Criação de Faturas

Como posso associar várias reservas a uma única fatura?

Isto pode ser feito associando as reservas. Para tal, siga estes passos simples:

1. Certifique-se de que tem os dois números de reserva disponíveis. Abra a primeira reserva;

2. Carregue no ícone de ligação e introduza o número da reserva que pretende  associar. Não esqueça de carregar em guardar.

3. Agora verá que as reservas estão associadas. Poderá gerir os pagamentos e a faturação a partir da reserva principal. No entanto, se já existir um pagamento ou uma fatura registada, não poderá associá-la à reserva principal.

Importante: não pode existir qualquer pagamento ou fatura na reserva que pretende associar; os pagamentos só podem ser feitos na reserva principal.

Como posso alterar o número da fatura?

Cada fatura emitida recebe automaticamente um novo número, que não pode ser alterado manualmente. Caso deseje alterar a série numérica, poderá fazê-lo.
Para isso, aceda : Definições > desça até à secção Faturas.

Importante: Para evitar complicações na contabilidade ou junto do seu contabilista, recomendamos que faça esta alteração apenas no início do ano fiscal.

Como posso combinar os extras na minha fatura?

Esta configuração pode ser efetuada em Definições > secção Faturas, ao selecionar a opção "Combinar os mesmos extras numa única linha da fatura".

O que devo fazer se os extras forem adicionados à reserva depois da fatura já ter sido emitida?

Neste caso, tem duas opções:

1.  Criar uma nova fatura apenas para os extras, ou

2. Emitir uma nota de crédito da fatura original e, em seguida, gerar uma nova fatura que inclua os extras atualizados.

Como posso emitir várias faturas para uma única reserva?

Caso seja necessário emitir faturas separadas, por exemplo uma correspondente ao valor do quarto e outra relativa aos extras, poderá gerar duas faturas distintas, selecionando para cada uma os itens específicos que pretende incluir. No exemplo apresentado, foram selecionados apenas os itens do minibar, pelo que apenas esses serão incluídos na respetiva fatura.

Como posso alterar o nome na fatura?

Para alterar o nome em uma fatura já emitida, terá de emitir primeiro uma nota de crédito. Após esse passo, poderá emitir uma nova fatura com os dados corretos.

• Como criar uma fatura

• Como criar uma nota de crédito

Como posso emitir a fatura em nome do hóspede em vez do titular da reserva?

Ao criar a fatura, pode selecionar o destinatário da fatura.

Pode escolher emitir a fatura para:

1. Um novo titular – utilize o ícone + para adicionar um titular que ainda não esteja registado no sistema.

2. Através do menu suspenso, pode selecionar o titular ou o hóspede atual da reserva.

3. Utilizando a opção de pesquisa, pode encontrar outro titular já existente no sistema.

Certifique-se de que preenche previamente os dados do hóspede, como morada, etc., na reserva ou no perfil do hóspede.

Como posso alterar os dados da empresa na fatura?

Para alterar os dados da empresa, como nome, NIF ou morada, deve aceder ao Perfil do Titular e fazer as alterações necessárias.

Porque não consigo criar uma fatura?

Verifique o seguinte:

• Adicionou um titular à reserva?

• Todos os seus extras têm contas contabilísticas associadas?

• Se ainda assim não conseguir criar uma fatura, por favor contacte-nos.

Posso emitir uma fatura com data retroativa?

Não. As faturas geradas no RoomRaccoon terão sempre a data em que são emitidas. Por motivos legais e contabilísticos, não é possível definir manualmente uma data (anterior) diferente.
 Além disso, a receita da fatura será atribuída ao mês em que a fatura foi emitida, e não às datas da reserva.

Exemplo: Se uma reserva teve check-in e check-out em março, mas a fatura foi criada em abril, a receita será contabilizada em abril, e não em março.

Notas de Crédito

Como posso eliminar uma fatura?

As faturas não podem ser eliminadas. Uma vez criada, a fatura é definitiva. Se precisar de alterar, corrigir ou remover uma fatura, deverá fazê-lo através da emissão de uma nota de crédito. Isto é essencial para garantir a conformidade dos seus relatórios financeiros e contabilidade. Para mais informações sobre como emitir uma nota de crédito, consulte este artigo.

Porque tenho de emitir uma nota de crédito?

