Pour protéger les données de votre établissement et les informations personnelles de vos clients, chaque membre de l’équipe doit disposer de ses propres identifiants sur RoomRaccoon.
 Ces règles peuvent sembler strictes, mais elles sont là pour garantir la sécurité de votre activité, de votre chiffre d’affaires et de vos clients.

Voici les principales règles de connexion et les raisons de leur importance :

1. Un identifiant = Un appareil

Chaque utilisateur RoomRaccoon ne peut se connecter qu’à un seul appareil à la fois.
 Si les mêmes identifiants sont utilisés sur un second appareil, la première session sera automatiquement déconnectée.

Cela permet un accès contrôlé, traçable et évite les abus liés au partage de login.

2. Pourquoi des identifiants uniques sont essentiels

Chaque collaborateur doit avoir son propre accès :

• Suivi précis des actions (modifications, annulations de réservations, etc.)

• Responsabilisation de chaque membre de l’équipe

• Résolution plus rapide des problèmes grâce à l’historique clair des changements

Le partage de login empêche toute traçabilité et augmente fortement le risque de violation de données.

3. Les risques du partage d’identifiants

Dans la pratique, l’utilisation d’un compte partagé a déjà conduit à :

• Des pertes de données

• Des erreurs de réservation

• Ou encore des accès malveillants

Votre identifiant est votre clé numérique : ne le partagez jamais.

4. Déconnexion automatique en cas d’inactivité

Après 25 minutes sans activité, RoomRaccoon déconnecte automatiquement l’utilisateur afin d’éviter tout accès non autorisé sur un appareil laissé sans surveillance.

5. Vous êtes responsable des données

En tant que propriétaire ou gestionnaire, vous êtes légalement responsable du traitement des données clients (RGPD) : noms, adresses e-mail, coordonnées bancaires…
 Nos protocoles de sécurité – comme les restrictions de connexion ou les délais d’expiration – existent pour protéger vos clients et votre établissement.

6. Authentification à deux facteurs (2FA)

La 2FA est obligatoire pour tous les utilisateurs de RoomRaccoon. Elle ajoute une couche de sécurité supplémentaire même si votre mot de passe est compromis.

Pourquoi la 2FA renforce votre sécurité

• Protection renforcée : un mot de passe seul ne suffit pas.

• Codes temporaires (30 à 60 secondes) : difficilement exploitables par des attaquants.

• Détection facilitée : une demande 2FA inhabituelle peut vous alerter en cas de compromission.

Mais attention : ce n’est pas infaillible

• Phishing en temps réel : certains sites frauduleux récupèrent vos codes instantanément.

• Ingénierie sociale : des attaquants peuvent se faire passer pour du support et vous pousser à partager vos codes.

• 2FA par SMS : vulnérable aux détournements de carte SIM. Utilisez de préférence une application d’authentification ou une clé de sécurité.

7. Utilisateurs de VPN : étape Captcha

Si vous vous connectez via un VPN, un Captcha vous sera demandé avant de valider l’accès.
 Ce contrôle supplémentaire empêche les robots et limite les tentatives de connexion non autorisées depuis des adresses IP inconnues.

Avec ces bonnes pratiques, vous contribuez activement à sécuriser votre PMS hôtel et à protéger les données sensibles de vos clients.