Was sind „Dokumente“?

Im RoomRaccoon PMS werden Dokumente genutzt, um mit Gästen zu kommunizieren.

Mehr über die verschiedenen Dokumenttypen erfährst du hier: RoomRaccoon Dokumente.

Welche Dokumente können automatisch verschickt werden?

Die automatisch versendeten Dokumente sind:

• Buchungsbestätigung

• Stornierungsbestätigung

• Buchungsbestätigung für Stammgäste

• Vor anreise

• Erinnerung vor dem aufenthalt (falls eingerichtet)

• Nach abreise

• Zahlungsbestätigung (falls eingerichtet)

• Online-Check-in-Bestätigung (falls eingerichtet)

• Online-Check-out-Bestätigung (falls eingerichtet)

Andere Dokumente können nicht automatisch verschickt werden.

Du kannst aber eigene Dokumente für spezielle Zwecke oder Events anlegen.

Dokumente einrichten

Wie richte ich ein Dokument ein?

Folge den Schritten in diesem Artikel zur Dokument-Einrichtung.

Wer kann ein Dokument bearbeiten oder hinzufügen?

Nur der Manager oder Teammitglieder mit Manager-Zugang können Dokumente ändern oder neue hinzufügen.

Was ist ein Replace Tag?

Ein Replace Tag wird durch die echten Gast- oder Buchungsdaten ersetzt.

Beispiel: %guest_firstname% → zeigt im Dokument den tatsächlichen Vornamen des Gastes an.
 So kannst du deine Dokumente personalisieren.

Warum wird in der E-Mail nichts angezeigt, obwohl ein Replace Tag im Dokument ist?

Wenn die Information im Replace Tag nicht in der Reservierung hinterlegt ist, bleibt das Feld leer.

Beispiel: %guest_firstname% ist im Template, aber der Gast hat keinen Vornamen angegeben.

Warum zeigt mein Dokument den Namen des Gastes nicht an?

Prüfe, ob die Daten im Bereich Gast & Rate ausgefüllt sind.

Tipp: Eine Buchung ohne Bucher ist nicht möglich – daher empfiehlt es sich, im Zweifel die Bucher-Tags zu nutzen (z. B. falls der Online Check-in nicht ausgefüllt wurde).

Wie lösche ich ein Dokument?

1. Öffne das Dokument im Dokumente-Modul.

2. Scrolle nach unten.

3. Klick auf Dieses Dokument dauerhaft löschen (roter Button).

Kann ich den Google-Maps-Standort in meinen Dokumenten anpassen?

Ja. Falls die automatisch angezeigte Adresse nicht korrekt ist, kannst du ein individuelles Dokument erstellen und den Link anpassen.

Siehe Artikel zur Bearbeitung des Google-Maps-Links.

Dokumente versenden

Kann ich ein Dokument nur an eine bestimmte Zimmerkategorie schicken?

Ja. Öffne ein bestehendes Dokument oder erstelle ein neues.

Rechts findest du die Option Einzigartiges Dokument pro Kategorie. Wähle dort die gewünschte(n) Zimmerkategorie(n).

Wo ändere ich die Versandzeit eines Dokuments?

Die Versandzeit lässt sich nur bei folgenden Dokumenten ändern:

• Vor anreise

• Erinnerung vor dem aufenthalt

• Nach abreise

Einstellungen > E-Mails > gewünschte Anzahl Tage vor oder nach Aufenthalt eintragen.

Von welchen Dokumenten bekomme ich als Hotelier eine Kopie?

Von allen Dokumenten, die RoomRaccoon an deine Gäste verschickt.

Tipp: Lege dir Filter in deinem Mail-Programm (z. B. Gmail) an, um diese automatisch in Ordner zu sortieren.

Ich möchte keine Kopien mehr in meinem Posteingang haben. Geht das?

Nein, diese Funktion kann nicht deaktiviert werden.

Grund: Damit du keine wichtigen Mitteilungen wie Stornierungen oder Buchungsbestätigungen verpasst.

Lösung:

• Filter in deinem E-Mail-Programm einrichten.

• Oder in den Kontoeinstellungen eine andere E-Mail-Adresse für die Dokument-Kopien hinterlegen.

Dokumente nachverfolgen

Wo sehe ich, welche Dokumente an meine Gäste verschickt wurden?

1. Öffne die Reservierung.

2. Scrolle nach unten zum Abschnitt Dokumente.
    → Dort findest du alle verschickten Dokumente mit Datum und Uhrzeit.

3. Alternativ kannst du die Reservierungs-Timeline prüfen.