Configuración y asignación de libros contables 

¿Por qué el sistema no acepta los códigos de libro contable que introduje?

Normalmente ocurre por formato incorrecto o caracteres no válidos. Asegúrate de que los códigos sean numéricos y coincidan con tu estructura contable. No deben incluir caracteres especiales como /, -, etc. Si el problema continúa, contacta con soporte.

Quiero cambiar el número de cuenta de los métodos de pago (por ejemplo, tarjeta EC, transferencia bancaria). ¿Cómo lo hago?

Si solo utilizas la actualización de informes financieros, los cambios de códigos de libro contable para métodos de pago deben solicitarse a soporte. Facilita un mapeo claro de los códigos actuales y los nuevos, por ejemplo: cambiar Otros pagos de 1234 a 1235.

Si tienes una conexión contable, ve a Finanzas > Configuración contable y podrás actualizar los ledgers allí.

¿Puedo asignar diferentes libros contables a diferentes tipos de pago o complementos?

Sí. Para complementos, ve a Mi Propiedad > Complementos, crea o abre un complemento y asigna el libro contable allí.

Métodos de pago disponibles en RoomRaccoon

(La disponibilidad depende del país del alojamiento).

• 3DS

• AMEX

• Bancontact

• Bankcard

• Saldo del reservante (monedero virtual)

• Efectivo

• EFT (transferencia bancaria)

• Tarjeta regalo

• Giropay

• iDEAL

• Maestro

• Mastercard

• Cardholder-not-present (CNP)

• Multibanco

• OTA

• Otros

• Stripe

• Terminal

• Virtual

• Visa

• Comisión OTA

• Pagos (sin asignar)

Me falta una opción de libro contableal mapear un método de pago. ¿Qué hago?

Es posible que el libro contable aún no haya sido creado. Si tienes conexión contable, ve a Finanzas > Configuración contable > Ledgers para añadirlo. Si no, contacta con soporte.

¿Cómo gestiono reembolsos o cancelaciones en la vista de libros contables?

Reembolsos: selecciona la opción de reembolso correspondiente al pago original. Si el reembolso se hace con otro método, añade un pago negativo y selecciona el método utilizado.

Cancelaciones:

• Si se devuelve el importe, sigue los pasos anteriores y cambia el estado a Cancelada.

• Si el hotel retiene el importe, crea un complemento llamado Gasto por cancelación, pon el valor de la reserva a cero y genera una factura enlazada al pago.

Informes y exportaciones financieras

¿Por qué el total del Informe Financiero no coincide con mi desglose de ingresos?

Porque ambos informes sirven para fines distintos:

Informes de ingresos

• Se basan en desgloses diarios de reservas.

• Sirven para previsiones, precios y análisis de rendimiento.

• Pueden dividir ingresos entre meses cuando una estancia abarca más de uno.

• Son herramientas de gestión.

Informes financieros

• Se basan en la fecha de factura.

• Solo muestran datos una vez emitidas las facturas.

• Incluyen libros contables y pagos.

• Se utilizan para contabilidad, cumplimiento y salud financiera.

No deben compararse directamente.

¿Cómo exportar el Informe Financiero por mes o año?

Ve a Finanzas > Informes financieros.
En la parte superior izquierda selecciona el año.
Para el mes, haz clic en Descargar junto al mes deseado.

¿Puedo automatizar la exportación semanal del Informe Financiero?

De momento, los informes deben generarse mensualmente.

¿Por qué veo ingresos duplicados en el Informe Financiero?

Puede indicar cargos o reembolsos duplicados.
Revisa los detalles de la reserva o el historial del complemento.

¿Cómo crear un informe que muestre ingresos por habitación?

Puedes construir un informe personalizado desde la pestaña Reservas, aunque no es ideal para contabilidad.

Grupos de ingresos y mapeo

¿Por qué los ingresos no aparecen en el grupo correcto en el panel?

Depende de cómo estén configurados los libros contables. Revisa la asignación en Finanzas > Libros contables y en los Complementos.

¿Podemos dividir los ingresos de un producto en varios grupos de ingresos?

No. Cada producto solo puede asignarse a un grupo de ingresos. Si necesitas separar ingresos, duplica el producto y mapea cada uno por separado.

¿Cómo verifico qué libro contable y grupo de ingresos tiene asignado un producto?

Revisa:

• Mi Propiedad > Complementos para ver el libro contable asignado al producto

• Finanzas > Libros contables para ver cómo se mapea ese libro contable al grupo de ingresos

• Configuración del plan de tarifas si el complemento forma parte de un paquete

No entiendo cómo funcionan los grupos de ingresos. ¿Dónde puedo aprender más?

Recomendamos leer el artículo Cómo funcionan los grupos de ingresos en RoomRaccoon.

¿Puedo asignar diferentes tipos de IVA a distintos libros contables?

Sí, el IVA puede configurarse por libro contable en Finanzas > Libros contables.

Integraciones y casos prácticos

¿Podemos programar una llamada con nuestro contable para revisar el mapeo?

Sí. Solicita una llamada mediante el chat de soporte.

¿Cómo sé si Xero está recibiendo los asientos contables correctos?

Revisa la pestaña Configuración contable en Finanzas y asegúrate de que los libros contables de pagos/sin asignar estén correctamente mapeados. También puedes verificar el historial de asientos en Xero.

¿Qué ocurre si un cargo del POS se asigna a la habitación equivocada? ¿Se puede eliminar?

No, por motivos de auditoría los cargos POS no pueden eliminarse. Debes crear un complemento negativo con el mismo libro contable y grupo de ingresos.

¿Cómo revertir un cargo POS incorrecto?

Crea un complemento negativo con los mismos datos que el cargo original. Esto garantiza trazabilidad y cumplimiento.

¿Por qué no puedo eliminar un complemento añadido por error?

RoomRaccoon aplica transparencia contable. En lugar de eliminar, se debe revertir mediante un complemento negativo.