Cos’è il documento di proposta evento?

Il Proposal Event Document è un documento di pre-conferma utilizzato per presentare al cliente il costo totale di un evento o di una prenotazione di gruppo. Combina alloggio, sale meeting, F&B ed extra in un’unica proposta con calcoli IVA, subtotali e totale finale. Questo documento è destinato solo alla revisione e approvazione e non crea fatture o registrazioni contabili.

Prima di iniziare 

Un template Proposal Event Document deve prima essere creato nel modulo Documents e configurato per tutte le lingue attive o rilevanti prima che il documento possa essere generato.

Dove trovarlo

Vai su Reservations, apri la Group/Event Booking e sotto E-mails & Print Documents seleziona Proposal Event Document.

Come generare una proposta

Apri o crea una prenotazione di gruppo o evento, aggiungi tutti i servizi richiesti con date, quantità, prezzi e configurazioni IVA corrette, poi seleziona Proposal Event Document per generare la proposta. Controlla i dettagli, esporta il documento tramite il pulsante Print e invialo al cliente per l’approvazione.

Cosa include il documento

La proposta raggruppa automaticamente i servizi in sezioni chiare come alloggio, sale conferenze, F&B ed extra. Ogni riga include quantità, prezzo unitario, IVA e importo totale, insieme al totale IVA e al totale generale dell’evento.

Importante da sapere

Le modifiche effettuate alla prenotazione dopo l’invio di una proposta non aggiornano i documenti già generati. Dopo qualsiasi modifica a prezzi, servizi o IVA, deve essere generata una nuova proposta. L’accuratezza della proposta dipende dalla corretta configurazione di servizi, prezzi e IVA.