Qu’est-ce que le document de proposition d’événement ?

Le Proposal Event Document est un document de pré-confirmation utilisé pour présenter le coût total d’un événement ou d’une réservation de groupe à un client. Il regroupe l’hébergement, les salles de réunion, le F&B et les extras dans une seule proposition avec les calculs de TVA, les sous-totaux et le montant total. Ce document est uniquement destiné à la révision et à l’approbation et ne crée ni factures ni écritures comptables.

Avant de commencer 

Un modèle Proposal Event Document doit d’abord être créé dans le module Documents et configuré pour toutes les langues actives ou pertinentes avant que le document puisse être généré.

Où le trouver

Accédez à Reservations, ouvrez la réservation Group/Event Booking et, sous E-mails & Print Documents, sélectionnez Proposal Event Document.

Comment générer une proposition

Ouvrez ou créez une réservation de groupe ou d’événement, ajoutez tous les services requis avec les dates, quantités, prix et paramètres de TVA corrects, puis sélectionnez Proposal Event Document pour générer la proposition. Vérifiez les détails, exportez le document via le bouton Print et envoyez-le au client pour approbation.

Ce que contient le document

La proposition regroupe automatiquement les services dans des sections claires telles que l’hébergement, les salles de conférence, le F&B et les extras. Chaque ligne comprend la quantité, le prix unitaire, la TVA et le montant total, ainsi que la TVA totale et le montant global de l’événement.

Important à noter

Les modifications apportées à la réservation après l’envoi d’une proposition ne mettent pas à jour les documents déjà générés. Une nouvelle proposition doit être générée après toute modification de prix, de services ou de TVA. L’exactitude de la proposition dépend de la configuration correcte des services, des prix et de la TVA.