RoomRaccoon Documenten

Gewijzigd op Di, 24 Sep om 8:22 AM

In RoomRaccoon worden zogenaamde Documenten gebruikt om te communiceren met gasten. In dit artikel leggen we uit wat de verschillende soorten documenten zijn en wanneer ze worden verzonden.

Boekingsbevestiging

Dit is de e-mail die kan worden verzonden naar de gasten met hun reserveringsbevestiging gegevens. Hiermee worden de gasten geïnformeerd dat hun reservering is bevestigd, inclusief de informatie die voor hen van belang is om te weten.

Wanneer het wordt verzonden: Zodra de reservering door de gast is gemaakt, wordt er automatisch een boekingsbevestiging naar hen gestuurd, met uitzondering van iCal reserveringen en reserveringen die handmatig aan de agenda worden toegevoegd.

Annuleringsbevestiging

Dit is de e-mail die gasten ontvangen om hun annulering te bevestigen. Deze e-mail informeert de gast dat de annulering is verwerkt en kan vergezeld gaan van alle andere relevante informatie die je wilt dat ze weten.

Wanneer het wordt verzonden: Als een gast zijn reservering annuleert, wordt er automatisch een annuleringsbevestiging gestuurd met een link naar waar de gast kan omboeken (via je accommodatie). De link moet handmatig worden verzonden voor alle handmatige annuleringen.

Boekingsbevestiging terugkerende gasten

Hiermee wordt een e-mail met de bevestiging van de reservering verzonden als het systeem herkent dat dit een terugkerende gast is via zijn e-mail. Als dit document is geconfigureerd, wordt de initiële bevestigingsmail van de reservering niet verzonden, zodat de gast het gepersonaliseerde bevestigingsdocument kan ontvangen.

Wanneer het wordt verzonden: als het e-mailadres hetzelfde is als dat van de vorige boeking, herkent het systeem de boeker als terugkerende gast.

Boekingsbevestiging OTAs

Dit document kun je instellen als je je communicatie met boekers via OTA's wilt onderscheiden. Houd er rekening mee dat je niet kunt aangeven via welk boekingskanaal. Als je deze sjabloon instelt, ontvangen alle gasten die via een extern kanaal hebben geboekt deze e-mail.

Voorstel

Creëer optionele boekingen en stuur boekingsvoorstellen naar gasten, die gekoppeld zijn aan het boekingsbevestiging document. Dit is een handmatig document.

Voor aankomst

Dit is de e-mail die voor aankomst naar de gast wordt gestuurd met alle relevante boekingsgegevens en in dit document kun je de online check-in koppelen.

Wanneer het wordt verzonden: Het document kan worden ingesteld om een bepaald aantal dagen voordat de gast aankomt te worden verzonden. Je stelt dit in door naar Instellingen te gaan > scroll naar beneden naar e-mails.

Na vertrek

Dit is de e-mail die een paar dagen na het verblijf naar de gasten wordt gestuurd, zodat ze na hun verblijf in jouw accommodatie nog contact met je kunnen opnemen. Voeg hier een kortingscode toe voor je gasten om terugkerende boekers direct op je booking engine aan te moedigen.

Hetzelfde als bij de voor aankomst mail, om de verzendtijd in te stellen ga je naar Instellingen > scroll naar beneden naar e-mails.

Betaalverzoek

Het betaalverzoek is een e-mail die je naar gasten kunt sturen met het verzoek om een verschuldigd bedrag voor hun reservering te betalen. Met een PSP (payment service provider) kun je gasten vragen om online te betalen voor een deel of het hele bedrag.

Wanneer het wordt verzonden: betaalverzoeken worden handmatig verzonden vanuit het dashboard voor reserveringen.

Betalingsbevestiging

Dit is de e-mail die automatisch wordt verzonden naar de gasten die hebben betaald via de betaallink van het betaalverzoek om te bevestigen dat de betaling succesvol is verwerkt.

Wanneer het wordt verzonden: dit document wordt alleen verzonden als gasten betalen via de link betaalverzoek en als de betaling is gelukt.

Betalingsherinnering

De betalingsherinnering is een e-mail die je naar gasten kunt sturen om ze te herinneren aan openstaande bedragen van hun facturen die betaald moeten worden. De betalingsherinnering bevat een betaallink waarmee gasten met hun creditcard of betaalpas kunnen betalen.

Wanneer het wordt verstuurd: je kunt dit document handmatig versturen om gasten eraan te herinneren dat ze een uitstaande betaling hebben. Zorg ervoor dat je je debiteuren rapport controleert.

Bevestiging online check-in

Dit is een automatische e-mail die naar gasten wordt gestuurd zodra ze het online incheckformulier hebben ingevuld. Jij ontvangt ook een kopie.

Registratieformulier

Dit is het formulier met de registratiegegevens van de gast. Dit formulier kan worden afgedrukt zodat de gast het kan ondertekenen tijdens het inchecken, of het kan worden opgeslagen op je harde schijf.

Wanneer het wordt verzonden: het wordt niet naar gasten verzonden. Dit document is voor hoteliers die een geprinte versie van het registratieformulier willen. Als je deze informatie online wilt verzamelen, maak dan gebruik van de online check-in. De informatie op het registratieformulier wordt dan automatisch ingevuld.

Factuur E-mail

Dit is de e-mail die je gasten en boekers kunt sturen met hun factuur of proforma factuur. Zodra je de factuur hebt gemaakt, wordt deze e-mail automatisch verzonden.

Online Check-out

Naast online inchecken kunnen gasten ook online uitchecken. Dit kun je doen door dit document te gebruiken. Het wordt automatisch ingeschakeld in je account. Als je het niet wilt gebruiken, verwijder het document dan.

Wanneer het wordt verzonden: het document voor online uitchecken wordt op de ochtend van vertrek om 7 uur aan de gasten verzonden. Als ze het niet gebruiken, blijft de status van de reservering ingecheckt.

Online Check-out Bevestiging

Als bevestiging voor gasten die besluiten om online uit te checken, wordt er automatisch een document gestuurd ter bevestiging zodra ze het proces hebben voltooid.

Factuur Overzicht

Met dit document kunnen hoteliers verschillende facturen van een boeker (of gast) samenvoegen en als één factuur overzicht versturen. Dit is een handmatig document, meer informatie over hoe je het verstuurt vind je in dit artikel.

Link Kamertoewijzing

Dit document maakt deel uit van de RoomRaccoon kamertoewijzing functionaliteit. Het bevat een link waarmee gasten hun kamers direct kunnen boeken. Dit is een handmatig document, meer informatie over kamertoewijzing vind je in dit artikel.

Overige Documenten

Aangepaste documenten zijn e-mails die je naar je gasten stuurt met extra informatie of “goed om te weten”, zoals grote evenementen die plaatsvinden of promoties die je misschien hebt.