Wat zijn de verschillende soorten documenten die ik kan instellen en naar gasten kan sturen?

Boekingsbevestiging

Dit is de e-mail die kan worden verzonden naar de gasten met hun reserveringsbevestiging gegevens. Hiermee worden de gasten geïnformeerd dat hun reservering is bevestigd, inclusief de informatie die voor hen van belang is om te weten.

Annuleringsbevestiging

Dit is de e-mail die gasten ontvangen om hun annulering te bevestigen. Deze e-mail informeert de gast dat de annulering is verwerkt en kan vergezeld gaan van alle andere relevante informatie die je wilt dat ze weten.

Boekingsbevestiging terugkerende gasten

Hiermee wordt een e-mail met de bevestiging van de reservering verzonden als het systeem herkent dat dit een terugkerende gast is via zijn e-mail. Als dit document is geconfigureerd, wordt de initiële bevestigingsmail van de reservering niet verzonden, zodat de gast het gepersonaliseerde bevestigingsdocument kan ontvangen.

Boekingsbevestiging OTAs

Dit document kun je instellen als je je communicatie met boekers via OTA's wilt onderscheiden. Houd er rekening mee dat je niet kunt aangeven via welk boekingskanaal. Als je deze sjabloon instelt, ontvangen alle gasten die via een extern kanaal hebben geboekt deze e-mail. 

Voorstel

Creëer optionele boekingen en stuur boekingsvoorstellen naar gasten, die gekoppeld zijn aan het boekingsbevestiging document. Dit is een handmatig document.

Voor aankomst

Dit is de e-mail die voor aankomst naar de gast wordt gestuurd met alle relevante boekingsgegevens en in dit document kun je de online check-in koppelen. 

Na vertrek

Dit is de e-mail die een paar dagen na het verblijf naar de gasten wordt gestuurd, zodat ze na hun verblijf in jouw accommodatie nog contact met je kunnen opnemen. Voeg hier een kortingscode toe voor je gasten om terugkerende boekers direct op je booking engine aan te moedigen.

Hetzelfde als bij de voor aankomst mail, om de verzendtijd in te stellen ga je naar Instellingen > scroll naar beneden naar e-mails.

Betaalverzoek

Het betaalverzoek is een e-mail die je naar gasten kunt sturen met het verzoek om een verschuldigd bedrag voor hun reservering te betalen. Met een PSP (payment service provider) kun je gasten vragen om online te betalen voor een deel of het hele bedrag.

Betalingsbevestiging

Dit is de e-mail die automatisch wordt verzonden naar de gasten die hebben betaald via de betaallink van het betaalverzoek om te bevestigen dat de betaling succesvol is verwerkt.

Betalingsherinnering

De betalingsherinnering is een e-mail die je naar gasten kunt sturen om ze te herinneren aan openstaande bedragen van hun facturen die betaald moeten worden. De betalingsherinnering bevat een betaallink waarmee gasten met hun creditcard of betaalpas kunnen betalen.

Bevestiging online check-in

Dit is een automatische e-mail die naar gasten wordt gestuurd zodra ze het online incheckformulier hebben ingevuld. Jij ontvangt ook een kopie. 

Registratieformulier

Dit is het formulier met de registratiegegevens van de gast. Dit formulier kan worden afgedrukt zodat de gast het kan ondertekenen tijdens het inchecken, of het kan worden opgeslagen op je harde schijf. 

Factuur E-mail

Dit is de e-mail die je gasten en boekers kunt sturen met hun factuur of proforma factuur. Zodra je de factuur hebt gemaakt, wordt deze e-mail automatisch verzonden. 

Online Check-out

Naast online inchecken kunnen gasten ook online uitchecken. Dit kun je doen door dit document te gebruiken. Het wordt automatisch ingeschakeld in je account. Als je het niet wilt gebruiken, verwijder het document dan. 

Online Check-out Bevestiging 

Als bevestiging voor gasten die besluiten om online uit te checken, wordt er automatisch een document gestuurd ter bevestiging zodra ze het proces hebben voltooid. 

Factuur Overzicht

Met dit document kunnen hoteliers verschillende facturen van een boeker (of gast) samenvoegen en als één factuur overzicht versturen. Dit is een handmatig document, meer informatie over hoe je het verstuurt vind je in dit artikel. 

Link Kamertoewijzing 

Dit document maakt deel uit van de RoomRaccoon kamertoewijzing functionaliteit. Het bevat een link waarmee gasten hun kamers direct kunnen boeken. Dit is een handmatig document, meer informatie over kamertoewijzing vind je in dit artikel.

Overige Documenten

Aangepaste documenten zijn e-mails die je naar je gasten stuurt met extra informatie of “goed om te weten”, zoals grote evenementen die plaatsvinden of promoties die je misschien hebt.

Welke documenten kan ik instellen om automatisch te verzenden? 

Samengevat zijn de documenten die automatisch worden verzonden:

• Boekingsbevestiging

• Bevestiging van annulering 

• Boekingsbevestiging voor terugkerende gast 

• Voor aankomst

• Na vertrek

• Betalingsbevestiging - als je dit hebt ingesteld 

• Online Check-in bevestiging - als je deze instelling hebt 

• Online Check-out bevestiging  - als je deze instelling hebt 

Naast deze documenten zijn er geen documenten die kunnen worden ingesteld om automatisch te worden verzonden. Je kunt echter wel een aangepast document instellen voor een specifiek doel of evenement. 

Waar wijzig ik het tijdstip waarop een document wordt verzonden? 

Je kunt alleen het tijdstip van verzenden bewerken voor het document voor aankomst en na vertrek. Je kunt dit doen in de module Instellingen > scroll naar beneden naar E-mails > gebruik de velden om het aantal dagen vóór of na het verblijf toe te voegen dat je wilt verzenden. 

Wat is een replace tag?

De waarde in de tag wordt vervangen door de informatie die gasten en boekers hebben ingevoerd. Als je bijvoorbeeld: %guest_firstname% gebruikt, verschijnt de naam van de gast (die je hebt ingesteld bij gasteninformatie) in de verstuurde e-mail. Je kunt replace tags gebruiken om documenten te personaliseren.

Waarom wordt er geen informatie weergegeven in de e-mail hoewel er een replace tag in het document template staat? 

Houd er rekening mee dat als de informatie in de replace tag niet beschikbaar is in de reservering, deze blanco zal blijven. Bijvoorbeeld: als de replace tag %guest_firstname% wordt gebruikt in je template, maar de gast heeft deze informatie niet ingevuld, dan worden er geen gegevens getoond in de e-mail.

Waarom toont mijn document de naam van de gast niet? 

Is er informatie ingevuld in het gedeelte Gast & Tarief ? Zo niet, dan zijn er geen gegevens die je in het document kunt opnemen.

Tip: je kunt geen reservering maken zonder boeker, dus een veiligere optie is om de boeker replace tags te gebruiken voor het geval de online check-in niet is ingevuld.

Wie kan een document wijzingen of aanmaken? 

Wijzigingen in het document of het maken van een nieuw document kan alleen worden gedaan door de manager of door een medewerker van het team met manager-toegang.

Van welke documenten ontvang ik (de hotelier) een kopie? 

Je ontvangt een kopie van alle documenten die RoomRaccoon naar je gasten stuurt.

Tip: om je inbox te organiseren, kun je filters maken die deze e-mails automatisch sorteren in speciale mappen. Als je wilt weten hoe, neem dan contact op met je e-mailprovider, zoals bijvoorbeeld Gmail.