Dans RoomRaccoon, les documents sont utilisés pour communiquer avec vos clients. Dans cet article, nous expliquons les différents types de documents et quand ils sont envoyés.

Confirmation de réservation

Il s'agit de l'e-mail qui est envoyé aux clients avec les détails de confirmation de leur réservation pour les informer que leur réservation est confirmée. Vous pouvez ajouter les informations que vous jugez pertinentes pour eux.

Quand est-il envoyé?  Dès que la réservation est effectuée par le client, une confirmation de réservation lui est envoyée automatiquement, à l'exception des réservations iCal et des réservations ajoutées manuellement à l'agenda.

Confirmation d’annulation

Il s'agit de l'e-mail que les clients reçoivent et qui  confirme leur annulation. Cet e-mail informera le client que l'annulation a été traitée et peut être accompagné de toute autre information pertinente que vous souhaitez lui communiquer.

Quand est-il envoyé?  When a guest cancels their reservation, an automatic cancellation confirmation will be sent with a link to where the guest can rebook (through your accommodation). The link will have to be sent manually for all manual cancellations.

Confirmation de réservation pour clients existants 

Cela enverra un  e-mail avec la confirmation de réservation lorsque le système reconnaîtra qu'il s'agit d'un client récurrent via son e-mail. Si ce document est configuré, l'e-mail de confirmation de réservation classique  sera remplacé par celui-ci. 

Quand est-il envoyé? Si l'adresse e-mail est la même que celle de la réservation précédente, le système reconnaîtra  le client récurrent.

Confirmation de réservation OTAs

Ce document peut être configuré si vous souhaitez différencier votre communication avec les personnes ayant réservé via les OTAs. Veuillez noter que vous ne pouvez pas spécifier le canal de réservation. Toutes les personnes ayant réservé via un canal de réservation externe recevront cet e-mail.

Veuillez noter : certains canaux de réservation, comme Airbnb et Booking.com, ont des restrictions sur les communications envoyées.

• En savoir plus sur ces restrictions pour Booking.com ici. 

Devis 

Créez des options  et envoyez des devis aux clients, qui sont liées au document de confirmation de réservation. Il s'agit d'un document manuel.

Avant séjour 

Il s'agit de l'e-mail envoyé au client avant son arrivée avec tous les détails de réservation pertinents et dans ce document, vous pouvez y ajouter le lien pour inviter vos clients à effectuer leur enregistrement en ligne.

Quand est-il envoyé? Le document peut être configuré pour être envoyé un nombre spécifique de jours avant l'arrivée du client. Pour ce faire, accédez à Paramètres > configurez dans la section Paramètres des e-mails.

Rappel avant le séjour

Ce document est un rappel avant le séjour du client ; il s'agit d'un e-mail automatique secondaire qui peut être envoyé aux clients avant leur date d'arrivée. Cela garantit que les clients reçoivent des notifications en temps opportun avant leur arrivée, à plusieurs reprises. Vous pouvez utiliser ce document pour fournir des informations de dernière minute, telles que la procédure d'enregistrement, les indications pour le stationnement ou même un mot de passe pour la clé de la porte.  

Quand est-il envoyé? Le document peut être configuré pour être envoyé un certain nombre de jours avant l'arrivée du client. Assurez-vous de le programmer après l’e-mail de pré-séjour.

Après le séjour 

Il s'agit de l'e-mail envoyé aux clients quelques jours après leur séjour, afin de leur permettre de communiquer avec eux après leur séjour dans votre établissement. Ajoutez ici un code de réduction pour vos clients afin d'encourager les clients à revenir directement sur votre moteur de réservation.

Comme pour le pré-séjour, pour configurer le jour d'envoi, allez dans Paramètres > Paramètre des e-mails.

Demande de paiement

La demande de paiement est un e-mail qui peut être envoyé aux clients pour leur demander de payer le montant dû sur leur réservation. Avec RaccoonPay, vous pouvez demander aux clients d'effectuer des paiements en ligne pour un montant partiel ou total.

Quand est-il envoyé?  Les demandes de paiement sont envoyées manuellement depuis la fiche de réservation. 

Confirmation de paiement

Il s’agit de l’e-mail qui est automatiquement envoyé aux clients qui ont effectué des paiements en utilisant le lien de paiement du document de demande de paiement. Son but est de confirmer que le paiement a été traité avec succès.

Quand est-il envoyé?  Ce document n'est envoyé que lorsque les clients paient via le lien de demande de paiement et que le paiement a été réussi.

Rappel de paiement 

Le rappel de paiement est un e-mail que vous pouvez envoyer aux clients pour leur rappeler les montants impayés à régler. Le rappel de paiement comprend un lien de paiement que les clients peuvent utiliser pour payer avec leur carte de crédit.

Quand est-il envoyé? Vous pouvez envoyer ce document manuellement pour rappeler aux clients qu'ils ont un paiement en attente. Assurez-vous de vérifier votre rapport de débiteurs régulièrement.

Confirmation de Check-in

Il s'agit d'un e-mail automatique qui sera envoyé aux clients dès qu'ils auront complété le formulaire d'enregistrement en ligne. Vous en recevrez également une copie.

Formulaire de check-in

Il s'agit du formulaire contenant les informations d'enregistrement du client. Ce formulaire peut être imprimé pour que le client le signe lors de l'enregistrement ou il peut être téléchargé et sauvegardé. 

Quand est-il envoyé? Il n'est pas envoyé aux clients. Ce document est destiné aux hôteliers qui souhaitent une version imprimée du formulaire d'inscription. Si vous souhaitez recueillir ces informations en ligne, veuillez utiliser l'enregistrement en ligne. Il renseignera automatiquement les informations sur le formulaire d'enregistrement du client.

Facture envoyée par email 

Il s'agit de l'e-mail que vous pouvez envoyer aux clients souhaitant recevoir une facture ou une proforma.  Une fois la facture créée, cet email sera envoyé automatiquement.

Check-out en ligne

Outre l'enregistrement en ligne, nous permettons également aux clients de procéder au check-out en ligne. Cela peut être fait en utilisant ce document. Il est automatiquement activé dans votre compte. Si vous ne souhaitez pas l'utiliser, veuillez supprimer le document.

Quand est-il envoyé? Le document de check-out en ligne sera envoyé aux clients à 7h00 le matin de leur départ. S'ils ne l'utilisent pas, le statut de la réservation ne changera pas et restera indiqué comme “Arrivé”.

Confirmation de Check-out en ligne

En guise de confirmation aux clients qui décident de faire leur check-out en ligne, un document automatique sera envoyé pour confirmer une fois le processus terminé.

Relevé de factures 

Ce document permet aux hôteliers de regrouper plusieurs factures appartenant à un même client (ou à un même client) et de les envoyer sous forme d'un seul relevé de facture. Il s'agit d'un document manuel, pour plus d'informations sur la manière de l'envoyer, veuillez consulter cet article.

Lien de réservation pour allotements  

Ce document fait partie de la fonctionnalité “allotements”  de RoomRaccoon. Il comprend un lien permettant aux clients de réserver directement leurs chambres depuis un moteur de réservation dédié. Il s'agit d'un document manuel. Pour plus d'informations sur les allotements, veuillez consulter cet article.

Autres Documents

Les autres documents sont des emails personnalisés que vous envoyez à vos clients selon vos besoins spécifiques (le menu du restaurant, un document “Bon à savoir”, …. )