Soms wordt een kaart geweigerd door de betalingsprovider wanneer deze voor het eerst wordt ingevoerd in RoomRaccoon en dat heeft een aantal redenen. In dit artikel vind je daar meer uitleg over. 

Waarom worden kaarten geweigerd als ze voor het eerst in RoomRaccoon worden ingevoerd?

Wanneer een debit- of creditcard RoomRaccoon die is gekoppeld aan een reservering wordt ingevoerd, moet de betaalprovider (PSP) deze tokeniseren, zodat je de kaart in de toekomst kunt opladen. Als de PSP de kaart niet 'tokeniseert', wordt de kaart geweigerd.

Wat is een kaart ‘tokeniseren’? 

Tokenisatie is het proces waarbij een kaart in het systeem wordt versleuteld zodat deze veilig kan worden opgeslagen en in de toekomst in rekening kan worden gebracht. Het verbergt het werkelijke 16-cijferige kaartnummer in een ander nummer, zodat de echte kaartinformatie wordt beschermd en nooit wordt vrijgegeven bij het online opladen.

Alleen de laatste 4 cijfers van de kaart zijn zichtbaar voor wanneer je bijvoorbeeld de kaart moeten bevestigen met de gast:

Waarom kan tokenisatie van een kaart mislukken?

Er zijn verschillende redenen waarom een tokeniseringsproces kan mislukken, zoals:

• Ongeldige kaartgegevens ingediend door de gast bij het boeken via de booking engine

• Ongeldige kaartgegevens verzonden naar RoomRaccoon door de Online Travel Agencies (OTA)

• Technische storingen zoals een onstabiele verbinding of gateway downtime in het betalingsnetwerk.

Hoe kan ik zien of een kaart is geweigerd?

Wanneer een creditcard is geweigerd, verstuurt RoomRaccoon je een automatische e-mailmelding met het reserveringsnummer en het kanaal waar de geweigerde kaart vandaan komt.

Handige tip: in je email inbox kun je filters aanmaken. Deze filters sorteren je inkomende mail in verschillende mappen. Je kunt bijvoorbeeld een filter aanmaken voor de geweigerde creditcard mails of reserveringsbevestigingen om zo het overzicht te bewaren.

Wat moet ik doen als een kaart wordt geweigerd? 

Wanneer het om een directe boeking gaat, neem contact op met de gasten om hen op de hoogte te stellen van deze situatie. Ontvang de betaling bij voorkeur via een betaalverzoek link voor betaling betrouwbaarheid voor zowel gast als hotel. 

Wanneer de reservering afkomstig is uit een OTA zoals Booking.com, kun je:

1. de kaartgegevens van het OTA extranet halen en deze handmatig in het profiel van de boeker invoegen;

2. of neem contact op met het customer support team om te proberen de reservering opnieuw te importeren. Houd er rekening mee dat niet elke OTA deze functionaliteit ondersteunt.

Goed om te weten

• Meer informatie over creditcardgarantie voor niet-vooruitbetaalde reserveringen van geweigerde kaarten vind je hier.

• Lees hier verder over mislukte betalingen.