In RoomRaccoon werden sogenannte Dokumente verwendet, um mit Gästen zu kommunizieren. In diesem Artikel erklären wir die verschiedenen Arten von Dokumenten und wann sie versendet werden.

Buchungsbestätigung

Dies ist die E-Mail, die an Gäste gesendet werden kann, um ihnen die Buchungsbestätigung zu übermitteln. Sie enthält alle relevanten Informationen zur Buchung.

Wann wird sie versendet?
 Sobald die Buchung vom Gast vorgenommen wurde, wird die Buchungsbestätigung automatisch versendet. Ausnahmen sind iCal-Buchungen und Buchungen, die manuell im Kalender hinzugefügt werden.

Stornierungsbestätigung

Diese E-Mail erhalten Gäste als Bestätigung ihrer Stornierung. Sie informiert den Gast darüber, dass die Stornierung bearbeitet wurde, und kann zusätzliche relevante Informationen enthalten.

Wann wird sie versendet?
 Wenn die E-Mail-Adresse mit einer vorherigen Buchung übereinstimmt, erkennt das System den Gast als wiederkehrenden Gast.

Buchungsbestätigung für Stammgäste

Dieses Dokument wird gesendet, wenn das System erkennt, dass ein Gast bereits zuvor gebucht hat (anhand seiner E-Mail-Adresse). Wenn dieses Dokument eingerichtet ist, wird die normale Buchungsbestätigung nicht gesendet, damit der Gast eine personalisierte Bestätigung erhält.

Wann wird sie versendet?
 Wenn die E-Mail-Adresse mit einer vorherigen Buchung übereinstimmt, erkennt das System den Gast als wiederkehrenden Gast.

Buchungsbestätigung für OTAs

Dieses Dokument kann eingerichtet werden, wenn du die Kommunikation mit Buchern von OTAs differenzieren möchtest. Beachte, dass du keinen bestimmten Buchungskanal auswählen kannst. Falls du diese Vorlage einrichtest, erhalten alle Gäste, die über externe Anbieter gebucht haben, diese E-Mail.

Bitte beachte: Einige Buchungskanäle, wie Airbnb und Booking.com, haben Einschränkungen bei der versendeten Kommunikation.  

• Lies hier mehr über diese Einschränkungen für Booking.com.

Buchungsvorschlag

Erstelle vorläufige Buchungen und sende Buchungsvorschläge an Gäste. Dieses Dokument ist mit der Buchungsbestätigung verknüpft und wird manuell versendet.

Vor-Anreise

Diese E-Mail wird vor der Ankunft des Gastes gesendet und enthält alle relevanten Buchungsdetails. In diesem Dokument kann auch der Link zum Online-Check-in eingefügt werden.

Wann wird sie versendet?
Das Dokument kann so eingerichtet werden, dass es eine bestimmte Anzahl von Tagen vor der Anreise des Gastes versendet wird. Dies kannst du unter Einstellungen -> E-Mails konfigurieren.

Vor-Anreise-Erinnerung

Dieses Dokument ist eine Erinnerung vor dem Aufenthalt. Es ist eine zusätzliche automatische E-Mail, die Gästen mehrfach vor ihrer Ankunft gesendet werden kann. Sie kann für Last-Minute-Informationen wie Check-in-Anweisungen, Parkhinweise oder Türcodes genutzt werden.

Wann wird sie versendet?
 Das Dokument kann so eingerichtet werden, dass es eine bestimmte Anzahl von Tagen vor der Anreise des Gastes versendet wird. Stelle sicher, dass es nach der ersten Vor-Anreise-E-Mail gesendet wird.

Nach-Abreise

Diese E-Mail wird einige Tage nach dem Aufenthalt des Gastes versendet, um eine Nachbereitung zu ermöglichen. Du kannst hier einen Rabattcode hinzufügen, um Gäste zu ermutigen, direkt über deine Buchungsmaschine erneut zu buchen.

Wann wird sie versendet?
 Genau wie die Nach-Abreise-E-Mail kann die Versandzeit unter Einstellungen > E-Mails festgelegt werden.

