Wat zijn ‘Documenten’?

Binnen het RoomRaccoon PMS worden documenten gebruikt om met gasten te communiceren. Wil je meer weten over de verschillende soorten documenten? Bekijk dan het artikel RoomRaccoon Documenten.

Worden er automatisch documenten verstuurd?

Ja. De documenten die automatisch worden verstuurd zijn:

• Reserveringsbevestiging

• Annuleringsbevestiging

• Reserveringsbevestiging voor terugkerende gasten

• Voor aankomst

• Herinnering voor verblijf (als je dit hebt ingesteld) 

• Na vertrek

• Betaalbevestiging (als je dit hebt ingesteld)

• Online check-in bevestiging (als je dit hebt ingesteld)

• Online check-out bevestiging (als je dit hebt ingesteld)

Buiten deze documenten kun je geen extra documenten automatisch laten versturen. Wel kun je een eigen document op maat maken voor een specifiek doel of evenement.

Instellen van documenten

Hoe stel ik een document in?

Volg de stappen in dit artikel: Hoe stel je een document in?

Wie kan een document bewerken of toevoegen?

Alleen de manager of een teamlid met manager-toegang kan wijzigingen maken of nieuwe documenten aanmaken.

Wat is een replace tag?

Een replace tag wordt automatisch vervangen door de gegevens van de gast of boeker.

Voorbeeld: gebruik je %guest_firstname%, dan verschijnt de voornaam van de gast in het document of e-mail. Replace tags zijn handig om documenten te personaliseren.

Waarom wordt er geen informatie getoond ondanks dat ik een replace tag heb gebruikt?

Als de informatie in de replace tag niet beschikbaar is in de reservering, blijft dit veld leeg.

Voorbeeld: gebruik je %guest_firstname% maar heeft de gast dit niet ingevuld, dan verschijnt er niets.

Waarom toont mijn document de naam van de gast niet?

Controleer of er gegevens zijn ingevuld in het Gast & Tarief-gedeelte.

Tip: je kunt geen reservering maken zonder een boeker. Gebruik daarom de boeker replace tags als alternatief, bijvoorbeeld als de gast het online check-in formulier niet heeft ingevuld.

Hoe verwijder ik een document?

1. Open het document in de Documenten-module.

2. Scroll naar beneden en klik op Verwijder dit document permanent (rode knop).

Kan ik de Google Maps-locatie in mijn documenten aanpassen?

Ja. Soms klopt de Google Maps-locatie niet helemaal. Je kunt dit oplossen door een aangepast document aan te maken en de link naar Google Maps aan te passen. Zie dit artikel voor de stappen.

Verzenden van documenten

Kan ik een document naar slechts één specifieke kamercategorie sturen?

Ja. Open een bestaand document of maak een nieuw document aan.

Aan de rechterkant zie je de optie Uniek document per categorie. Selecteer hier de kamercategorie(ën) waarop het document van toepassing moet zijn.

Waar kan ik de verzendtijd aanpassen?

Alleen voor deze documenten kun je het verzendmoment aanpassen:

• Voor aankomst

• Herinnering voor verblijf 

• Na vetrek 

Ga naar Instellingen > E-mails en vul in hoeveel dagen vóór of ná het verblijf het document moet worden verstuurd.

Van welke documenten ontvang ik zelf een kopie?

Je ontvangt een kopie van alle documenten die RoomRaccoon naar je gasten stuurt.

Tip: organiseer je inbox door filters aan te maken die deze mails automatisch in mappen plaatsen (bijv. in Gmail).

Kan ik het ontvangen van document-kopieën uitzetten?

Nee, dat kan niet. Dit is zodat je nooit belangrijke communicatie (zoals annuleringen of reserveringsbevestigingen) mist.

Je kunt wel:

• Inboxfilters maken (bijv. in Gmail).

• Het e-mailadres aanpassen in de accountinstellingen als je de mails liever op een ander adres ontvangt.
  
  

Waar zie ik welke documenten naar mijn gasten zijn gestuurd?

1. Open de reservering.

2. Scroll naar het gedeelte Documenten. Hier zie je een overzicht met datum en tijd.

3. Je kunt dit ook terugvinden in de reserveringstijdlijn.