O que são "Documentos"?

Dentro do PMS da RoomRaccoon, os Documentos são utilizados para comunicar com os hóspedes. Para saber mais sobre os diferentes tipos de documentos, consulte a secção Documentos da RoomRaccoon.

Existem outros documentos que posso configurar para envio automático?

Para resumir, os documentos que são enviados automaticamente são:

• Confirmação de reserva

• Confirmação de cancelamento

• Confirmação de reserva para hóspedes recorrentes

• Mensagem antes da chegada

• Lembrete de pré-estadia – se tiver esta opção configurada

• Mensagem após a saída

• Confirmação de pagamento – se tiver esta opção configurada

• Confirmação de check-in online – se tiver esta opção configurada

• Confirmação de check-out online – se tiver esta opção configurada

Para além destes, não é possível configurar o envio automático de outros documentos. No entanto, pode criar um documento personalizado para um objetivo ou evento específico.

Configuração de Documentos

Como configuro um documento?

Para saber mais sobre como configurar um documento e todos os passos envolvidos, consulte este artigo.

Quem pode editar ou adicionar um documento?

As alterações a um documento ou a criação de um novo documento só podem ser realizadas pelo gestor ou por um membro da equipa com acesso de utilizador com permissões de gestor.

O que é uma "replace tag"?

O valor da tag será substituído pela informação real introduzida pelo hóspede ou responsável pela reserva.

Por exemplo: ao usar %guest_firstname%, o nome do hóspede (introduzido nos dados do hóspede) aparecerá no e-mail enviado. Pode usar estas tags para personalizar os documentos.

Porque é que não aparece informação no e-mail, apesar de ter usado uma replace tag no modelo do documento?

Se a informação correspondente à tag não estiver presente na reserva, esse campo ficará em branco.

Exemplo: se usar %guest_firstname% mas o hóspede não tiver preenchido esse dado, o nome não será exibido no e-mail.

Porque é que o meu documento não mostra o nome do hóspede?

Verifique se os dados foram preenchidos na secção Hóspede & Tarifa.

Se não estiverem preenchidos, não haverá dados a extrair para o documento.

Dica: como não é possível criar uma reserva sem um responsável, uma alternativa mais segura é utilizar as tags do responsável pela reserva (booker) caso o check-in online não esteja completo.

Como posso eliminar um documento?

Abra o documento no módulo Documentos

Desça até ao final da página e clique no botão vermelho Eliminar este documento permanentemente.

Posso alterar a localização do Google Maps nos meus documentos?

Sim, é possível.

Se a localização fornecida pelo Google Maps estiver incorreta, pode ajustá-la criando um documento personalizado e modificando o link do Google Maps. Siga os passos descritos no artigo correspondente.

Envio de Documentos

Posso enviar um documento apenas para uma categoria de quarto específica?

Sim. Abra um documento existente ou crie um novo. No lado direito do ecrã, verá a opção "Documento único por categoria".

Selecione a(s) categoria(s) de quarto a que pretende associar o documento.

Onde posso editar a hora a que um documento é enviado?

Só é possível editar a hora de envio dos documentos de:

• Mensagem antes da chegada

• Lembrete de pré-estadia

• Mensagem após a saída

Para o fazer:

Vá ao módulo Definições > desça até à secção E-mails > preencha os campos com o número de dias antes ou depois da estadia em que pretende que o documento seja enviado.

Quais os documentos dos quais o hoteleiro recebe uma cópia?

Receberá uma cópia de todos os documentos enviados pela RoomRaccoon aos seus hóspedes.

Dica: para organizar a sua caixa de entrada, pode criar filtros que encaminhem automaticamente esses e-mails para pastas dedicadas. Consulte o seu fornecedor de e-mail, como o Gmail, para saber como configurar.

Já não quero receber cópias dos documentos na minha caixa de entrada. Posso desativar esta funcionalidade?

Não, esta função não pode ser desativada.Não queremos que perca comunicações importantes como cancelamentos ou confirmações de reservas.

• No entanto, pode criar filtros para organizar melhor a sua caixa de entrada.

• Além disso, pode alterar o e-mail nas definições da conta, caso prefira receber essas comunicações noutra conta.

Onde posso ver quais os documentos que foram enviados aos meus hóspedes?

1. Abra a reserva

2. Desça até à secção Documentos

3. Aí encontrará a lista de todos os documentos enviados, com data e hora.

Em alternativa, pode consultar a linha temporal da reserva.