Wat is het Eventvoorsteldocument?

Het Proposal Event Document is een pre-bevestigingsdocument dat gebruikt wordt om de volledige kost van een event of groepsboeking aan een klant voor te stellen. Het combineert accommodatie, vergaderruimtes, F&B en extra’s in één voorstel met btw-berekeningen, subtotalen en een eindtotaal. Dit document is enkel bedoeld voor controle en goedkeuring en maakt geen facturen of boekhoudkundige boekingen aan.

Voor je begint 

Er moet eerst een Proposal Event Document-template aangemaakt worden in de Documents Module en ingesteld worden voor alle actieve of relevante talen voordat het document gegenereerd kan worden.

Waar vind je dit

Ga naar Reservations, open de Group/Event Booking en selecteer onder E-mails & Print Documents de optie Proposal Event Document.

Hoe genereer je een voorstel

Open of maak een group/event booking aan, voeg alle vereiste services toe met de correcte datums, aantallen, prijzen en btw-instellingen en selecteer daarna Proposal Event Document om het voorstel te genereren. Controleer de details, exporteer het document via de Print-knop en stuur het naar de klant voor goedkeuring.

Wat bevat het document

Het voorstel groepeert services automatisch in duidelijke secties zoals accommodatie, conferentieruimtes, F&B en extra’s. Elke lijn bevat het aantal, de prijs per eenheid, btw en het totaalbedrag, samen met de totale btw en het eindtotaal voor het event.

Belangrijk om te weten

Wijzigingen die gemaakt worden aan de booking nadat een voorstel verstuurd werd, updaten eerdere gegenereerde documenten niet. Na wijzigingen aan prijzen, services of btw moet er een nieuw voorstel gegenereerd worden. De nauwkeurigheid van het voorstel hangt af van de correcte configuratie van services, prijzen en btw.