En RoomRaccoon, se utilizan los llamados documentos para comunicarse con los huéspedes. En este artículo explicamos los diferentes tipos de documentos y cuándo se envían.

Confirmación de reserva

Este es el correo electrónico que se envía a los huéspedes con los detalles de su confirmación de reserva, informándoles de que su reserva está confirmada junto con la información relevante que deben conocer.

Cuándo se envía:
 Tan pronto como el huésped realiza la reserva, se envía automáticamente la confirmación de reserva. Las excepciones son las reservas de iCal y las reservas que se añaden manualmente a la agenda.

Confirmación de cancelación

Este es el correo electrónico que los huéspedes reciben para confirmar su cancelación. Este correo informará al huésped de que la cancelación ha sido procesada y puede incluir cualquier otra información relevante que quieras compartir con ellos.

Cuándo se envía:
 Cuando un huésped cancela su reserva, se enviará automáticamente una confirmación de cancelación junto con un enlace donde el huésped podrá volver a reservar (a través de tu alojamiento). Para cancelaciones manuales, el enlace deberá enviarse manualmente.

Confirmación de reserva para huéspedes recurrentes

Se enviará un correo con la confirmación de la reserva cuando el sistema reconozca que es un huésped recurrente a través de su dirección de correo electrónico. Si este documento está configurado, el correo de confirmación de reserva estándar no se enviará, y en su lugar, el huésped recibirá la confirmación personalizada.

Cuándo se envía:
 Si la dirección de correo electrónico coincide con una reserva anterior, el sistema reconocerá al huésped como recurrente.

Confirmación de reserva para OTAs

Este documento puede configurarse si quieres diferenciar la comunicación con los huéspedes que reservan a través de OTAs. Ten en cuenta que no puedes especificar un canal de reserva en particular. Si configuras esta plantilla, todos los huéspedes que reserven a través de un canal externo recibirán este correo.

Ten en cuenta que algunos canales de reserva, como Airbnb y Booking.com, tienen restricciones en la comunicación enviada.  

• Lee más sobre estas restricciones para Booking.com aquí.

Propuesta de reserva

Crea reservas provisionales y envía propuestas de reserva a los huéspedes. Este documento está vinculado a la confirmación de reserva y debe enviarse manualmente.

Pre-estancia

Este es el correo electrónico que se envía a los huéspedes antes de su llegada con todos los detalles relevantes de la reserva. En este documento puedes incluir el enlace para el check-in online.

Cuándo se envía:
 El documento puede configurarse para enviarse un número específico de días antes de la llegada del huésped. Puedes configurarlo en Configuración > desplázate hacia abajo hasta correos electrónicos.

Recordatorio de pre-estancia

Este documento es un recordatorio antes de la estancia del huésped. Sirve como un segundo correo electrónico automatizado que puede enviarse antes de su llegada. Asegura que los huéspedes reciban notificaciones a tiempo en más de una ocasión. Puedes usar este documento para información de última hora como el procedimiento de check-in, indicaciones de aparcamiento o incluso una contraseña para la puerta.

Cuándo se envía:
 El documento puede configurarse para enviarse un número específico de días antes de la llegada del huésped. Asegúrate de enviarlo después del correo de pre-estancia.

Post-estancia

Este es el correo que se envía a los huéspedes unos días después de su estancia para hacer un seguimiento de su experiencia en tu alojamiento. Puedes incluir un código de descuento para animarlos a reservar directamente a través de tu motor de reservas.

Cuándo se envía:
 Al igual que el correo de pre-estancia, puedes configurar la hora de envío en Configuración > desplázate hacia abajo hasta correos electrónicos.

Solicitud de pago

La solicitud de pago es un correo electrónico que puedes enviar a los huéspedes para solicitar el pago de una cantidad pendiente en su reserva. Con un PSP (proveedor de servicios de pago), puedes solicitar a los huéspedes que realicen pagos online, ya sea de forma parcial o total.

Cuándo se envía:
 Las solicitudes de pago se envían manualmente desde el panel de reservas.

Confirmación de pago

Este es el correo electrónico que se envía automáticamente a los huéspedes que han realizado un pago utilizando el enlace de pago de la solicitud de pago. Confirma que el pago se ha procesado correctamente.

Cuándo se envía:
 Este documento solo se envía cuando los huéspedes pagan a través del enlace de pago y la transacción ha sido exitosa.

Recordatorio de pago

El recordatorio de pago es un correo electrónico que puedes enviar a los huéspedes para recordarles que tienen pagos pendientes en sus facturas. Incluye un enlace de pago para que los huéspedes puedan pagar con tarjeta de crédito.

Cuándo se envía:
 Puedes enviar este documento manualmente para recordar a los huéspedes que tienen un pago pendiente. Asegúrate de revisar tu informe de deudores.

Confirmación de check-in

Este es un correo electrónico automático que se enviará a los huéspedes en cuanto completen el formulario de check-in online. También recibirás una copia.

Registro de huéspedes

Este es el formulario con los datos de registro del huésped. Puede imprimirse para que el huésped lo firme durante el check-in o guardarse en tu ordenador.

Cuándo se envía:
 No se envía a los huéspedes. Este documento es para hoteleros que deseen una versión impresa del formulario de registro. Si prefieres recopilar esta información online, utiliza el check-in online. La información se completará automáticamente en el formulario de registro de huéspedes.

Correo de factura

Este es el correo electrónico que puedes enviar a los huéspedes y a los reservadores con su factura o factura proforma. Una vez que crees la factura, este correo se enviará automáticamente.

Check-out online

Además del check-in online, RoomRaccoon también permite que los huéspedes realicen el check-out online. Esto puede hacerse utilizando este documento. Está activado por defecto en tu cuenta. Si no deseas usarlo, elimina el documento.

Cuándo se envía:
 El documento de check-out online se enviará automáticamente a los huéspedes a las 07:00 AM del día de su salida. Si no lo utilizan, el estado de la reserva permanecerá como "check-in".

Confirmación de check-out online

Como confirmación para los huéspedes que realicen el check-out online, se enviará automáticamente un documento cuando completen el proceso.

Estado de cuenta de facturas

Este documento permite a los hoteleros consolidar varias facturas pertenecientes a un mismo reservador (o huésped) y enviarlas como un único estado de cuenta. Es un documento manual. Para más información sobre cómo enviarlo, consulta este artículo.

Enlace de reserva de contingente

Este documento forma parte de la funcionalidad de asignación de habitaciones de RoomRaccoon. Incluye un enlace para que los huéspedes reserven sus habitaciones directamente. Es un documento manual. Para más información sobre asignación de habitaciones, consulta este artículo.

Documentos personalizados

Los documentos personalizados son correos electrónicos que puedes enviar a los huéspedes con información adicional o "información útil", como eventos importantes o promociones que puedas estar ofreciendo.