Waarom een botsysteem gebruiken?

Geautomatiseerde supportsystemen – zoals onze Rocco – zijn ontworpen om jouw werk makkelijker te maken.

Ze geven je direct de informatie die je nodig hebt, verminderen wachttijden en zorgen ervoor dat ons Support Team zich kan richten op vragen die écht persoonlijke aandacht vereisen.

Kort gezegd combineren botsystemen snelheid, nauwkeurigheid en efficiëntie. Zo krijg jij het beste van twee werelden: snelle antwoorden én persoonlijke hulp wanneer dat nodig is.

Hoe botsystemen werken

Wanneer je een vraag typt in de chat, analyseert de bot je bericht en zoekt hij in het Helpcentrum naar de meest relevante handleiding of uitleg.

Kan de bot het probleem niet volledig oplossen? Dan verzamelt hij extra context en stuurt je bericht door naar een supportmedewerker — mét alle achtergrondinformatie die al is opgehaald. Zo hoef je bij het aanmaken van een ticket niet opnieuw alles uit te leggen.

Best practices voor het gebruik van supportbots

Wil je de beste ervaring, bij Rocco of een andere automatische assistent? Volg dan deze universele tips:

• Wees duidelijk en specifiek.

  • Vermijd: “Probleem factuur.”

  • Gebruik liever: “Hoe kan ik een factuur corrigeren met een verkeerd bedrag?”

• Stel één vraag tegelijk.

  • Bots werken het best als ze zich kunnen focussen — zo vinden ze sneller het juiste antwoord.

• Gebruik kernwoorden die beschrijven wat je zoekt.

  • Denk eraan als een Google-zoekopdracht: korte, relevante termen werken het best.

• Houd je toon vriendelijk en eenvoudig.

  • Bots herkennen vragen, geen emoties. Formuleer je bericht als een directe vraag.

• Maak je geen zorgen als de bot niet alles oplost.

  • Bots zijn perfect voor snelle oplossingen, maar niet voor alles. Complexere vragen worden direct doorgestuurd naar een mens.

• Geef context als daarom wordt gevraagd.

  • Als de bot een korte samenvatting vraagt voordat hij escaleert, helpt dat onze medewerkers om sneller en preciezer te reageren.

Wat maakt Rocco speciaal

Rocco is niet zomaar een chatbot — hij is specifiek getraind op de systemen en processen van RoomRaccoon. Hij begrijpt onderwerpen als:

• Reserveringen, facturatie en betalingen

• Channel Manager-koppelinge

• Tariefplannen en restricties

• Booking Engine instellingen

• Systeemconfiguratie en troubleshooting

Rocco’s doel? Jou tijd besparen en je ervaring 24/7 soepel laten verlopen.

Samenvatting van best practices

• Houd je vragen kort, duidelijk en specifiek.

• Beantwoord altijd Rocco’s vervolgvragen — die helpen om de oplossing te verfijnen.

• Gebruik Rocco als eerste stap voordat je een ticket indient.

• Als Rocco het niet weet, hoef je niets te herhalen — je hele chatgeschiedenis gaat automatisch mee naar ons Support Team.

Tip: Hoe meer je met Rocco en andere geautomatiseerde systemen praat, hoe slimmer en sneller ze worden.

Elke chat helpt de toekomstige antwoorden te verbeteren — voor jou én voor alle RoomRaccoon-gebruikers!