Zahlungsaufforderung

Die Zahlungsanforderung ist eine E-Mail, die an Gäste gesendet werden kann, um eine Zahlung für eine Buchung anzufordern. Mit einem PSP (Payment Service Provider) kannst du Gäste bitten, eine Online-Zahlung entweder vollständig oder teilweise vorzunehmen.

Wann wird sie versendet?
 Zahlungsaufforderungen werden manuell über das Reservierungs-Dashboard versendet.

Zahlungsbestätigung

Diese E-Mail wird automatisch an Gäste gesendet, die über den Zahlungslink in der Zahlungsaufforderung bezahlt haben. Sie bestätigt, dass die Zahlung erfolgreich verarbeitet wurde.

Wann wird sie versendet?
 Dieses Dokument wird nur versendet, wenn die Zahlung über den Zahlungslink erfolgreich durchgeführt wurde.

Zahlungserinnerung

Die Zahlungserinnerung ist eine E-Mail, die an Gäste gesendet werden kann, um sie an ausstehende Zahlungen zu erinnern. Die E-Mail enthält einen Zahlungslink, über den Gäste mit Kreditkarte bezahlen können.

Wann wird sie versendet?
 Du kannst dieses Dokument manuell versenden, um Gäste an ihre offenen Zahlungen zu erinnern. Überprüfe dazu deinen Debitoren Bericht.

Check-in-Bestätigung

Diese automatische E-Mail wird an Gäste gesendet, sobald sie das Online-Check-in-Formular ausgefüllt haben. Du erhältst ebenfalls eine Kopie.

Gäste-Registrierung

Dieses Dokument enthält die Registrierungsdaten des Gastes. Es kann ausgedruckt werden, damit der Gast es beim Check-in unterschreibt, oder digital gespeichert werden.

Wann wird sie versendet?
 Dieses Dokument wird nicht an Gäste versendet. Es ist für Hoteliers gedacht, die eine gedruckte Version des Registrierungsformulars benötigen. Falls du diese Daten online erfassen möchtest, nutze das Online-Check-in, das die Informationen automatisch in das Gäste-Registrierungsformular übernimmt.

Rechnungsbegleitschreiben

Diese E-Mail kann an Gäste und Bucher mit ihrer Rechnung oder Proforma-Rechnung gesendet werden. Sobald die Rechnung erstellt wurde, wird diese E-Mail automatisch versendet.

Online Check-out

Zusätzlich zum Online-Check-in ermöglicht RoomRaccoon auch den Online-Check-out. Dies kann mit diesem Dokument durchgeführt werden. Es ist standardmäßig in deinem Konto aktiviert. Falls du es nicht nutzen möchtest, lösche das Dokument.

Wann wird sie versendet?
 Das Online-Check-out-Dokument wird um 7:00 Uhr am Morgen der Abreise automatisch an den Gast gesendet. Falls der Gast es nicht nutzt, bleibt die Reservierung auf „eingecheckt“.

Online Check-out-Bestätigung

Zur Bestätigung für Gäste, die online auschecken, wird automatisch ein Dokument gesendet, sobald der Check-out abgeschlossen wurde.

Rechnungsübersicht

Dieses Dokument ermöglicht es Hoteliers, mehrere Rechnungen eines Buchers (oder Gastes) zu konsolidieren und als eine zusammengefasste Rechnungsübersicht zu senden. Dies ist ein manuelles Dokument. Weitere Informationen zur Versendung findest du in diesem Artikel.

Reservierungslink für Kontingente

Dieses Dokument ist Teil der RoomRaccoon-Kontingentfunktion. Es enthält einen Link, über den Gäste ihre Zimmer direkt buchen können. Dies ist ein manuelles Dokument. Weitere Informationen zu Kontingenten findest du in diesem Artikel.

Individuelle Dokumente

Individuelle Dokumente sind E-Mails, die du an Gäste mit zusätzlichen Informationen senden kannst, z. B. über große Veranstaltungen oder laufende Aktionen.