Einrichtung & Zuordnung von Konten

Warum akzeptiert das System die von mir eingegebenen Kontocodes nicht?

Dies passiert meist aufgrund falscher Formatierung oder ungültiger Zeichen. Stelle sicher, dass die Kontocodes numerisch sind und deinem Buchhaltungsrahmen entsprechen (keine Sonderzeichen wie /, -, etc.). Wenn das Problem weiterhin besteht, kontaktiere den Support.

Ich möchte die Kontonummer für Zahlungskonten ändern (z. B. EC-Karte, Banküberweisung). Wie mache ich das?

Wenn du nur das Finanzberichte-Upgrade nutzt, müssen Änderungen an Zahlungskonten über den Support angefragt werden. Stelle eine klare Zuordnung der aktuellen Codes und der gewünschten Änderungen bereit, z. B. ändere „Sonstige Zahlungen“ von 1234 auf 1235.
Wenn du eine Buchhaltungsintegration nutzt, gehe zu:
Finanzen > Buchhaltungseinstellungen – dort kannst du die Zahlungskonten selbst ändern.

Kann ich verschiedene Konten für verschiedene Zahlungsarten oder Zusatzleistungen zuweisen?

Für Zusatzleistungen gehe zu Meine Unterkunft > Zusatzleistungen. Erstelle eine neue Zusatzleistung oder öffne eine bestehende und weise dort das passende Konto zu.

Zahlungsarten in RoomRaccoon.RoomRaccoon unterstützt folgende Zahlungsarten (je nach Land unterschiedlich verfügbar):

• 3DS

• AMEX

• Bancontact

• Bankkarte

• Bucher-Guthaben (virtuelles Wallet)

• Barzahlung

• EFT (Banküberweisung)

• Gutscheinkarte

• Giropay

• iDEAL

• Maestro

• Mastercard

• Kartenbelastung ohne Karteninhaber (CNP)

• Multibanco

• OTA

• Sonstige

• Stripe

• Terminal

• Virtuell

• Visa

• OTA-Provision

• Nicht zugeordnete Zahlungen

Mir fehlt ein Konto, wenn ich eine Zahlungsart zuweisen möchte – was tun?

Vermutlich wurde es noch nicht erstellt. Wenn du eine Buchhaltungsintegration nutzt, gehe zu Finanzen > Buchhaltungseinstellungen > Konten, um es hinzuzufügen, oder kontaktiere den Support.

Wie gehe ich bei Rückerstattungen oder Stornierungen in der Kontenübersicht vor?

Für Rückerstattungen: Wähle die Option Rückerstattung für die entsprechende Zahlung.
Wenn die Rückerstattung über eine andere Zahlungsart erfolgt, füge eine negative Zahlung hinzu und wähle die entsprechende Zahlungsart.

Für Stornierungen:

• Wenn der Betrag erstattet wird → wie oben beschrieben Rückerstattung durchführen und den Status auf Storniert setzen.

• Wenn das Hotel den Betrag einbehält → eine Zusatzleistung „Stornogebühr“ erstellen, den Reservierungswert auf 0 setzen, eine Rechnung erstellen und mit der Zahlung verknüpfen.

Finanzberichte & Exporte

Warum stimmen die Gesamtsummen im Finanzbericht nicht mit meiner Umsatzübersicht überein?

Umsatzberichte und Finanzberichte dienen unterschiedlichen Zwecken und basieren auf unterschiedlichen Daten:

• Umsatzberichte: Managementberichte auf Basis täglicher Reservierungsdaten. Sie dienen Prognosen, Preisgestaltung und Leistungsanalyse. Mehrtägige Aufenthalte können auf verschiedene Monate verteilt sein.

• Finanzberichte: Buchhaltungsberichte basierend auf dem Rechnungsdatum. Sie zeigen nur Ergebnisse nach Rechnungserstellung (Konten, Zahlungen usw.).

Beide Berichte sind wichtig, sollten jedoch nicht direkt miteinander verglichen werden.

Wie exportiere ich den Finanzbericht nach Monat oder Jahr?

1. Gehe zu Finanzen > Finanzberichte.

2. Oben links kannst du das Jahr auswählen.

3. Für einen Monat klicke rechts neben dem entsprechenden Monat auf Herunterladen.

Kann ich wöchentliche Finanzberichte automatisch exportieren?

Aktuell müssen Exporte monatlich erstellt werden.

Warum sehe ich doppelte Umsatzeinträge im Finanzbericht?

Dies kann auf doppelte Belastungen oder Rückerstattungen hinweisen. Prüfe die Reservierungsdetails oder die Zusatzleistungshistorie zur Bestätigung.

Wie erstelle ich einen Bericht mit Umsatz pro Zimmer?

Du kannst einen benutzerdefinierten Bericht über den Tab Reservierungen erstellen. (Dies ersetzt jedoch keinen buchhalterisch relevanten Finanzbericht.)

Umsatzkategorien & Zuordnung

Warum erscheint Umsatz nicht in der richtigen Umsatzkategorie im Dashboard?

Die Umsatzkategorie hängt davon ab, wie Konten zugeordnet wurden. Überprüfe die Zuordnung unter Finanzen > Konten sowie bei den Zusatzleistungen.

Kann Umsatz eines Produkts auf mehrere Umsatzkategorien aufgeteilt werden?

Nein. Ein Produkt kann immer nur einer Umsatzkategorie zugeordnet werden. Falls erforderlich, dupliziere das Produkt und weise unterschiedliche Kategorien zu.

Wie prüfe ich, welches Konto und welche Umsatzkategorie einem Produkt zugeordnet ist?

Prüfe:

• Meine Unterkunft > Zusatzleistungen für Produkt–Kontoverknüpfungen

• Finanzen > Konten für Konto–Umsatzkategorie-Zuordnungen

• Die Tarifplaneinstellungen bei Paketpreisen

Ich verstehe die Zuordnung von Umsatzkategorien nicht. Wo finde ich mehr Informationen?

Wir empfehlen den Artikel: Wie Umsatzkategorien in RoomRaccoon funktionieren.

Kann ich unterschiedliche Mehrwertsteuersätze für verschiedene Konten vergeben?

Ja, Mehrwertsteuersätze können pro Konto unter Finanzen > Konten konfiguriert werden.

Integrationen & praktische Szenarien

Können wir einen Termin mit unserem Buchhalter vereinbaren, um die Kontenzuordnung zu klären?

Ja. Bitte fordere über den Support-Chat einen Termin an und gib die gewünschten Themen an.

Wie weiß ich, ob Xero die richtigen Buchungssätze erhält?

Überprüfe den Tab Buchhaltungseinstellungen unter Finanzen und stelle sicher, dass die Zahlungskonten korrekt zugeordnet sind. Zusätzlich kannst du die Journalhistorie in Xero prüfen.

Was passiert, wenn eine POS-Buchung dem falschen Zimmer zugeordnet wurde? Kann sie gelöscht werden?

POS-Buchungen können aus Prüfungsgründen nicht gelöscht werden. Buche stattdessen eine negative Zusatzleistung mit demselben Konto und derselben Umsatzkategorie.

Wie korrigiere ich einen falsch gebuchten POS-Eintrag?

Erstelle eine negative Zusatzleistung mit denselben Details wie die Ursprungstransaktion, um Nachvollziehbarkeit und Compliance sicherzustellen.

Warum kann ich eine falsch hinzugefügte Zusatzleistung nicht löschen?

RoomRaccoon gewährleistet vollständige finanzielle Transparenz. Korrekturen erfolgen daher über eine negative Zusatzleistung.