Financieel

We leggen je graag uit hoe je de financiële zaken beheert binnen RoomRaccoon in het geval van een automatische boekhoudkoppeling. 

Boekingen
Onze software maakt een aantal boekingen en je zult zelf nog een aantal boekingen moeten doen in je boekhoudpakket. 

Boeking bij een Betaling
Op het moment dat er een betaling aangemaakt wordt in RoomRaccoon wordt de volgende mutatie aangemaakt. In dit geval wordt er een Online betaling gedaan van €47,50 (de bijbehorende grootboekrekening heet Betaling OTA).





Bij de werkelijke ontvangst van het bedrag door de OTA op de bankrekening kun je de ontvangst debiteren op de bankrekening en wordt de rekening Betaling OTA tegengeboekt. 

Boeking bij een Factuur
Op het moment dat er een factuur aangemaakt wordt in RoomRaccoon wordt de volgende mutatie aangemaakt. Het betreft een reservering van € 45,50 inclusief btw en € 2,00 toeristenbelasting. Als de factuur aangemaakt wordt. De factuur ziet er dan als volgt uit. 



De mutatie die aangemaakt wordt bij de creatie van de factuur (en dus ook bij uitchecken) is als volgt. 



Als zowel de betaling als de factuur geboekt zijn zie je dat de grootboekrekening RoomRaccoon dagboek leeg is. Er is namelijk een maal het bedrag van € 47,50 gecrediteerd en eenmaal het bedrag van € 47,50 gedebiteerd. 

Debiteurenbeheer
Als je gebruik maakt van de boekhoudkoppeling of financiële rapportage raden wij aan om het debiteurenbeheer vanuit RoomRaccoon te doen. Geef per reservering aan of er betaald is en welke betaalmethode er gebruikt is. We hebben het debiteurenbeheer overzichtelijk gemaakt door het volgende kleurcodes toe te passen in de agenda in het PMS. 

Nog niet betaald                   Deelbetaling gedaan                    Bedrag volledig voldaan



Debiteurenlijst
In het PMS kun je ook een overzicht van je debiteuren zien. Ga naar het PMS > Lijst. Selecteer nog ‘niet betaald’ bij ‘Toon:’. Er wordt een lijst getoond van alle openstaande bedragen. 



Tussenrekening
Een deel van de betalingsrekeningen die RoomRaccoon gebruikt hebben het karakter van een tussenrekening en ook de grootboekrekeningen voor boekingen die niet zijn toegewezen hebben dit karakter. Er zullen na de boekingen door RoomRaccoon nog mutaties in de eigen boekhouding plaats moeten vinden om alles correct te verwerken.  Als voorbeeld nemen we een boeking via een OTA. Als er geboekt wordt via de OTA wordt in de reservering van roomraccoon gezet dat deze ‘online betaald’ is. Wij boeken dit bedrag dan op de grootboekrekening betaling OTA. Als de betaling van de OTA daadwerkelijk op je bankrekening staat moet er een mutatie gemaakt worden met als tegenrekening betaling OTA.