Eliminar uma fatura retira o valor do relatório de receitas e resulta numa transação sem fatura correspondente. Para garantir uma boa prática contabilística, é preferível emitir uma nota de crédito em vez de eliminar a fatura, de forma a manter o registo completo da transação. Ao emitir uma nota de crédito, está a arquivar o documento para efeitos de auditoria e prevenção de fraude.

Pagamentos

Como posso associar uma fatura a um pagamento já registado?

Pode associar o pagamento à fatura a qualquer momento, utilizando o ícone de fatura junto ao pagamento registado.

Como posso associar vários pagamentos à mesma fatura?

Para associar vários pagamentos à mesma fatura, siga estes passos:

1. Certifique-se de que criou a fatura primeiro.

2. Depois, utilize o ícone da fatura junto a cada pagamento registado para os associar à fatura. Pode associar quantos pagamentos quiser à mesma fatura.

Como posso emitir uma fatura quando o hóspede paga via MBWAY, em numerário ou fora do RaccoonPay?

No menu de pagamentos, selecione uma das opções existentes que, na sua opinião, melhor corresponda ao método utilizado, adicione o pagamento manualmente à reserva e, de seguida, prossiga com a emissão da fatura.

A minha fatura apresenta um valor negativo em dívida (por exemplo, -€6). 
Como posso corrigir?

Um valor negativo surge quando o total dos pagamentos associados é inferior ao valor da fatura. Isto significa que existe um saldo pendente que ainda não foi coberto totalmente pelos pagamentos.

Para corrigir, reveja os pagamentos associados à fatura e confirme se o total corresponde ao valor integral da mesma.

Envio de Faturas

Como posso enviar uma fatura ao hóspede?

Para enviar uma fatura, siga estes passos na ficha da reserva:

1. Depois de criar a fatura, selecione-a no menu suspenso da secção de documentos da reserva.

2. Use o ícone do envelope para enviar a fatura por e-mail ao hóspede ou ao titular. Poderá inserir o endereço de e-mail pretendido.

3. Se desejar adicionar informações adicionais ao e-mail, escreva-as no campo de texto.

Em alternativa, pode visualizar e imprimir a fatura para entregar ao hóspede ou utilizar a Lista de Faturas.

Como posso reenviar ou regenerar uma fatura que o hóspede não recebeu corretamente?

Para reenviar uma fatura, selecione-a na secção de documentos da reserva e clique novamente em "enviar fatura". Pode alterar o endereço de e-mail, se necessário. Para uma visão geral completa de todas as faturas, aceda à Lista de Faturas no módulo Financeiro.

Posso alterar o e-mail do destinatário da fatura?

Sim. Basta ajustar o endereço de e-mail ao enviar a fatura.

Posso adicionar texto ao e-mail ao enviar uma fatura?

Sim. Carregue no ícone de e-mail junto à fatura na página de Detalhes da Reserva. Será apresentado um editor de texto avançado, onde poderá:

• Inserir ou editar o endereço de e-mail do destinatário

• Adicionar texto personalizado (com formatação: negrito, itálico, listas, etc.)

• Pré-visualizar o conteúdo do e-mail antes de enviar

• O ficheiro PDF da fatura será automaticamente anexado ao e-mail.

• Uma cópia será enviada para o e-mail administrativo do seu alojamento, tal como acontece com outras comunicações de documentos.

Resumo de Faturas

Onde posso consultar um resumo das faturas criadas ou creditadas numa reserva?

Na secção de Documentos da ficha da reserva, utilize o menu suspenso para ver todas as faturas e notas de crédito emitidas.

Como posso gerar um resumo de todas as faturas criadas durante um determinado período?

Poderá utilizar a Lista de Faturas ou a Lista de Reservas.

1 Lista de Faturas

1. Aceda a Finanças > Lista de Faturas

2. Selecione o intervalo de datas e o estado (todas as faturas, pagas, parcialmente pagas, não pagas)

3. Use a secção de download (para selecionar da lista) ou download por intervalo de datas (para o período completo).

2 Lista de Reservas

1. Aceda a Reservas > Lista de Reservas

2. Selecione os parâmetros de datas pretendidos para esse resumo.

3. Desça até ao fim da página e descarregue a lista de faturação no formato escolhido.

Onde posso consultar um resumo das faturas não pagas?

Pode aceder à Lista de Faturas no módulo Financeiro ou utilizar a Lista de Devedores.