Cosa sono i “Documenti”?

All’interno del PMS di RoomRaccoon, i documenti vengono utilizzati per comunicare con gli ospiti. Per saperne di più sui vari tipi di documenti disponibili, consulta la sezione dedicata ai Documenti di RoomRaccoon.

Ci sono altri documenti che posso configurare per l’invio automatico?

Ecco l’elenco dei documenti che possono essere inviati automaticamente:

• Conferma prenotazione

• Conferma cancellazione

• Conferma prenotazione per ospiti abituali

• Prima dell' arrivo

• Promemoria pre-soggiorno (se attivato)

• Dopo partenza

• Conferma pagamento (se attivata)

• Conferma check-in online (se attivata)

• Conferma check-out online (se attivata)

Oltre a questi, non è possibile impostare altri documenti per l’invio automatico.
 Puoi comunque creare un documento personalizzato per esigenze specifiche o eventi particolari.

Configurazione dei Documenti

Come si configura un documento?

Per scoprire come creare un documento e tutti i passaggi necessari, consulta l’articolo dedicato alla configurazione dei documenti.

Chi può modificare o creare un documento?

Solo un manager o un membro del team con accesso utente di tipo manageriale può modificare o aggiungere documenti.

Cos’è un tag dinamico (replace tag)?

Un tag dinamico viene sostituito automaticamente con i dati inseriti dall’ospite o dal booker.

Ad esempio, se usi il tag %guest_firstname%, l’e-mail conterrà il nome dell’ospite inserito nelle informazioni della prenotazione.

I tag dinamici sono utili per personalizzare i tuoi documenti.

Perché non compare nessuna informazione nell’e-mail anche se ho usato un tag dinamico?

Se l’informazione relativa al tag non è presente nella prenotazione, il campo rimarrà vuoto.
 Es: se usi %guest_firstname% ma il nome dell’ospite non è stato inserito, l’e-mail non mostrerà nulla in quel punto.

Perché il nome dell’ospite non appare nel documento?

Hai inserito i dati nella sezione Ospite & Tariffa? Se mancano, non c’è alcuna informazione da visualizzare.

Consiglio: una prenotazione non può essere creata senza un booker, quindi per sicurezza puoi usare i tag relativi al booker nel caso in cui l’ospite non abbia completato il check-in online.

Come si elimina un documento?

1. Apri il documento nel modulo Documenti

2. Scorri fino in fondo e clicca su Elimina definitivamente questo documento (pulsante rosso)

Posso modificare la posizione Google Maps nei miei documenti?

Sì, puoi. Se la posizione indicata è imprecisa, puoi modificarla creando un documento personalizzato e aggiornando il link di Google Maps seguendo i passaggi indicati nell’articolo dedicato.

Invio dei Documenti

Posso inviare un documento solo a una specifica categoria di camera?

Sì. Apri un documento esistente o creane uno nuovo. Sulla destra, vedrai l’opzione “Documento unico per categoria”.

Seleziona la categoria (o le categorie) a cui applicare il documento.

Dove posso modificare l’orario di invio di un documento?

Puoi modificare l’orario di invio solo per i documenti Prima dell' arrivo, promemoria pre-soggiorno, dopo partenza.

Vai su Impostazioni > e-mail, poi inserisci il numero di giorni prima o dopo il soggiorno in cui desideri inviarli.

Quali documenti ricevo anche io come albergatore?

Ricevi una copia di tutti i documenti che RoomRaccoon invia agli ospiti.

Suggerimento: per organizzare meglio la tua casella e-mail, puoi creare filtri che spostano automaticamente queste comunicazioni in cartelle dedicate. Controlla le impostazioni del tuo provider email (es. Gmail) per sapere come fare.

Non voglio più ricevere le copie dei documenti nella mia casella. Posso disattivare questa funzione?

No, questa funzione non può essere disattivata.È importante ricevere sempre comunicazioni essenziali come cancellazioni o conferme di prenotazione.

• Tuttavia, puoi creare dei filtri email per organizzare la posta in arrivo.

• In alternativa, puoi modificare l’indirizzo email dal modulo Impostazioni se preferisci ricevere i documenti su un altro account.

Dove posso vedere quali documenti sono stati inviati agli ospiti?

1. Apri la prenotazione

2. Scorri fino alla sezione Documenti
   
   

   • Qui vedrai l’elenco dei documenti inviati, con data e ora

   • In alternativa, puoi consultare la timeline della prenotazione