Grootboekrekeningen instellen

Waarom accepteert het systeem de grootboekrekening codes die ik invoer niet?

Dit gebeurt meestal door verkeerde opmaak of ongeldige tekens. Controleer dat je codes numeriek zijn en overeenkomen met je boekhoudstructuur. Speciale tekens zoals / of – mogen niet worden gebruikt. Blijft het probleem bestaan? Neem dan contact op met Support.

Ik wil het rekeningnummer wijzigen voor betaling-grootboekrekening (bijv. EC card, bank transfer). Hoe doe ik dat?

Gebruik je alleen de Financiële Rapportages-upgrade, dan moet je wijzigingen in betaling-grootboekrekening-codes via Support aanvragen. Geef een duidelijke mapping van huidige codes en gewenste codes, bijvoorbeeld: wijzig ‘andere betalingen’ van 1234 naar 1235.
Heb je een accounting-koppeling, ga dan naar Boekhouding > Boekhoudinstellingen. Je kunt daar zelf de betaling-grootboekrekeningen wijzigen.

Kan ik verschillende ledgers koppelen aan verschillende payment types of add-ons?

Voor add-ons: ga naar Mijn Accommodatie > Add-ons. Maak een nieuwe add-on aan of open een bestaande en wijs daar de grootboekrekening toe.

Welke betaalmethodes ondersteunt RoomRaccoon?

RoomRaccoon ondersteunt de volgende betaalmethoden (afhankelijk van het land):

• 3DS

• AMEX

• Bancontact

• Bankcard

• Booker Balance (virtual wallet)

•  Cash

• EFT (bank transfer)

• Giftcard

• Giropay

• iDEAL

• Maestro

• Mastercard

• Cardholder-not-present (CNP)

• Multibanco

• OTA

• Other

• Stripe

• Terminal

• Virtual

• Visa

• OTA Commission

• Payments (unallocated)

Ik mis een grootboekrekening-optie wanneer ik een betaalmethode wil koppelen. Wat moet ik doen?

Waarschijnlijk is deze ledger nog niet aangemaakt. Met een accounting-koppeling kun je deze toevoegen in Boekhouding > Grootboekrekeningen. Anders kun je contact opnemen met Support. 

Hoe verwerk ik terugbetalingen of annuleringen in het grootboekrekening overzicht?

Voor terugbetalingen: selecteer de terugbetaal-optie bij de betaling die wordt terugbetaald.

Is de terugbetaling via een andere betaalmethode gedaan? Voeg dan een negatieve betaling toe en kies de juiste betaalmethode. 

Voor annuleringen:

• Wordt het bedrag terugbetaald, volg dan het bovenstaande terugbetalingsprocedure en wijzig de status naar “Geannuleerd”.

• Houdt het hotel het geld? Maak dan een add-on voor annuleringskosten aan en zet de reserveringswaarde op nul. Maak vervolgens een factuur en koppel deze aan de betaling.

Financiële Rapportages & Exports 

Waarom komen de totalen in het financiële rapport niet overeen met mijn omzet overzicht?

Omzet rapportages en financiële rapportages hebben verschillende doelen:

• Omzet rapportages zijn management tools gebaseerd op de afspraken van reserveringen. Ze helpen bij voorspellingen, prijsstelling en trendanalyse. Ze kunnen omzet spreiden over maanden wanneer een verblijf een maand grens overschrijdt.

• Financiele rapportages zijn boekhoudtools gebaseerd op de factuurdatum. Ze tonen gegevens zodra facturen zijn uitgegeven en bevatten grootboekrekeningen en betalingen.
  Beide zijn belangrijk, maar mogen niet direct worden vergeleken.

Hoe exporteer ik het financiële rapport per maand of jaar?

Ga naar Boekhouding > Financiële Rapportages. Links bovenaan kun je het jaar selecteren. Bij de gewenste maand klik je op Download.

Kan ik wekelijkse financiële rapportage-exports automatiseren?

Op dit moment kunnen exports alleen maandelijks worden gegenereerd.

Waarom zie ik dubbele omzet regels in mijn financiële rapportage?

Dit kan wijzen op dubbele betalingen of terugbetalingen. Controleer de reserveringsdetails of de add-on geschiedenis.

Hoe maak ik een rapport met omzet per kamer?

Je kunt een aangepast rapport maken via het Reserveringen tabblad, al is dit niet ideaal voor boekhoudkundige doeleinden.

Omzetgroepen & koppelen

Waarom wordt omzet niet in de juiste omzetgroep getoond in het dashboard?

Omzetgroepen zijn afhankelijk van hoe grootboekrekeningen zijn geconfigureerd. Controleer de koppeling in Boekhouding > Grootboekrekeningen en bij Add-ons.

Kunnen we de omzet van één product opsplitsen in meerdere omzetgroepen?

Nee. Elke productregel kan slechts aan één omzet groep worden toegewezen. Is een splitsing nodig? Dupliceer het product en wijs verschillende koppelingen toe.

Hoe controleer ik welke grootboekrekening en omzetgroep aan een product gekoppeld is?

Controleer:

• Mijn Accommodatie > Add-ons voor product–grootboekrekening links.

• Boekhouding > Grootboekrekeningen voor grootboekrekeningen–omzetgroepen koppelingen. 

• Tariefplan instellingen om te zien of de juiste add-on geselecteerd is bij arrangementen.

Ik begrijp niet goed hoe het koppelen van omzetgroepen werkt. Waar kan ik meer leren?

Lees het artikel Omzetgroepen gebruiken in RoomRaccoon.

Kan ik verschillende BTW-tarieven instellen voor verschillende grootboekrekeningen?

Ja, per grootboekrekening kun je een eigen BTW-percentage instellen via Boekhouding > Grootboekrekeningen.

Integraties & Praktische situaties

Kunnen we een afspraak inplannen met onze accountant om grootboekrekening koppelingen door te nemen?

Ja. Vraag een afspraak aan via de Support Chat en geef aan welke onderwerpen je wilt bespreken.

Wat gebeurt er als een POS-betalingen op de verkeerde kamer is geboekt? Kan ik dit verwijderen?

POS-betalingen kunnen niet worden verwijderd vanwege audit verplichtingen. Voeg in plaats daarvan een negatieve add-on toe met dezelfde grootboekrekening en omzetgroep.

Hoe maak ik een verkeerde POS-boeking ongedaan?

Gebruik een negatieve add-on met dezelfde details als de oorspronkelijke betaling. Zo blijft de administratie volledig traceerbaar.

Waarom kan ik een foutief toegevoegde add-on niet verwijderen?

RoomRaccoon vereist transparantie in financiële rapportages. Je moet de add-on storneren via een negatieve add-on, niet verwijderen.