Impostazione dei conti (Ledger) e mappatura

Perché il sistema non accetta i codici ledger che ho inserito?

Di solito questo accade per una formattazione errata o per caratteri non validi. Assicurati che i codici ledger siano numerici e conformi al tuo piano dei conti (non devono contenere caratteri speciali come /, -, ecc.). Se il problema persiste, contatta il supporto.

Voglio modificare il numero di conto dei ledger di pagamento (es. carta EC, bonifico). Come posso fare?

Se utilizzi solo l’upgrade dei report finanziari, le modifiche ai ledger di pagamento devono essere richieste tramite il supporto. Invia una mappatura chiara dei codici attuali e dei nuovi codici da applicare (es. cambiare “Altri pagamenti” da 1234 a 1235).
Se hai un’integrazione contabile attiva, puoi andare su Finance > Accounting Settings e modificare autonomamente i ledger di pagamento.

Posso assegnare ledger diversi a differenti metodi di pagamento o supplementi?

Per i supplementi, vai su La mia struttura > Supplementi. Crea un nuovo supplemento oppure aprine uno esistente e assegna qui il ledger.

Metodi di pagamento supportati da RoomRaccoon:

• 3DS

• AMEX

• Bancontact

• Bankcard

• Booker Balance (portafoglio virtuale)

• Contanti

• EFT (bonifico)

• Giftcard

• Giropay

• iDEAL

• Maestro

• Mastercard

• Cardholder-not-present (CNP)

• Multibanco

• OTA

• Stripe

• Terminal

• Virtual

• Visa

• Commissione OTA

• Pagamenti (non allocati)

I metodi disponibili dipendono dal paese della struttura.

Mi manca un’opzione ledger quando provo a mappare un metodo di pagamento. Cosa devo fare?

Potrebbe non essere stato ancora creato. Se hai un’integrazione contabile, vai su Finance > Accounting Settings > Ledgers per aggiungerlo. In alternativa, contatta il supporto.

Come gestisco rimborsi o cancellazioni nel riepilogo dei ledger?

Per i rimborsi, seleziona l’opzione Refund per il pagamento che stai rimborsando. Se il rimborso viene fatto con un metodo diverso, aggiungi un pagamento negativo e seleziona il metodo usato.
Per le cancellazioni:

• Se l’importo viene rimborsato, segui i passaggi sopra e imposta lo stato su “Cancellata”;

• Se la struttura trattiene l’importo, crea un supplemento chiamato “Penale di cancellazione”, azzera il valore della prenotazione e poi crea la fattura collegandola al pagamento.

Report finanziari ed esportazioni

Perché i totali del Finance Report non corrispondono al Revenue Breakdown?

Perché servono a scopi diversi e si basano su logiche differenti.

• Revenue Reports: strumenti gestionali basati sul dettaglio giornaliero delle prenotazioni. Utili per forecast, pricing e analisi delle performance. Possono dividere il ricavo tra mesi diversi.

• Financial Reports: strumenti contabili basati sulla data della fattura. Riflettono i dati solo dopo l’emissione della fattura (ledger e pagamenti).

I due report sono entrambi fondamentali, ma non devono essere confrontati tra loro.

Come posso esportare il Finance Report per mese o anno?

Vai su Finance > Finance Reports. Accanto all’anno, in alto a sinistra, seleziona l’anno da scaricare.
Per esportare un mese, clicca il pulsante Download accanto al mese desiderato.

Posso automatizzare l’esportazione settimanale dei Finance Report?

Al momento, le esportazioni possono essere generate solo su base mensile.

Perché vedo voci di ricavo duplicate nel Finance Report?

Potrebbe indicare doppi addebiti o rimborsi. Controlla i dettagli della prenotazione o la cronologia dei supplementi per verificare.

Come posso creare un report che mostri il ricavo per camera?

Puoi creare un report personalizzato tramite la scheda Prenotazioni, anche se non è ideale per scopi contabili.

Revenue Groups e mappature

Perché il ricavo non appare nel gruppo corretto sul dashboard?

Dipende dalla configurazione dei ledger. Controlla la mappatura in Finance > Ledgers e nella sezione Supplementi.

Possiamo dividere il ricavo di un prodotto in più Revenue Group?

No. Ogni prodotto può essere mappato a un solo Revenue Group. Se necessario, duplica il prodotto e assegna mappature diverse.

Come verifico quale ledger e quale Revenue Group è assegnato a un prodotto?

Controlla:

• La mia struttura > Supplementi per la connessione prodotto–ledger

• Finance > Ledgers per la mappatura ledger–revenue group

• Impostazione del Piano tariffario per verificare che i supplementi siano inclusi correttamente

Non capisco come funzionano i Revenue Group. Dove posso saperne di più?

Ti consigliamo di leggere l’articolo Come utilizzare i Gruppi di Fatturazione in RoomRaccoon.

Posso assegnare aliquote IVA diverse a ledger diversi?

Sì, le aliquote IVA possono essere configurate per ogni ledger in Finance > Ledgers.

Integrazioni e casi pratici

Possiamo programmare una call con il nostro commercialista per chiarire la mappatura dei ledger?

Sì! Richiedi una call tramite la chat di supporto e indica gli argomenti da trattare.

Come faccio a sapere se Xero sta ricevendo le scritture contabili corrette?

Controlla la sezione Accounting Settings sotto Finance e verifica che i ledger per pagamenti/non allocati siano mappati correttamente. Puoi anche controllare lo storico journal in Xero.

Cosa succede se un addebito POS viene assegnato alla camera sbagliata? Può essere rimosso?

Gli addebiti POS non possono essere eliminati per ragioni di audit.
Devi registrare un supplemento negativo utilizzando lo stesso ledger e revenue group.

Come posso stornare un addebito POS errato?

Utilizza un supplemento negativo con gli stessi dettagli dell’addebito originale, così da garantire tracciabilità e conformità.

Perché non posso eliminare un supplemento aggiunto per errore?

RoomRaccoon garantisce trasparenza nei report finanziari. Per questo le voci non si eliminano: devi invece usare un supplemento negativo per annullarle.