El Proposal Event Document es un documento de preconfirmación utilizado para presentar al cliente el coste total de un evento o una reserva de grupo. Combina alojamiento, salas de reuniones, F&B y extras en una sola propuesta con cálculos de IVA, subtotales y un total final. Este documento es únicamente para revisión y aprobación y no crea facturas ni movimientos contables.
Antes de empezar
Primero debe crearse una plantilla de Proposal Event Document en el módulo Documents y configurarse para todos los idiomas activos o relevantes antes de poder generar el documento.
Dónde encontrarlo
Ve a Reservations, abre la Group/Event Booking y, en E-mails & Print Documents, selecciona Proposal Event Document.
Cómo generar una propuesta
Abre o crea una reserva de grupo o evento, añade todos los servicios necesarios con las fechas, cantidades, precios y configuraciones de IVA correctas y después selecciona Proposal Event Document para generar la propuesta. Revisa los detalles, exporta el documento mediante el botón Print y envíalo al cliente para su aprobación.
Qué incluye el documento
La propuesta agrupa automáticamente los servicios en secciones claras como alojamiento, salas de conferencias, F&B y extras. Cada línea incluye la cantidad, el precio unitario, el IVA y el importe total, junto con el IVA total y el importe final del evento.
Importante tener en cuenta
Los cambios realizados en la reserva después de enviar una propuesta no actualizan los documentos generados anteriormente. Debe generarse una nueva propuesta después de cualquier cambio en precios, servicios o IVA. La exactitud de la propuesta depende de la configuración correcta de los servicios, precios e IVA.
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