payments-account.

Als CNP niet is ingeschakeld, wordt de optie om kaarten op te slaan niet weergegeven. Neem contact op met RoomRaccoon Support om CNP te laten activeren voordat je deze functie gebruikt.

Opmerking: Als Peach Payments jouw betalingsprovider is, neem dan rechtstreeks contact met hen op.

Belangrijkste voordelen

• Meerdere kaarten per reservering – sla één kaart per gast of kamer op.

• Veilige opslag – alle kaarten worden versleuteld en opgeslagen via je betalingsprovider.

• Snellere betalingen – selecteer een opgeslagen kaart direct uit een dropdownmenu.

• Duidelijke identificatie – kaarten worden gelabeld met de naam van de kaarthouder en kamernummer.

• Volledige transparantie – elke betaling wordt automatisch geregistreerd in de Reservation Timeline.

Toegang tot de functie

1. Ga naar de Reserveringen.

2. Open een bestaande reservering of maak een nieuwe aan en sla deze eerst op.

3. In de sectie gasteninformatie zie je een veld creditcard informatie voor elke gast.

Hoe het werkt

1. Een creditcard toevoegen voor een gast

• Open de reservering en scroll naar de sectie creditcard informatie onder de gastgegevens.

• Vul de volgende kaartinformatie in:

  • Kaarttype

  • Naam kaarthouder

  • Kaartnummer

  • Vervaldatum (MM/JJJJ)

  • CCV

• Klik op Opslaan.

Zodra de kaart is opgeslagen, wordt deze veilig bewaard via de betalingsprovider.
 Je kunt de kaart vervolgens gebruiken voor Card Not Present (CNP) betalingen rechtstreeks vanuit RoomRaccoon.

2. Een opgeslagen creditcard belasten

Bij het uitvoeren van een CNP betalingen:

1. Selecteer opgeslagen creditcard.

2. Kies uit de dropdown van opgeslagen kaarten die aan de reservering zijn gekoppeld.

   • Elke kaart toont de gastnaam en het kamernummer (bijv. John Smith | Room 108).

3. Selecteer de juiste kaart en klik op creditcard belasten.

Alle transacties worden automatisch toegevoegd aan de reserveringstijdlijn, zodat je volledige inzage hebt in elke betaling actie.

3. Wanneer er al een kaart is gekoppeld

Als er al een kaart voor een gast is opgeslagen, verschijnt dit bericht: “De gast heeft al een creditcard gekoppeld”. Je kunt dan:

• De creditcard loskoppelen om de kaart te verwijderen, of

• De bestaande kaart blijven gebruiken.

Zo voorkom je dat bestaande betaalmethodes per ongeluk worden overschreven.

Veiligheid en compliance

RoomRaccoon zorgt ervoor dat alle opgeslagen creditcards veilig worden behandeld en voldoen aan de hoogste compliance-standaarden:

• PCI-DSS compliant

• Versleutelde, token-gebaseerde opslag

• Geen gevoelige kaartgegevens opgeslagen in RoomRaccoon zelf

• Alleen veilige opgeslagen-referenties worden bewaard, zodat betalingen veilig kunnen worden verwerkt

Best practices

• Controleer altijd het e-mailadres van de gast voordat je een kaart opslaat — dit koppelt aan het juiste boekerprofiel.

• Voor groepsboekingen: sla één kaart per gast of kamer op om verdeelde rekeningen eenvoudig te maken.

• Controleer bij het afrekenen altijd de naam van de kaarthouder en kamernummer in de dropdown voordat je de kaart belast.