No RoomRaccoon, os chamados Documentos são utilizados para comunicar com os hóspedes. Neste artigo, explicamos os diferentes tipos de documentos e quando são enviados.

Confirmação de Reserva

Este é o email que pode ser enviado aos hóspedes com os detalhes da confirmação da reserva para informar os seus hóspedes de que a reserva está confirmada, incluindo a informação que considera relevante para eles.

Quando é enviado: Assim que a reserva é feita pelo hóspede, uma confirmação de reserva é enviada automaticamente, com exceções para reservas iCal e reservas adicionadas manualmente à agenda. Nestes casos poderá enviar o email manualmente directamente da reserva. 

Confirmação de Cancelamento

Este é o email que os hóspedes recebem para confirmar o seu cancelamento. Este email informará o hóspede de que o cancelamento foi processado e pode ser acompanhado por qualquer outra informação relevante que deseje comunicar.

Quando é enviado: Quando um hóspede cancela a sua reserva, uma confirmação de cancelamento automática será enviada com um link para onde o hóspede pode reservar novamente (através do seu alojamento). O link terá de ser enviado manualmente para todos os cancelamentos manuais, como por exemplo, cancelamento de reservas directas. 

Confirmação de Reserva para Hóspedes Habituais

Este documento enviará um email com a confirmação da reserva quando o sistema reconhecer que se trata de um hóspede recorrente pelo seu email. Se este documento estiver configurado, o email inicial de confirmação de reserva não será enviado, para que o hóspede possa receber o documento de confirmação personalizado.

Quando é enviado: se o endereço de email for o mesmo da reserva anterior, o sistema reconhecerá o booker como hóspede recorrente.

Confirmação de Reserva OTAs

Este documento pode ser configurado se desejar diferenciar a sua comunicação com bookers de OTAs. Tenha em atenção que não pode especificar qual canal de reserva. No caso de configurar este modelo, todos os bookers que tenham reservado através de qualquer canal externo receberão este email.

Por favor, note que alguns canais de reserva, como a Airbnb e a Booking.com, impõem restrições às comunicações enviadas.  

• Saiba mais sobre estas restrições para a Booking.com aqui.  

Proposta de Reservas

Crie reservas provisórias e envie propostas de reserva aos hóspedes, que estão ligadas ao documento de confirmação de reserva. Este é um documento manual.

Pré-Estadia

Este é o email enviado ao hóspede antes da sua chegada com todos os detalhes relevantes da reserva e neste documento pode ligar o check-in online. 

Quando é enviado: O documento pode ser configurado para ser enviado um número específico de dias antes da chegada do hóspede. Configure isto indo a Configurações > desça até emails. 

Lembrete Pré-Estadia

 Este documento é um lembrete antes da estadia do hóspede; trata-se de um e-mail automático secundário que pode ser enviado aos hóspedes antes da data de chegada. Isto garante que os hóspedes recebam notificações atempadas antes da chegada, em mais do que uma ocasião. Pode utilizar este documento para fornecer informações de última hora, como o procedimento de check-in, direções para o estacionamento ou até mesmo uma palavra-passe para a chave da porta.

Quando é enviado: O documento pode ser configurado para ser enviado um determinado número de dias antes da chegada do hóspede. Certifique-se de que o programa após o e-mail de pré-estadia.

Pós-Estadia

Este é o email enviado aos hóspedes alguns dias após a sua estadia, fornecendo comunicação de acompanhamento com o seu hóspede após a estadia na sua propriedade. Adicione um código de desconto aqui para encorajar hóspedes a retornarem diretamente através do seu motor de reservas.

Assim como o pré-estadia, para configurar o tempo de envio, vá a Configurações > desça até emails.

Pedido de Pagamento

O pedido de pagamento é um email que pode ser enviado aos hóspedes solicitando pagamento de um montante devido na sua reserva. Com um PSP (fornecedor de serviços de pagamento), pode solicitar que os hóspedes façam pagamentos online de um montante parcial ou total.

Quando é enviado: os pedidos de pagamento são enviados manualmente a partir do painel de reservas.

Confirmação de Pagamento

Este é o email que é automaticamente enviado aos hóspedes que fizeram pagamentos usando o link de pagamento do documento de pedido de pagamento para confirmar que o pagamento foi processado com sucesso.

Quando é enviado: este documento só é enviado quando os hóspedes pagam através do link de pedido de pagamento e quando o pagamento foi bem-sucedido.

Lembrete de Pagamento

O lembrete de pagamento é um email que pode enviar aos hóspedes para lembrá-los de montantes pendentes das suas faturas a serem pagas. O lembrete de pagamento inclui um link de pagamento que os hóspedes podem usar para pagar com o seu cartão de crédito..

Quando é enviado: pode enviar este documento manualmente, para lembrar os hóspedes que têm um pagamento pendente. Certifique-se de verificar o seu relatório de devedores

Confirmação de Check-in

Este é um email automático que será enviado aos hóspedes assim que completarem o formulário de check-in online. Você também receberá uma cópia.

Registro de Hóspedes

Este é o formulário com os dados de registo do hóspede. Este formulário pode ser impresso para o hóspede assinar durante o check-in ou pode ser guardado no seu disco rígido.

Quando é enviado: não é enviado aos hóspedes. Este documento destina-se aos hoteleiros que pretendam uma versão impressa do formulário de registo. Se pretender recolher estas informações online, utilize o check-in online. As informações serão automaticamente preenchidas no formulário de registo de hóspedes.

Email Factura

Este é o e-mail que pode enviar aos hóspedes e bookers com a sua fatura ou fatura proforma. Uma vez criada a fatura, este e-mail será enviado automaticamente.

Online Check-out

Além do check-in online, também permitimos que os hóspedes façam o check-out online. Isto pode ser feito utilizando este documento. Está automaticamente ativado na sua conta. Se não desejar utilizá-lo, por favor apague o documento.

Quando é enviado: o documento de check-out online será enviado aos hóspedes às 7h da manhã do dia da sua partida. Se não o utilizarem, o estado da reserva permanecerá como "check-in realizado".

Confirmação Online Check-out  

Como confirmação para os hóspedes que decidem fazer o check-out online, um documento automático será enviado para confirmar assim que completarem o processo.

Extrato da faturação

Este documento permite aos hoteleiros consolidar várias faturas pertencentes a um reservante (ou hóspede) e enviá-las como uma única declaração de fatura. Este é um documento manual, para mais informações sobre como enviá-lo, por favor consulte este artigo.

Acesso Reservas Allotment

Este documento faz parte da funcionalidade de allotment  de quartos do RoomRaccoon. Inclui um link para os hóspedes reservarem os seus quartos diretamente. Este é um documento manual, para mais informações sobre alocação de quartos, por favor consulte este artigo.

Documento Personalizados

Documentos personalizados são e-mails que envia ao seu hóspede com informações adicionais ou "bom saber" como grandes eventos que acontecem ou promoções que possa estar a realizar.